8(800)350-83-64

Оформление командировки за границу

Содержание

Командировка за границу: сложности оформления

16 Января, 2018

Екатерина Ермакова

Менеджер проектов компании «Интеркомп»

Оформление загранкомандировки, в принципе, отличается от оформления деловой поездки внутри страны, но есть и похожие моменты: нужно так же издать приказ, так же отмечать в табеле дни нахождения сотрудника в командировке.

А вот состав расходов для выезда за границу шире, нежели для командировок по России. Еще до выезда необходимо получить заграничный паспорт, визу, прочие документы.

Расходы по оформлению загранпаспорта или страховки, необходимых для въезда в страну командирования, возмещаются сотруднику.

Помимо этого, работникам, выезжающим за рубеж, возмещаются и обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автотранспорта, если сотрудник едет на автомобиле. 

Средства под отчет 

Начнем с темы выдачи средств под отчет в связи с тем, что в этом вопросе произошли изменения в 2017 году. Теперь для выдачи средств под отчет можно оформить распорядительный документ, а требовать с сотрудника заявление о выдаче денег уже не обязательно.

Также теперь можно выдавать под отчет средства, даже если работник еще не отчитался за ранее полученные деньги (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У). Важно, что распорядительный документ оформляется на каждую выдачу средств.

Оформить его можно, например, в виде приказа.

Если же в компании принято писать заявления на выдачу средств под отчет, то необходимо учесть, что руководитель помимо своей подписи и даты составления документа должен указать выдаваемую сумму и срок ее возврата (письмо Банка России от 6 сентября 2017 г. № 29-1-1-ОЭ/20642). 

Отмечу, что большинство компаний выдают средства в рублях, а сотрудники уже сами конвертируют их в валюту, так как это упрощает учет, нет необходимости заводить дополнительные субсчета для учета сумм в валюте. 

Передавать именную корпоративную карту от одного сотрудника другому противозаконно. Но на практике подобные случаи встречаются, рекомендую в таких ситуациях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя. 

Остановимся подробнее на ситуации, когда сотрудникам на командировочные расходы все же выдаются под отчет суммы в валюте, такой вариант допускается законодательством РФ (п. 16 Положения, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г.

№ 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Выдавая аванс в валюте, компания руководствуется ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным Приказом Минфина от 27 ноября 2006 года № 154н, в силу пункта 1 статьи 30 Закона № 402-ФЗ. Переоценка валюты проходит в общем порядке. 

Рассмотрим получение денег под отчет на примере: 30 октября 2017 года компания получила из банка валютные средства в размере 1000 долларов на командировочные расходы.

 1 ноября 2017 года валюта была выдана сотруднику по распоряжению руководителя для служебной поездки в США. Сотрудник предоставил утвержденный авансовый отчет в бухгалтерию 20 ноября 2017 года.

У работника по отчету возник перерасход средств в размере 100 долларов. Как отразить эти операции в учете? 

30 октября 2017 года: 

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 52 
В банке получены валютные средства на командировочные расходы на сумму 1000 долл. США (57 500 руб. по курсу 57,5 руб./долл. США); 

31 октября 2017 года: 

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 91.1 
Отражена курсовая разница от переоценки валютных средств на отчетную дату на сумму 500 руб. (100 долл. США × 58 руб. = 58 000 руб. — 57 500 руб. = 500 руб.); 

1 ноября 2017 года: 

Дебет 71 (субсчет «Расчеты в валюте») Кредит 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США»)
Валюта выдана сотруднику компании под отчет на командировочные расходы на сумму 1000 долл. США (58 200 руб. по курсу 58,2 руб./долл. США); 

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 91.1
Отражена курсовая разница на сумму 200 руб. (58 000 руб. (на 31.10.2017) — 58 200 руб. (на 01.11.2017) = 200 руб.); 

20 ноября 2017 года: 

Дебет 10, 20, 26, 44 и прочие счета для учета ТМЦ и расходов, принятые для учета в компании Кредит 71 (субсчет «Расчеты в валюте»)
Отражены расходы на сумму 1000 долл. США (58 200 руб., курс взят на дату выдачи валюты сотруднику); 

Дебет 10, 20, 26, 44 и прочие счета для учета ТМЦ и расходов, принятые для учета в компании Кредит 71 (субсчет «Расчеты в валюте»)
Отражены расходы на сумму 100 долл. США (5950 руб. по курсу 59,5 руб./долл. США). Перерасход отражен по курсу на дату утверждения авансового отчета, так как документа о конвертации не предоставлено. 

Отмечу, что на практике для бухгалтерии гораздо проще выдавать средства под отчет в рублях, если предполагается, что в командировке расчет будет наличными, но еще удобнее — перечислить аванс или возместить расходы на карту работника.

Суточные 

Одной из особенностей в учете при направлении сотрудников в загранкомандировки могут стать начисление и выплата суточных. Каждая компания вправе установить свой размер суточных.

Суточные, установленные в локально-нормативном акте организации («Положение о командировках»), могут быть в полном объеме приняты в расходы по налогу на прибыль, но для целей НДФЛ установлены лимиты — 700 рублей в сутки для командировок по РФ и 2500 рублей в сутки для командировок за рубеж (ст. 217 НК РФ). Если в компании суточные приняты в размерах, превышающих эти нормы, то с разницы придется удержать у сотрудника НДФЛ, а также заплатить страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ). 

Обычно размер суточных для России и для поездок за рубеж различается. Суточные платятся по стране въезда (п. 17, 18 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утв.

Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 в ред. от 29 июля 2015 г.).

Для командировок по странам, входящим в СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения о том, что отметки о пересечении границы не делаются, даты выезда и въезда в РФ определяются по проездным документам, а для командировок за границу — по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте. При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50 процентов от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках). 

Примечательно, что если в компании принято выплачивать суточные за однодневные командировки по России, то такие выплаты облагаются страховыми взносами.

Минфин, ссылаясь на пункт 11 Положения о командировках, разъясняет, что при однодневной командировке по России суточные не выплачиваются, следовательно, не применяется пункт 2 статьи 422 НК РФ, согласно которому не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, суточные, предусмотренные пунктом 3 статьи 217 НК РФ. Поэтому суточные, выплаченные при однодневной командировке по РФ, облагаются взносами. При этом если работодатель возмещает расходы, связанные со служебной командировкой, то такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами, поскольку не являются доходом работника. 

Что касается НДФЛ, то в письмах Минфина от 1 октября 2015 года № 03-04-06/56259, от 1 марта 2013 года № 03-04-07/6189 (направлено письмом ФНС России от 26 марта 2013 г.

№ ЕД-4-3/5200@) обозначена следующая позиция: «При направлении работника в однодневную командировку суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных пунктом 3 статьи 217 Кодекса». 

Сотрудник направлен в командировку в США, затем, не заезжая в Россию, он едет в Германию по тому же приказу руководителя. Суточные в компании установлены в размере 900 руб. для поездок по России, 60 долл.

для поездок в США и 50 евро для поездок в Европу, в том числе в Германию. Рассчитаем суточные, если 5 октября сотрудник вылетел в США, в Германию он вылетел 8 октября, в Россию прилетел 11 октября.

Курс доллара на момент утверждения авансового отчета составил 57 рублей, курс евро — 68 рублей. 

Итак, суточные составят: 

— с 5 по 7 октября — 10 260 руб. (3 дня × 60 USD=180 USD); 

— с 8 по 10 октября — 10 200 руб. (3 дня × 50 EUR=150 EUR);

— 11 октября — 900 руб. 

Итого: 21 360 руб. 

Как мы знаем, в части НДФЛ законодательством установлены лимиты. Рассчитаем предельный размер суточных, не облагаемый НДФЛ. 

С 5 по 10 октября — 15 000 руб. (6 дн. × 2500 руб.) 

11 октября — 700 рублей. 

Итого: 15 700 руб. 

С разницы, составляющей 5660 рублей (21 360 — 15 700), необходимо удержать НДФЛ у сотрудника, а также заплатить взносы. А вот в целях налога на прибыль всю сумму суточных можно принять к учету, если данные размеры прописаны в локально-нормативном акте компании («Положение о командировках»).

Корпоративные карты 

Сейчас все больше компаний отказываются от наличных средств и переходят на использование корпоративных карт, которые удобны в обращении и экономят время, а также облегчают учет.

Корпоративные карты используют в том числе и для командировочных расходов.

По функционалу карты ничем не отличаются от обычных, ими можно расплачиваться, в том числе за рубежом, а также пользоваться привилегиями, например, скидками или бонусами.

Порядок использования карт должен быть закреплен в локально-нормативном акте организации. В данном документе устанавливаются должности сотрудников, имеющих право использовать корпоративные карты, лимиты, порядок получения и возврата и прочие нюансы (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). 

Корпоративные карты могут быть как именными, так и обезличенными. В любом случае карту сотруднику компании следует выдавать под расписку.

Если сотрудники пользуются обезличенной корпоративной картой, то необходимо организовать учет таким образом, чтобы было всегда известно, у кого карта находится в данный момент.

Такие карты обычно выдаются сотрудникам на определенный срок и конкретные цели, затем они должны быть возвращены в компанию. Хранить их рекомендуется в сейфе. 

Передавать именную карту от одного сотрудника другому противозаконно, что следует из ряда норм Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 года № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт».

На практике встречаются такие случаи, когда руководитель компании передает именную корпоративную карту, например, своему помощнику.

Рекомендую в таких случаях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя. 

Важно помнить, что, оплачивая услуги или товары корпоративной картой, чеки и прочие оправдательные документы собирать все же нужно, так как выписка со счета карты будет подтверждать факт оплаты, но расходы компании должны быть подтверждены первичными учетными документами.

Основные различия 

В таблице мы собрали основные различия между командировками по России и за рубежом.

по России за границу
При направлении в командировку необходимо  издать приказ или распоряжение, где будут обозначены сроки, место назначения, цель командировки; отмечать в табеле учета рабочего времени дни командировки     
оформить заграничный паспорт, при необходимости – визу
Аванс сотруднику выдается в рублях может быть выдан как в рублях, так и в валюте
Размер суточных, который не облагается НДФЛ 700 рублей 2500 рублей
Подтверждающие документы документы на иностранном языке должны иметь построчный перевод, который может быть выполнен самим сотрудником
Возмещаемые расходы работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации
а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; б) обязательные консульские и аэродромные сборы; в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки; д) иные обязательные платежи и сборы
Статус сотрудника не изменяется при нахождении за границей РФ более 183 дней статус изменяется на нерезидента, НДФЛ с этого момента нужно платить в размере 30%

#FORM=order_service_inline=Оставить заявку на обработку авансовых отчетов#

Источник: https://www.intercomp.ru/press-center/articles/komandiroa-za-granitsu-slozhnosti-oformleniya/

Оформление командировки работников за границу | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Командировка работников за границу порой доставляет работодателям трудности, связанные с учетом и возмещением расходов на поездку.

Узнайте, как происходит оформление командировки за границу в 2016 году, какие расходы на заграничную командировку обязан компенсировать работодатель, а также с помощью каких документов ведется учет расходов на командировки за границу в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как происходит оформление командировки за границу;
  • какие расходы на заграничную командировку обязан компенсировать работодатель;
  • с помощью каких документов ведется учет расходов на командировки за границу.

Командировка — служебная поездка, в ходе которой сотрудник организации выполняет порученное ему работодателем задание вне места своей постоянной работы.

Начиная с 2015 года, процедура направления работников в командировки существенно упростилась: вступило в силу постановление Правительства России от 29 декабря 2014 г.

№ 1595, отменившее командировочные удостоверения, которые ранее оформлялись в обязательном порядке.

Читайте о командировках 2016 еще больше по ссылке.

Кадровикам часто приходится иметь дело с подготовкой документов, необходимых для направления работника в служебную поездку по территории Российской Федерации, а вот командировка работников за границу оформляется на порядок реже. Между тем, существуют определенные нюансы, которые приходится учитывать, если вашему сотруднику предстоит выезд за рубеж в производственных целях.

Оформление командировки за границу

На сегодняшний день основными документами, регламентирующими порядок оформления любых служебных поездок внутри страны и за ее пределами, считаются Трудовой кодекс, (в частности, глава 24, устанавливающая ряд гарантий для командированных работников), и Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства России от 13 октября 2008 г. № 749.

Согласно п.3 Положения о командировках, решение о направлении сотрудника в командировку принимает работодатель, он же определяет срок поездки.

Конкретных указаний на вид документа, которым оформляется такое решение, нормативные акты не содержат, на практике же чаще всего издается приказ.

Для этого, как правило, используется унифицированная форма № Т-9, если в служебную поездку направляется один работник, или № Т-9а (если работников несколько). В случае необходимости каждый работодатель вправе разработать собственный бланк такого приказа.

На данном этапе оформление командировки за границу обычно не сопровождается никакими сложностями, да и перечень документов, которые должна подготовить кадровая служба, стандартен и включает в себя приказ и служебное задание (необязательно). Необходимости в оформлении командировочного удостоверения нет, подтвердить сроки поездки помогут билеты и отметки в паспорте работника о пересечении границы.

О том, как происходит оформление командировок с 2015 года, читайте в журнале «Кадровое дело»

Расходы на заграничную командировку

Согласно ст.

168 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику в полном объеме расходы на заграничную командировку в 2016 году, в том числе суммы, потраченные на проезд и аренду жилого помещения, а также дополнительные расходы, связанные с необходимостью проживания вне постоянного места жительства (так называемые суточные). Суточные выдаются в форме наличного или безналичного денежного аванса перед поездкой, причем траты возмещаются в следующем порядке:

  • суточные в валюте страны, в которую направляется работник, выплачиваются только за дни, проведенные за границей;
  • суточные за дни, в которые работник пребывал на территории РФ (включая дату пересечения государственной границы при возвращении), выплачиваются в рублях;
  • помимо основных расходов, работнику, отбывающему в зарубежную командировку, возмещаются расхода на оформление визы, загранпаспорта и других необходимых документов, а также сборы — консульские, транспортные и т. д.;
  • также работодатель компенсирует расходы на оформление работником обязательной медицинской страховки.

При этом законодательство никак не ограничивает размер дополнительных расходов, возмещаемых работодателем: правда, следует учесть, что при поездках за границу не облагаются НДФЛ лишь суточные, сумма которых не превышает 2500 рублей в день.

Отметим, что в соответствии со ст.

168 Трудового кодекса при направлении работника в служебную командировку работодатель должен компенсировать его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты на территории иностранного государства.

Организация, в свою очередь, при исчислении налога на прибыль определяет расходы на командировку исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты.

Курс обмена определяется по справке о покупке командированным сотрудником иностранной валюты.

Если же командированный сотрудник не может представить справку из банка и подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту, сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе по официальному курсу, установленному ЦБ России на дату выдачи (письмо Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059).

Как оформляется командировка госслужащих: рассмотрим особенности процедуры

Учет расходов на командировки за границу

По возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить работодателю авансовый отчет и прочие документы, подтверждающие производственный характер поездки и связанные с ней расходы, а также копию загранпаспорта с отметками о пересечении границы. На основании предоставленной документации ведется учет расходов на командировки за границу в 2016 году. К отчетам прикрепляются проездные билеты, гостиничные чеки и т. д.

Документы на иностранном языке построчно переводятся на русский язык (бланк перевода прикладывается, в оригиналах документов ничего исправлять и дописывать не следует).

Можно возложить обязанности по переводу иностранных документов на сотрудника организации, обладающего необходимой компетенцией, либо привлечь профессионального переводчика.

Если подотчетная сумма была во время командировки израсходована работником не полностью, остаток денег (как в рублях, так и в иностранной валюте) возвращается в бухгалтерию организации.

Оформляем сверхурочную работу в командировке: практические советы кадровику

Источник: https://www.kdelo.ru/art/382050-qqq-16-m2-komandiroa-rabotnikov-za-granitsu

Суточные при командировках в 2018 году: размеры выплат, изменения — статья

За дни нахождения в командировке работнику выплачивается средний заработок и суточные за каждый календарный день командировки.

В этой статье Юлия Бусыгина, ведущая вебинара про оформление командировок в 2018 году, комментирует выплату суточных по командировкам и ситуацию по отмене суточных в 2018 году.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Суточные в 2018 году

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства. В 2018 году суточные при командировках сотрудникам сохранены. 

Ситуацию комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету Контур.Школы:

«Согласно абз.3 ч.1 ст.168 ТК РФ, в случае направления работника в командировку работодатель обязан возмещать ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные.

Соответственно, с 1 января 2018 года работодатели, также как и ранее, обязаны выплачивать суточные.

Обращаю внимание, что размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировках. Предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст.

217 НК РФ). В частности, суточные по России — это 700 рублей, за границу — 2500 руб. То есть, если организация установит суточные по России в размере 1000 рублей, то с 300 рублей (1000 — 700) работодателю следует удержать НДФЛ».

Рекомендуем вебинар про оформление командировок: документальное оформление и оплата командировки; средний заработок при командировке; командировка в выходной, однодневная командировка; суточные при командировках.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные возмещаются работнику за каждый день, пока он находится в командировке.

Выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути, также оплачиваются (п. 11 Положения о командировках).

Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье оплачиваются. 

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются (но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам). Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день,
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс под отчет 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные 1 день по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных в 2018 году по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например, в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2500 рублей — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят размер суточных 700 и 2500 рублей, чтобы заодно не удерживать с этих сумм НДФЛ.

 Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2500 рублей и ни рублем больше или меньше.

Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4000 рублей за каждый день командировки по России, но тогда с 3300 рублей придется удержать НДФЛ (4000 руб. – 700 руб. = 3300 руб.)

По общему правилу размеры суточных, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

  • 700 рублей — за каждый день командировки на территории России;
  • 2 500 рублей — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2500 руб.). Так сколько платить суточных? — решайте для своей организации самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

В этом видеосовете эксперт Юлия Бусыгина комментирует, как определить количество дней, за которые надо выплатить суточные.

Например, если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке.

Такую записку работник должен представить, как вернется из командировки, вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях определяйте количество дней, за которые надо выплатить суточные, по проездным документам:

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите те, которые установлены во внутренних документах компании.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Однодневная командировка: суточные-2018

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку, как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например, на проезд, а также другие согласованные суммы.

А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются.

Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных. Ситуацию по оплате суточных в однодневных командировках по России и за ее территорию комментирует Юлия Бусыгина:

Вывод: суточные по однодневным командировкам в 2018 году:

  • за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах вашей компании; 
  • по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной.

Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ.

Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

  1. Мнение Минфина РФ: компенсация документально подтвержденных расходов, связанных с однодневной командировкой (например, расходовна питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2500 руб. при однодневной командировке за границу (письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
  2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Белоруссию и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы.

Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п.

 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ»

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749). 

Важно: в составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным по России, ни по суточным за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающие документы по суточным не существуют. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию. 

Источник: https://school.kontur.ru/publications/232

Командировки за границу: суточные, нюансы оформления :

При поездке по работе за границу суточные важно получить сразу и в полном объеме. Но не все знают, как их рассчитывать, ведь денежный курс постоянно меняется. При резких его колебаниях персонал может оказаться в минусе по возвращении.

Размер компенсации

В 2018 году величина выплат на питание составила 2,5 тыс. руб., если человек едет за границу. Суточные для командировок по территории России составляют 700 рублей. Однако закон позволяет компаниям платить больше.

Работнику можно назначить и больше выплату при поездке за границу. Теперь это разрешается статьей 165 Трудового кодекса России.

В период выполнения служебных обязанностей персонал обеспечивается оплатой по среднему за каждый день, и по возвращении многие компании пересчитывают суточные в большую сторону, согласно текущему денежному курсу страны пребывания.

Чаще на руки выдают перед поездкой за границу суточные размером 2,5 тыс. рублей. Перерасчет выполняют уже после заполнения работником отчета о командировке.

Позже компенсируются затраты сверх выданных средств, согласно действующим положениям о командировках. Возвращают деньги только по чекам, билетам или квитанциям.

Действующие в 2018 году положения

Суточные за границу определяются статьей 168 Трудового кодекса России, часть 1.

В абзаце 3 прописано, что работодатель обязан выплачивать довольствие на питание персоналу, выполняющему служебные обязанности вне района проживания.

Официально установлен верхний лимит не облагаемой налогом суммы:

  • 700 руб. для поездок по территории России;
  • 2,5 тыс. руб., если выплачиваются суточные за границу;

Верхний предел денежной компенсации на питание не ограничен законодательными актами, но с ростом суммы добавляются НДФЛ и страховые взносы.

Поэтому работодатели не спешат устанавливать психологически непреодолимые уровни компенсаций.

Часто работнику проводят доплаты по дополнительным статьям, в случаях, когда нет возможности оплатить питание законными методами.

Расчет довольствия

Суточные расходы за границу должны облагаться налогом, если их размер превысит 2,5 тыс. рублей. При поездках по территории России высчитывается НДФЛ, если сумма превысит 700 руб. Информация о минимальной необлагаемой сумме прописана в пункте 3, абзаце 12 статьи 217 Налогового кодекса.

Итак, работнику положены командировочные за границу. Суточные без налога не покрывают расходы на питание, и тогда компания вправе назначить компенсацию гораздо больше 2,5 тысяч рублей. Но придется удерживать налог с суммы, установленной сверх нормы.

На 10 апреля 2018 года курс $ по отношению к рублю составил 58,67. Эта дата будет являться днем отчетности. Если при поездке за границу были назначены командировочные, равные, к примеру, 60$, то это равно 3520.2 руб.

Соответственно, из 3520.2 только 2500 руб. не облагается налогом, из оставшейся суммы, 1020.2, высчитывают НДФЛ.

Колебания денежного курса в период командировки не учитываются.

Однако по приезде персонал не должен остаться в должниках из-за резкого удорожания валюты той страны, в которую он направился.

Нюансы выплат

По-разному рассчитываются однодневные командировочные расходы, суточные за границей в выходной день.

Часто заработок в поездке намного меньше оплаты в обычный день работы.

Это связано с тем, что в командировке день закрывается по среднему доходу, который у новых сотрудников довольно низкий.

В выходные и праздники в командировке оплачиваются только суточные при условии, что работник отдыхает. Также ему компенсируются затраты на проживание в эти дни. Средний заработок закрывается и за дни, проведенные в дороге.

При выполнении служебных обязанностей в праздники и выходные оплата уже начисляется в двойном размере с сохранением суточных. Время исчисления суток начинается с 0 часов.

Даже если работник выехал из дома в 23:59, ему положено начислять суточные.

Аналогично, если он возвращается домой в 0:01 и это доказано документально (чеками, билетом), то ему прибавляется еще один рабочий день.

Существует такое понятие, как вынужденная остановка в пути при опоздании поезда, самолета или отмене рейса. Этот период также закрывается по среднему доходу, и затраты на проживание компенсируются в полном объеме.

Период нахождения в России оплачивается из расчета 700 руб. в сутки. Если этот день пересекается с периодом за границей, то сравнивают количество часов, проведенных на своей территории и за границей.

Размер суточных соответствует большему числу.

Компенсация за однодневную поездку

Суточные при командировках за границу на один день по законодательству РФ не оплачиваются. Но существует понятие длина рабочего дня. Если получается превышение 8-часового дня, а работник еще в дороге, то эти часы должны компенсироваться согласно Трудовому кодексу.

Компания может во внутренних документах прописать компенсации для однодневных командировок, это законом не воспрещается.

Часто используют: оплату за напряженный график работы, премиальные за выполнение плана.

Также, согласно статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации, компании могут значительно завысить сумму компенсации. Важно не забыть высчитать налог с превышающей установленную законом суммы.

Отчет о поездке

Для получения полной компенсации рекомендуется сохранять работнику и принимать бухгалтеру все чеки согласно положениям. Если по какой-то причине утрачен билет, то можно его будет восстановить позже. Однако придется удержать сумму из его командировочных.

День отъезда подтверждается билетом или чеком за транспорт.

При использовании своего авто либо служебного можно подтверждать командировочным удостоверением, хотя оно было отменено.

Также используется путевой лист, чеки за топливо и другие документы, используемые в пути. Можно, чтобы сотрудник для отчета написал служебное письмо.

Последовательность оформления

Командировку начинают оформлять с выдачи сотруднику служебного задания. Он должен написать заявку на поездку. После выпускается приказ, с которым его должны ознакомить под подпись.

Только после этого выдаются командировочные за границу. Суточные и размер руководители подбирают индивидуально в каждом случае, в зависимости от того, куда осуществляется поездка. Не забывают сделать отметки в рабочем табеле. С первой даты командировки оплату начинают считать по среднему.

При однодневной командировке сотруднику можно выдавать суммы на питание, не облагаемые налогом. Но размер компенсации не должен превышать 700 руб. по России.

В противном случае придется высчитывать налог. Нормы суточных за границей соответственно выше 2,5 тыс. руб.

Причем отчитываться за потраченные средства придется по другим статьям — затраты, связанные с выполнением служебных обязанностей.

Все траты в однодневной командировке должны осуществляться с ведома работодателя. Если сотрудник потратит деньги без согласования с начальством, придется оплатить из своего дохода. Но данные траты не относятся к доходам работника и не должны облагаться налогом.

Служебная поездка в дружественные страны

Иные правила действуют при командировочных за границу в страны СНГ. Подтвердить свое пребывание за границей непросто. Ведь отметок в паспорте не ставится при пересечении границы. К таким странам относятся: Белоруссия, Казахстан.

Как же рассчитывать суточные? Сотрудник может не доехать до пункта назначения. По положению № 749, работник подтверждает свое присутствие за границей по проездным билетам. Пункт 19 этого положения определяет и сроки отчетности за прошедшую командировку.

Согласно п. 19, отчитаться необходимо в течение трех рабочих дней. В противном случае документы бухгалтерия может и не принять.

Составляется авансовый отчет и прикладываются все чеки. Если, согласно положениям, денежные средства оказались в избытке, то заполняется строка «остаток».

При излишних тратах указывается пункт «перерасход».

Траты на питание

Суточные являются компенсацией за питание во время командировки. Вне зависимости от того, что приобретается сотрудником на эти деньги, отчитываться по ним не нужно. Документального подтверждения по этим средствам не требуется, даже если деньги после поездки остались.

Суточные выдаются командированному согласно положению организации.

Единственным критерием подсчета денежных средств после поездки является количество дней, проведенных при исполнении служебных обязанностей.

Если выданная компенсация из расчета длительности поездки оказалась больше, работник возвращает излишек.

Причем у некоторых должностей присутствует возможность дополнительно компенсировать питание по статье «представительских расходов». В отчет прикладываются чеки из ресторанов или других точек питания. Однако не всем сотрудникам можно проводить эти траты официально.

Когда рекомендуется завышать компенсации на питание?

Существуют регионы, в которых суточные должны быть намного выше обычного. К таким относятся регионы Крайнего Севера, страны с неспокойной обстановкой или с неблагоприятными погодными условиями.

К таким относятся:

  • Некоторые регионы Сибири.
  • Предприятия с повышенной вредностью: нефтяные месторождения, карьеры для добычи ископаемых, шахты, морские объекты.
  • Страны с недружественной обстановкой: Сирия, Сомалийское государство, Ирак, Палестина, Афганистан и другие. В последнее время к таким относят некоторые территории Украины.

Суточные можно завышать сколь угодно. Но, когда они являются очень большими, с них взимаются страховые взносы. Это уже ограничивает желание работодателя “бросаться” денежными средствами в неограниченном количестве.

Обязанности работодателя

После выпуска внутреннего приказа для сотрудника и выдачи суточных установленной суммы, компания не имеет законного права для перерасчета величины компенсации на питание.

По приезде работник отчитывается по установленным руководством в документе цифрам.

Однако на практике работодатели выдают меньшую величину денежных средств, а по возвращении сотрудника пересчитывают по курсу валюты в большую сторону.

Оплате компанией подлежат комиссионные сборы. Также компенсируется оформление визы, необходимые проверки для въезда в страну, снятие биометрических данных. Также по независящим от работника причинам компенсируются затраты на пребывание за границей при задержании местными властями.

Также при отсутствии страховки, сотрудник имеет право получить от работодателя медицинские расходы, связанные с непредвиденным лечением или травмой. Компанией компенсируется оплата восстановления документов при отсутствии в том вины работника.

Источник: https://BusinessMan.ru/komandiroi-za-granitsu-sutochnyie-nyuansyi-oformleniya.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.