Какие документы должны выдать работнику при увольнении?

Содержание
  1. Документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель в 2018 году
  2. Правила заполнения трудовой книжки при увольнении
  3. Справки, предоставляемые сотруднику в момент увольнения в текущем году
  4. Правила предоставления основных документов при увольнении
  5. Штрафные санкции, налагаемые на работодателя в случае нарушения правил выдачи документов во время увольнения работника
  6. Какие документы должен отдать на руки работодатель работнику при увольнении
  7. Какие документы выдают при увольнении
  8. Справки при увольнении
  9. Полный список документов при увольнении в 2018 году
  10. Порядок увольнения
  11. Какие документы выдавать работникам
  12. 1. Заявления работника и приказ на увольнение
  13. Документ № 3. Справка о среднем заработке для расчета пособий
  14. Какие документы при увольнении должен выдать работодатель в 2018 году
  15. Краткий перечень бумаг
  16. Расчетный листок
  17. Трудовая
  18. Медицинская книжка
  19. Справка по форме 2-НДФЛ
  20. «Зарплатные» справки
  21. СЗВ-М и СЗВ-Стаж
  22. Расчет взносов на соцстрах
  23. Иная документация
  24. Дополнительные документы для пенсионеров
  25. Штрафные санкции
  26. Какие документы должен выдать работодатель при увольнении сотрудника?
  27. Основные документы, положенные при увольнении
  28. Трудовая книжка
  29. Справка о страховых платежах в Пенсионный фонд, образец
  30. Справка о доходах за 2 года
  31. Форма 2-НДФЛ
  32. Справка о заработке за 3 месяца
  33. На какие дополнительные документы имеет право увольняющийся
  34. Процедура выдачи документов

Документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель в 2018 году

Какие документы должны выдать работнику при увольнении?

Увольнение сотрудника с постоянного места работы требует определенной работы с документами.

Работодатель обязан обеспечить работника серией документов, выдачу которых предписывает трудовое законодательство.

Правила выдачи документов при увольнении от работодателя 2018 регламентируются статьей 84.1 Трудового кодекса.

При расторжении трудового договора работодатель, помимо трудовой книжки, обязан выдать работнику согласно ст.140 ТК РФ полный пакет документов.

Если есть необходимость, при увольнении на руки может быть выданы заверенные их копии. Это облегчит дальнейшее трудоустройство.

Список документов включает в себя:

  1. Справку о зарплате за два истекших года.
  2. Трудовую книжку.
  3. Медицинскую книжку (выдается при ее наличии).
  4. Справку СЗВ-СТАЖ (допускается предоставление копии).
  5. Справку СЗВ-М (допускается предоставление копии).
  6. Справку по страховым взносам (допускается предоставление копии).
  7. ДСВ-3 (данные из страховой компании; предоставляются в том случае, если работник делал отчисления на накопительную часть будущей пенсии).

Кроме того, увольняющийся работник может подать заявление на предоставление следующих справок, которые понадобятся ему в поисках дальнейшей работы.

К ним относятся:

Правила заполнения трудовой книжки при увольнении

Для каждого работающего человека трудовая книжка является основным документом. Она не только фиксирует количество отработанных лет, но и все внутрикорпоративные назначения. Данный документ содержит также записи о поощрениях или порицаниях.

Он же является основным документом при увольнении от работодателя. Информация о причинах разрыва трудовых соглашений вносится в соответствии с формулировками Трудового кодекса. При этом в отделе кадров обязаны сделать ссылку на нужную статью или часть статьи.

Кроме того, увольняющийся сотрудник должен проследить за тем, чтобы в трудовой книжке были грамотно заполнены все столбцы:

  1. Номер текущей записи (порядковый). Определяется числом предшествующих записей.
  2. Дата увольнения с настоящего места работы. Отдел кадров должен записать не только год увольнения, но также число и месяц.
  3. Основание для увольнения, согласно Трудовому кодексу. В отделе кадров должно быть внесено разъяснение, на основании чего сотрудник увольняется. При этом предписывается приведение ссылки на соответствующую статью Трудового кодекса (сокращения не допускаются).
  4. Реквизиты приказа. В отделе кадров обязаны указать номер и дату приказа по предприятию об увольнении данного сотрудника.

Вышеперечисленные записи должны быть удостоверены подписью работодателя либо же его заместителя. Допускается удостоверение записи об увольнении начальником отдела кадров. Ниже проставляется подпись увольняемого сотрудника.

Как правило, трудовая книжка выдается на руки непосредственно в день увольнения. Этот факт удостоверяется в журнале отдела кадров, где фиксируется перемещение по предприятию трудовых книжек.

Иногда вслед за увольнением следует плановый отпуск. Это обязывает представителя отдела кадров выдать трудовую книжку не в день увольнения, а в последний день работы. Факт предоставления планового отпуска не влияет на дату выдачи книжки.

Справки, предоставляемые сотруднику в момент увольнения в текущем году

Основной справкой, выдаваемой при увольнении, является справка о заработке за два истекших календарных года. Форма данной справки оговаривается в министерском приказе №182 от 30 апреля 2013 года. Данный документ включает в себя 4 раздела.

В них должны отражаться сведения, касающиеся:

  1. Самого сотрудника.
  2. Организации, ИП или учреждения.
  3. Выплат (в том числе страховых отчислений; важно каждую выплату сопровождать указанием даты; сведения о дате выплат фиксируются в отдельной строке — по годам).
  4. Общего числа дней, пропущенных по болезни или ввиду полученной травмы, при сохранении заработной платы (страховые отчисления не учитываются в данном пункте; информация вносится за каждый год и фиксируется в отдельных строках).

Все вышеперечисленные сведения заполняются на основе данных бухгалтерского учета. Учитывается также периодическая отчетность, предоставляемая в различные фонды.

При заполнении сведений о сумме заработка и прочих выплат от предприятия указывается доход, на которого в свое время начислялись страховые взносы в Пенсионный фонд и в ФСС.

При этом сотрудники бухгалтерии должны ориентироваться на ограничения, согласно которым начисляются страховые взносы. Имеется в виду ежегодный лимит для начислений.

Например, в Пенсионный фонд отчисляются взносы:

  • согласно лимиту: 22% по тарифу;
  • помимо лимита: 10% по тарифу.

Все вышеперечисленные сведения относятся к исключаемым периодам. К ним также относятся сведения, касающиеся числа дней нетрудоспособности.

В этом случае действует правило, актуальное для исключаемых периодов, каждый из которых:

  • должен заноситься отдельной строкой;
  • имеет временные рамки (то есть, сопровождается датой начала и датой конца).

Важно, что общее количество дней нетрудоспособности вносится как цифрами, так и прописными буквами.

При этом исключаемый период по нетрудоспособности должен соответствовать общепринятым формулировкам:

Форма заполняется вручную. Разрешается использование синей или черной шариковой ручки. Более современным является вариант со скачанным бланком 182н. Он сдается в электронном формате.

Справка №182н должна удостоверяться подписью руководителя и главным бухгалтером. При этом подписи ответственных лиц должны четко просматриваться за круглой печатью компании или учреждения.

Правила предоставления основных документов при увольнении

Для получения 2-НДФЛ подается специальное заявление. Если по какой-то причине данная справка утрачена, работник имеет право подать повторное заявление.

Выдача справки 2-НДФЛ выдается неограниченное количество раз. Она выписывается по мере необходимости. Отказ руководителя в выдаче справки чреват административными мерами, в том числе — наложением штрафа.

Кроме того, увольняющийся сотрудник имеет право попросить предоставить ему копию важных документов.

В частности, по требованию предоставляется:

  • приказ о приеме на работу;
  • приказ об увольнении;
  • справка о заработной плате;
  • приказ о переводе на другую должность.

Все вышеперечисленные документы по требованию предоставляются в форме ксерокопий, каждое из которых заверяется подписью ответственного лица.

Эти же правила актуальны для выдачи заверенных копий СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Заполнение форм возможно как чернилами, так и шариковой ручкой. Исключается заполнение формы красным и зеленым цветами.

Для заполнения данных справок существуют определенные правила:

  • СЗВ-СТАЖ оформляется, согласно постановлению Пенсионного фонда №3п от 2017 года;
  • СЗВ-М заполняется по форме, которая утверждена постановлением Пенсионного фонда №83п от 2016 года.

Расчет по страховым взносам при увольнении заполняется по скачанному образцу. В форме обязательно указываются персональные данные увольняемого сотрудника.

К ним относятся:

  • фамилия, имя, отчество и дата рождения;
  • гражданство (если имеется 2 гражданства, то это должно быть отражено в документе);
  • ИНН и СНИЛС;
  • серия паспорта;
  • номер паспорта;
  • пол;
  • признак, на основании которого лицо считается застрахованным.

Форма заполняется вручную (но допускается также заполнение в электронном формате). Если документ заполняется вручную, то при внесении данных запрещается выходить за края клеток или соприкасаться с их границами.

Наконец, увольняемому сотруднику выдается на руки ДСВ-3. Форма заполнения оговаривается в постановлении Пенсионного фонда №482п от 2016 года.

Штрафные санкции, налагаемые на работодателя в случае нарушения правил выдачи документов во время увольнения работника

Четкое соблюдение буквы закона при выдаче обязательных документов при увольнении от работодателя в 2018 структурирует и систематизирует сложный процесс учета данных на каждого сотрудника. Процедура увольнения осуществляется «по шаблону» благодаря стандартизации требований.

Обязательства работодателя регламентируются службой Трудовой инспекции. В случае нарушения предписанных нормативов инспектора надзорных органов имеют право наложить штраф как на самого руководителя, так и на организацию в целом.

Согласно статье №5.27 КоАП РФ в части 1-й, налагаемые штрафы составляют:

  • для индивидуального предпринимателя: от 1000 до 5000руб;
  • для должностного лица (руководителя предприятия или для руководителя отдела кадров): от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для организации или учреждения от 30 000 до 50 000 руб.

Более высокие штрафы налагаются при установленном факте повторного нарушения в этой области.

В этом случае размеры штрафов доходят до:

  • для индивидуального предпринимателя: от 10 000 до 20 000 руб.;
  • для должностного лица (руководителя предприятия или руководителя отдела кадров): от 10 000 до 20 000 руб.; в отдельных случаях предписывается профессиональная дисквалификация до 3-х лет, согласно статье №5.27 КоАП РФ;
  • для организации или учреждения: от 50 000 до 70 000 руб.

Строгость в вопросах выдачи документов при увольнении от работодателя объясняется тем, что от скрупулезности выполнения правительственных нормативов зависит четкость последующих начислений пенсий и страховых выплат. Несоблюдение буквы закона в этом отношении чревато длительными разбирательствами, когда сотрудник выходит на пенсию.

При начислении любых компенсаций и субсидий от государства учитываются и рассматриваются все имеющие место факторы стажа и периоды исключения из него, а также суммированные данные по страховым взносам в разные периоды.

(29 голос., 4,60 из 5)

Источник: http://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dokumenty-pri-uvolnenii-ot-rabotodatelya-2018.html

Какие документы должен отдать на руки работодатель работнику при увольнении

Помимо понимания того какие документы должен отдать на руки работодатель при увольнении важно также  уложить данный процесс  в рамки следующего алгоритма:

  • Формирование и подготовка приказа об увольнении;
  • Выдача документов (в том числе и трудовой книжки) непосредственно в день разрыва трудового договора;
  • Осуществление выплат положенных денежных средств.

Подобный порядок действий можно по праву считать идеальным, и придерживаться его стоит, несмотря на то, какую должность занимал сотрудник, и какое основание для увольнения имеет место быть.  Однако даже эта четкая последовательность действий в некоторых ситуациях может быть нарушена.

В некоторых случаях процесс осложняется теми или иными обстоятельствами, которые требуют корректного ответа на вопрос: Какие документы выдаются работнику при увольнении?

Так, например, в тупик может поставить ситуация, когда работник, для которого ваша организация – первое место работы, увольняется до того, как им получены документы из Пенсионного фонда.

И нужно ли передавать на руки документы об образовании и медицинские книжки, если они были получены за счет организации? Подобных тонкостей огромное количество…

Какие документы выдают при увольнении

 Страховое пенсионное свидетельство

В процессе устройства на работу сотрудник предоставляет компании-работодателю перечень документов, среди которых в обязательном порядке должно быть свидетельство об обязательном пенсионном страховании (согласно требованиям статьи 65 ТК РФ). Если же работник впервые заключает трудовой договор, то комплекс мер по оформлению данного свидетельства ложиться на плечи работодателя.  После того, как свидетельство оформлено и выдано Пенсионным Фондом, оно хранится у сотрудника. Страховое свидетельство содержит в себе персональную информацию о сотруднике: индивидуальный страховой пенсионный счет, дату регистрации сотрудника и его анкетные данные.

В процессе оформления страхового свидетельства вновь прибывшего сотрудника специалист отдела кадров обязан предоставить заполненную работником анкету в отделение Пенсионного Фонда не позднее, чем в течение двух недель. Оформление же страхового свидетельства в самом фонде, открытие лицевого счета занимает около трех недель.

Затем, в течение не более чем одной рабочей недели с момента получения документа,  сотрудник отдела кадров обязан выдать его на руки работнику.

Следовательно, период получения новым сотрудником страхового свидетельства укладывается в рамки четырех-шести недель с момента его трудоустройства в компанию.

Если сотрудник увольняется в данный период, не стоит забывать, что его страховое свидетельство получить в Пенсионном Фонде все же придется.

В подобной ситуации необходимо будет связаться с сотрудником и уведомить его о возможности получить на руки готовый уже документ. Наиболее оптимальным способом известить его является письмо, отправленное по оставленному адресу с уведомлением о возможности получения пенсионного свидетельства.

Медицинская книжка

Вопрос «Какие документы должны выдать при увольнении работодатели?»зачастую становится камнем преткновения во многих организациях, связанных непосредственно с бытовым, коммунальным обслуживанием граждан, со сферой общественного питания или педагогической деятельностью.  Дело в том, что подобные организации обязаны соблюдать четко установленные санитарно-эпидемиологические нормы.

Одним из главных требований при трудоустройстве в данные организации является наличие медицинской книжки, непосредственно в которую вносятся данные о регулярных обследованиях и осмотрах сотрудника. Соответственно, оформление её стоит денег. Оплата этих расходов, в соответствии со статьями 213 и 266 ТК РФ, ложиться на работодателя.

Что же следует знать о медицинской книжке? В первую очередь важно отметить, что этот документ хранится у работодателя, но может быть выдан на руки сотрудника по его требованию. После прекращения трудовых взаимоотношений между работодателем и сотрудником медицинская книжка остается у работника и переходит с ним на следующее место работы.

p style=”text-align: left;”>Посему, вне зависимости от затрат, понесенных организацией на оформление медкнижки, выдача ее на руки  уволившемуся сотруднику – необходима.

Но, в том случае, если работодатель задерживает выдачу данного документа, он ничем не рискует. Претензии от бывших сотрудников о том, что без данного документа не возможно их дальнейшее трудоустройство, совершенно безосновательны.

Справки при увольнении

При увольнении сотрудник вправе потребовать получение документов, непосредственно связанных с работой. Для того, чтобы получить требуемые документы ему необходимо оформить письменное заявление о выдаче справок.

Работодатель обязан предоставить сотруднику заверенные должным образом копии документов на безвозмездной основе.

Перечень включает в себя:

  1. Справки о подоходных, страховых и пенсионных отчислениях;
  2. Справка о сроке, проработанном в данной компании;
  3. Копия трудового договора;
  4. Копия приказа о поощрениях и переводах;
  5. Копия приказов об увольнении;
  6. Копия приказа о приему на работу;
  7. Справки о размерах и т.п. заработной платы.

При увольнении справки выдаются единоразово и получить их можно в период одного календарного года с момента увольнения.

Копии всех выданных работнику справок сохраняются в рамках его личного дела, а выдача фиксируется в специализированном журнале.

Выдаются же данные документы либо на руки сотруднику, либо почтой – посредством заказного письма.

Справка о доходах

Отдельного внимания заслуживает справка о доходах, которая выдается работнику за период последних 24 месяцев, проработанных на данном предприятии, предшествующих году увольнения.

Также вкупе со справкой о доходах сотруднику предоставляется справка формы  2-НДФЛ, в которой зафиксированы налоговые, страховые и пенсионные отчисления.

  Естественно, обе эти справки должны быть заполнены без помарок и исправлений.

Справка о среднем заработке

Одним из тех документов, которые работодатель обязан выдать сотруднику в случае увольнения, является справка о среднем заработке. Выдается этот документ, как правило, непосредственно в день прекращения трудовой деятельности в организации.

В случае, если сотруднику начислялось пособие в связи с нетрудоспособностью, носящей временный характер (в частности в связи с беременностью и родами), при расчете учитывается средний доход за период 24 месяцев, предшествующих данному отпуску.

Чаще всего в процессе приема на работу сотрудники отдела кадров выдвигают необходимый список документов для приема на работу.

Хотя предоставление справки о среднем заработке не регламентировано ТК РФ, оно может быть вполне оправдано и логично.

В соответствии со статьей 65 ТК РФ при приеме на работу обязательный список состоит из следующих документов:

  • Трудовая книжка ( необходима при трудоустройстве сотрудников всех мастей и рангов, за исключением совместителей и тех, кто впервые заключает трудовой договор);
  • Удостоверяющий личность документ – чаще всего паспорт;
  • Для мужчин призывного возраста и военнообязанных – военный билет;
  • Свидетельство об обязательном пенсионном страховании;
  • Справки об отсутствии судимостей, в случае приема на работу, несовместимую с какими бы то ни было нарушениями закона;
  • Документы об образовании: средне-специальном или высшем, а также дополнительном (повышении квалификации, наличии специальных знаний);

Таким образом, отсутствие у соискателя справки о среднем доходе с предыдущего места работы не является основанием, для отказа в вакансии.

ipinform.ru

Источник: http://hr-portal.ru/article/kakie-dokumenty-dolzhen-otdat-na-ruki-rabotodatel-rabotniku-pri-uvolnenii

Полный список документов при увольнении в 2018 году

При увольнении работника кадровик и бухгалтер должны подготовить более 10 документов. Порядок увольнения и полный список документов при увольнении в 2018 году мы привели в статье.

Порядок увольнения

1. Получите от работника или самостоятельно (либо совместно с работником) оформите документ, которым будет обоснована причина увольнения.

2. Издайте приказ об увольнении по форме № Т-8 и подпишите его у руководителя.

3. На основании вышеперечисленных документов сделайте запись в личной карточке сотрудника.

4.  Предоставьте работнику приказ и личную карточку. Работник должен ознакомиться с полученными документами и заверить факт ознакомления своей подписью.

5. Оформите запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника, указав при этом причину увольнения и сделав ссылку на соответствующую статью ТК РФ.

6.  Заверьте запись в трудовой книжке подписью руководителя или работника, занимающегося кадрами. После этого запись визирует увольняемый работник.

7. В последний день работы сотрудника произведите с ним расчет, а также выдайте ему:

Об обязанности работодателя выдать все перечисленное в последний день работы сотрудника говорится в части 5статьи 80 ТК РФ.

8.  Если сотрудник является плательщиком алиментов, сообщите о его увольнении в течение трех рабочих дней судебному приставу-исполнителю, а также лицу, получающему алименты.

Сообщение нужно составить в произвольной форме, указав в нем, помимо факта самого увольнения, новое место работы или место жительства бывшего сотрудника.

Конечно, новое место работы следует указывать только в случае, когда оно вам известно. Данный порядок следует из пункта 1 статьи 111 Семейного кодекса РФ и статей 190 и 191 Гражданского кодекса РФ.

Обратите внимание, что за несообщение сведений об увольнении без уважительной причины должностных лиц организации могут привлечь к ответственности (п. 3 ст. 111 Семейного кодекса РФ).

Готовить кадровые документы онлайн вы можете в нашей программе Упрощенка 24/7.

Она позволяет вести налоговый, бухгалтерский и кадровый учет и  готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней.

 Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Попробовать онлайн

Какие документы выдавать работникам

1. Заявления работника и приказ на увольнение

Увольнение сотрудника по собственному желанию — наиболее часто встречающийся способ прекращения трудовых отношений.

Работнику нужно написать заявление на имя руководителя не позднее чем за две недели до даты предполагаемого увольнения (ст. 80 ТК РФ). Однако если увольняется руководитель, срок составляет месяц.

А вот сотруднику, находящемуся на испытательном сроке, подать заявление о своем увольнении можно за три дня (ст. 71 ТК РФ).

Также за три дня оформить заявление могут лица, с которыми трудовой договор заключен на срок менее двух месяцев (ст. 292 ТК РФ), а также те, кто занят на сезонных работах (ст. 296 ТК РФ).

Заявление работник может подать лично либо направить его заказным письмом или иным способом, позволяющим определить факт и дату получения заявления организацией.

Отметим, что в течение двух недель (месяца либо трех дней) сотрудник может отозвать свое заявление и продолжить работу (ст. 80 ТК РФ).

Но только если на вакантное место не приглашен другой сотрудник, которому согласно законодательству нельзя отказать в приеме на работу. Это может быть, например, сотрудник, приглашенный из другой организации в порядке перевода.

Ведь с таким сотрудником организация обязана оформить трудовые отношения в течение месяца со дня его увольнения с прежнего места работы (ст. 64 ТК РФ).

На основании заявления работника, которое подписано руководителем организации, сотрудник отдела кадров либо бухгалтер, если на него возложен кадровый учет, оформляет приказ об увольнении по форме № Т-8 . Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. 

При увольнении по соглашению сторон инициатором расторжения трудового договора может быть как сотрудник, так и работодатель.

Особенность процедуры в том, что нужно оформить специальный документ — соглашение. В нем указывают дату увольнения и основание — соглашение сторон.

Эти пункты в документе должны быть обязательно, остальные — по личному усмотрению. 

  • Статья по теме: Новые шаблоны соглашений с работниками с 1 января 2018 года

Например, дополнительно в соглашении можно прописать условие о предоставлении отпуска перед увольнением, порядок выплаты и размер компенсации и т. п.

Составляют такой документ в двух экземплярах. Первый — для работника, второй остается у организации. Специальной формы для соглашения не установлено, можно использовать любую.

Предлагаем вам следующий образец.

 Соглашение о расторжении трудового договора

Трудовая книжка необходима работникам в двух случаях. Первый — при увольнении, чтобы потом отдать новому нанимателю.

Второй — для оформления пенсии в ПФР. В остальных случаях трудовые книжки на руки подчиненным не выдавайте (п.

 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

При увольнении трудовую книжку выдавайте в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). А по запросу для оформления пенсии — в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Если сотрудник просит трудовую книжку для оформления пенсии, выдайте документ по письменному заявлению.

У подчиненного, который собирается оформлять пенсию, попросите заявление о выдаче трудовой книжки. Здесь же пусть сотрудник напишет: «Трудовую книжку получил», дату, ФИО и проставит свою подпись.

Сообщите будущему пенсионеру, чтобы он вернул книжку в течение трех рабочих дней после того, как ему вернет документ ПФР (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

При увольнении работника внесите в трудовую книжку запись о прекращении трудового договора, попросите работника расписаться. Сведения о работе заверяет кадровик своей подписью. Печать ставьте, если используете ее в работе (приказ Минтруда России от 31.10.2016 № 589н).

Документ № 3. Справка о среднем заработке для расчета пособий

Справка о заработке понадобится сотруднику, чтобы предъявить будущему работодателю.

Данные из справки новый работодатель возьмет, чтобы рассчитать больничные, декретные и пособия по уходу за ребенком (п. 2.1 ст.

15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).

Выдайте документ в день увольнения (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Если за справкой обратился бывший сотрудник, выдавайте документ по заявлению не позднее трех рабочих дней (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255‑ФЗ).

Источник: https://www.26-2.ru/art/351906-spisok-dokumentov-pri-uvolnenii-rabotnika-v-2018-godu

Какие документы при увольнении должен выдать работодатель в 2018 году

Какие документы при увольнении должен выдать работодатель в 2018 году

Любому сотруднику, увольняющемуся с предприятия, где он был официально трудоустроен и получал «белую» зарплату, работодатель должен выдать целый комплект документов.

В случае с «серой» зарплатой список обязательных к выдаче бумаг тот же, хотя в документации, касающейся заработков сотрудника, будет указана только их официальная часть.

При этом, как и во многих других областях жизни, наблюдается тенденция к росту роли бюрократии в жизни человека.

С каждым годом количество документации, которой бухгалтер и кадровик должны снабдить увольняющегося работника, увеличивается.

А ведь есть еще и те, которые к выдаче не обязательны, но должны предоставляться гражданину по первому его требованию.

Итак, разберемся, какие документы нужно выдать работнику при увольнении в 2018 году?

Краткий перечень бумаг

Каждому увольняющемуся нужно знать, что в любом случае — при расторжении трудового договора по взаимному согласию, по собственному желанию, в порядке сокращения и даже по статье за допущенное серьезное нарушение или дисциплинарный проступок список основополагающих документов неизменен. Любому сотруднику причитаются следующие документы при увольнении от работодателя в 2018 году:

  • расчетный листок;
  • трудовая книжка;
  • медицинская книжка;
  • справка о зарплате по форме 2-НДФЛ;
  • справки о размерах заработной платы;
  • информация о страховом стаже по новой форме СЗВ-М;
  • выписка по форме СЗВ-Стаж;
  • справка-расчет по страховым социальным взносам.

Выше перечислены только те документы, которые к выдаче обязательны. Если какая-либо справка из этого перечня не была выдана работнику, это является серьезным упущением.

Но, кроме всего указанного, любой человек может запросить у работодателя ряд других документов, нужных ему по личным причинам. Отказать в их выдаче он не имеет права.

Разберем суть и назначение каждой бумаги.

Расчетный листок

Расчетный лист — это документ установленного образца, в котором указывается размер зарплаты, аванса, премии и всех удержаний (за испорченный инструмент, в порядке выплаты алиментов и т. п.

) из дохода работника, если таковые были ему начислены в законном порядке.

Расчетный лист согласно ТК должен выдаваться дважды в месяц, с авансом и основной частью зарплаты, хотя большинство работодателей в целях снижения бюрократических издержек печатают его только один раз в месяц.

При увольнении, перед выплатой расчета на руки или переводом положенной суммы на банковскую карту бухгалтерия обязана выдать гражданину последний расчетный лист.

В нем будет подробно указано, сколько ему причитается заработной платы, и за какой срок работы (включая сверхурочные и другую переработку), какова величина пособия и т. д.

Основание  136-я статья Трудового кодекса России.

Трудовая

По российскому законодательству это главный документ, удостоверяющий стаж и опыт работника.

В него вносится и далее хранится информация о продолжительности работы гражданина на данном предприятии во всех занимаемых должностях, о предыдущих фирмах и компаниях, где он трудился, о полученных наградах и благодарностях, о взысканиях и выговорах.

Трудовая книжка хранится у кадровика или в службе персонала организации, но при этом является личной собственностью трудящегося (притом, что оформляет ее всегда работодатель).

Согласно статье 80 ТК России работодатель обязывается выдавать трудовую на руки в день увольнения, в крайнем случае — на следующий день, если увольнение было неожиданным и оформлялось в течение нескольких часов до конца рабочего дня. Любая задержка в выдаче этого документа  является нарушением и может привести даже к иску в адрес работодателя, т. к. без нее человек не устроится на другую работу. Если он понесет материальный ущерб по причине невозможности оформиться на новом месте из-за отсутствия трудовой, которую задержал работодатель, то суд может принудить последнего к выплате компенсации (основание — статья 234 ТК).

Если сотрудник не забрал трудовую книжку по своей инициативе, то работодатель обязан направить ему заказным письмом уведомление, в котором напомнить о забытом документе.

Он имеет право предложить бывшему работнику отправить ему трудовую по почте. Но на почтовую пересылку трудовой книжки обязательно требуется письменное согласие ее владельца.

Выдается трудовая только под расписку в получении.

Медицинская книжка

Медкнижка для приема на работу требуется только некоторым категориям трудящихся.

В основном это лица, занятые в пищевом производстве, а также продавцы продуктовых отделов и некоторые группы сравнительно редких профессий, для которых необходимо хорошее здоровье и общее самочувствие.

Медкнижка также является личной собственностью своего хозяина, она должна быть возвращена ему при расчете с ним в последний день работы.

Справка по форме 2-НДФЛ

Какие справки выдаются работнику при увольнении в 2018 году? Основной по-прежнему является известная многим справка по форме 2-НДФЛ. Ее оформление обязательно по первому требованию увольняющегося.

Основанием для выдачи служит написанное им заявление. Во многих серьезных организациях (в первую очередь бюджетных) такую справку выдают автоматически.

Она требуется в основном для обращения в городскую службу занятости или в налоговую — для получения вычета, если таковой полагается.

Следует учитывать, что за недостоверные сведения, внесенные в данный документ, юридическое лицо — работодатель будет оштрафовано.

Срок оформления справки по форме 2-НДФЛ может составлять до 2 недель.

«Зарплатные» справки

Здесь в первую очередь имеется в виду «Справка о сумме заработной платы, других выплат и вознаграждений» за 2 календарных года.

В нее включаются сведения обо всех доходах, полученных на работе и облагаемых социальными страховыми взносами, за 2 календарных года.

С 2018 года форма данного документа была изменена в соответствии с новым порядком перечисления взносов.

По причине того, что функции ФСС были существенно урезаны, и фактически за фондом осталась только страховка «на травматизм», был изменен ряд формулировок — теперь большая часть информации «по соцстраху» направляется в налоговую. Данная справка необходима для начисления выплат по нетрудоспособности, т. е. оплаты больничного. Должна быть выдана увольняющемуся в день увольнения. В крайнем случае допустима задержка со стороны работодателя на 3 дня.

Эта справка может быть выслана по почте вместе с трудовой, если уволившийся человек изъявил свое согласие на получение документа таким образом.

Кроме того, по требованию работника может быть выдана общая справка о зарплате за 3 последних месяца.

В некоторых случаях она требуется при обращении на биржу труда, особенно если работник был уволен по сокращению, а значит, имеет право на пособие по безработице.

В ней отражен средний заработок за месяц, который по определенному алгоритму рассчитывается на основе среднедневного заработка.

СЗВ-М и СЗВ-Стаж

Какие в 2018 году появились новые документы, которые бухгалтерия должна выдавать всем при увольнении? В первую очередь — это документация, связанная с новой формой СЗВ-М. В ней отражаются данные, имеющие значение для пенсионного фонда.

Согласно закону № 27-ФЗ от 1 апреля 1996, начиная с 2017 года, в любой организации обязаны осуществлять выдачу увольняющемуся работнику выписки из формы СЗВ-М, которую, в свою очередь, он ежемесячно подает в ПФР на всех трудящихся у него сотрудников.

Выписка делается за последний месяц работы,

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ (несмотря на то, что сама форма будет полностью введена в документооборот лишь с 2018 года) должна выдаваться, всем увольняющимся, которые не уходят после увольнения на пенсию. При выдаче этой выписки работодатель имеет право не сдавать за данного сотрудника досрочный отчет в ПФР.

Обе выписки гражданин должен получить в свое распоряжение непосредственно в день увольнения. При этом для получения справки СЗВ-М ему требуется написать заявление, датированное последним днем работы.

Расчет взносов на соцстрах

Этот документ являет собой выписку из формы «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», раздел 3 или, в случае, если требуются данные по периоду до 2017 года, часть 6 формы РСВ-1.

В них вносятся сведения о взносах на социальную страховку, которые работодатель уплачивает за сотрудника (частью зарплаты они не являются).

Расчет взносов на соцстрах также должен быть подготовлен ко дню увольнения трудящегося.

Иная документация

По особому запросу самого увольняющегося работодатель обязан предоставить ему копии других служебных документов, непосредственно освещающих нюансы его трудовой деятельности.

Также правом запросить нижеперечисленные бумаги обладают государственные органы, в некоторых случаях — сотрудники отдела кадров или службы персонала той компании, куда перешел работать уволившийся.

Обратите внимание: получить какую бы то ни было информацию можно только в отношении самого себя.

Даже из форм, которые заполняются массового на всех трудящихся в компании людей (СЗВ-М, расчеты по соцстраху и т. д.

), для выдачи сведений на руки делается «выжимка», касающаяся только одного сотрудника — того, кто увольняется.

Статья 89 Трудового кодекса прямо указывает на то, что у каждого человека есть право запросить любую свою персональную информацию, которая нашла свое отражение в служебной документации. При этом на руки выдаются копии, оригиналы остаются у работодателя.

Это могут быть:

  • копии производственных актов о произошедшем несчастном случае на производстве;
  • выписки из личного дела;
  • копии приказов о награждениях, поощрениях, переводах на другую должность и/или в другое место;копии приказов о выговорах и взысканиях (хотя они-то редко кому требуются);
  • копии приказов о приеме и увольнении;
  • справки о периодах работы в данной организации;
  • справки о зарплате, в т. ч. обо всех отчислениях и удержаниях, которые делаются из нее на законных основаниях;
  • сведения о штатном расписании организации (документ выдается только в отношении заявителя), и т. д.

Если вам не выдают какую-либо из этих бумаг, то вы вправе добиваться своего, ссылаясь на статьи 62, 69, 84.1 и 89 Трудового кодекса Российской Федерации. Невыдача или задержка хотя бы одной бумаги чревата для работодателя штрафными санкциями.

Дополнительные документы для пенсионеров

Если сотрудник увольняется, чтобы больше никогда не работать, а лишь пожинать плоды своего труда, то, как будущий пенсионер, он имеет право затребовать сведения, касающиеся собственного трудового стажа, по форме СЗВ-2.

Это одна из форм, которая подается работодателем в Пенсионный фонд России. Основание для подачи — сам факт ухода одного из трудящихся на пенсию, неважно по какой причине — по старости, инвалидности или другой.

Она имеет собственный бланк.

Человеку, уходящему на пенсию, по его требованию должны сделать копию с заполненного бланка, оригинал которого отправляется в ПФР.

Штрафные санкции

За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю — как организации, в целом, так и ее руководителю персонально — могут грозить солидные штрафы. Данное нарушение подпадает под категорию административных санкции, которые регулируются Кодексом об Административных правонарушениях.

Так, при задержке дольше положенного времени или невыдачу (что является фактически одним и тем же) всех бумаг Трудовая инспекция вправе выписать юридическому лицу или ИП штраф в размере 30-50 тысяч рублей. Генеральному директору юрлица могут присудить индивидуальный штраф в размере 1-5 тысяч рублей.

Если в дальнейшем порочная тенденция будет развиваться, и организация не пересмотрит своего отношения к ведению личных дел сотрудников, то мера карательных воздействий может возрасти до 70 тысяч рублей для юридического лица и 20 тысяч рублей для его начальника. В особых случаях может применяться такая мера, как дисквалификация руководителя по занимаемой должности и специальности, сроком от 1 до 3 лет — статья 5.27 КоАП России.

Источник: https://yzakon.ru/trudovoe-pravo/uvolnenie/kakie-dokumenti-pri-uvolnenii-vydaet-rabotodatel

Какие документы должен выдать работодатель при увольнении сотрудника?

Наниматель должен предоставить работнику при увольнении ряд документов, к которым относится трудовая книжка, сведения об уплаченных взносах в ПФ и справка о доходах.

Кроме этого, сотрудник имеет право затребовать копии дополнительных бумаг по работе и личных сведений, заверенные в законном порядке.

Какие справки при этом по закону полагаются увольняемому, и какова процедура их выдачи?

Основные документы, положенные при увольнении

Порядок завершения трудовых отношений и перечень бумаг, обязательных к выдаче нанимателем, оговаривается в ст. 84.1 Трудового кодекса РФ. В день увольнения специалист по кадрам должен выдать трудовую и медицинскую книжки.

Обязательные справки бухгалтерия оформляет заранее и предоставляет в последний рабочий день, при этом письменный запрос не требуется. Необязательные бумаги выдаются по заявлению сотрудника в трехдневный срок с момента его подачи.

Трудовая книжка

В книжке должна быть отметка о приеме сотрудника на конкретную должность. Перевод на другое рабочее место, награды и поощрения, присвоение категории, разряда либо класса обязательно в ней фиксируются. По требованиям закона запись об увольнении должна содержать:

  • причину разрыва трудовых отношений и ссылку на статью ТК;
  • печать учреждения;
  • подпись директора и инспектора по кадрам.

При получении трудовой на руки сотрудник ставит подпись в личной карточке и в специальной книге учета.

С момента выдачи книжки работник считается уволенным. Если в последний трудовой день сотрудник отсутствует или отказывается получать книжку, то наниматель обязан уведомить его письменно о необходимости забрать документ или предложить выслать его по почте.

Когда наниматель отказывается выдать трудовую, увольняемый имеет право обратиться с жалобой в инспекцию по труду или в суд. За каждый день задержки нанимателю придется выплатить пострадавшему компенсацию в размере его средней зарплаты.

Справка о страховых платежах в Пенсионный фонд, образец

В соответствии со ст. 11 №27-ФЗ, в день ухода наниматель обязан выдавать документ о сумме начисленных с его заработка страховых взносов и прочих вознаграждений, а также сведения об имеющемся стаже.

Форма справки зависит от периода взносов в Пенсионный фонд страхования:

  • до 2014 года – бланки С3В-6-1 и С3В-6-4;
  • после 2014 года – новая форма РСВ-1 (6-й раздел).

ПФ РФ ведет учет всех трудящихся для дальнейшего формирования частей пенсии. Справку готовит бухгалтерия. При ее получении увольняющиеся расписываются в журнале выдачи справок.

Если наниматель отказался предоставить копии запрошенных документов и справки при увольнении или задержал их изготовление, работник может обратиться в инспекцию по труду.

Факт! За нарушение закона руководителю организации грозит штраф от 30 до 50 тыс. р., а предпринимателю – от 1 до 5 тыс. р.

Наниматели обязаны ежеквартально отправлять в ПФ РФ информацию по каждому работнику о размере начисленных взносов с зарплаты и трудовом стаже. На сотрудника, который увольняется в связи с достижением пенсионного возраста, директор направляет в ПФ справку о стаже, а на руки выдает ее копию.

Справка о доходах за 2 года

Сведения о зарплате и иных выплатах за текущий год и два предыдущих года обязательны к выдаче, если в дальнейшем человек собирается работать на другом предприятии.

Справка имеет утвержденную форму №182н и включает информацию о периодах, на протяжении которых платежи в ПФ начислялись или отсутствовали на законном основании.

На новом рабочем месте свидетельство о страховых взносах может потребоваться при расчете следующих видов пособий:

  • при временной потере трудоспособности;
  • декретные выплаты по беременности и родам;
  • на период ухода за ребенком до достижения возраста 1,5 года.

Если данная справка отсутствует, то новый работодатель производит расчет больничных на основании имеющихся у него данных. Средний заработок за 2 года устанавливается в размере МРОТ, действующего в момент болезни.

Форма 2-НДФЛ

Информация о доходах с начала года на дату увольнения бухгалтерия предоставляется по запросу сотрудника. В справке указывается заработок за каждый месяц и размер налоговых взносов в бюджет.

Важно! Граждане, которые не получили нужные бумаги, поскольку не знали какие документы выдаются при увольнении, имеют право в течение года за ними обратиться.

Наниматель не имеет законных оснований для отказа в выдаче оригинала или копий финансовых, кадровых или других бумаг.

Большинство документов должно храниться в архиве 75 лет.

По данным формы 2-НДФЛ бухгалтерия рассчитывает налоговый вычет за весь год. Кроме этого, справка о доходах нужна при оформлении кредита, ипотеки или визы для выезда за границу.

Справка о заработке за 3 месяца

Если гражданин после увольнения с работы планирует встать на учет в бюро по трудоустройству, ему потребуется справка о зарплате за последние 3 месяца. На основании ее данных рассчитывается величина пособия по безработице.

При сокращении сотрудника сведения о среднем заработке должны выдаваться в день ухода. Бывший работник также имеет право обратиться за документом, оформив письменный запрос. В течение 3 дней бухгалтерия обязана изготовить и выдать справку на руки.

Она составляется в свободной форме или по установленному образцу службы занятости.

На какие дополнительные документы имеет право увольняющийся

Ст. 84.1 ч. 4 ТК гласит, что нанимателю следует не позднее 3 дней с момента поступления запроса выдать заверенные копии бумаг, касающихся рабочей деятельности заявителя. К ним относятся:

  • приказы о найме на работу, переводе на другую должность, расторжении трудового соглашения;
  • сведения о льготном стаже в связи с вредными факторами;
  • приказы о поощрении или снятии дисциплинарного взыскания;
  • свидетельства о прохождении обязательной аттестации;
  • акты о произошедшем с работником несчастном случае и другие бумаги.

Перечисленные документы при увольнении предоставляются бесплатно в единственном экземпляре 1 раз.

Нюанс! По закону наниматель обязан выдать медицинскую книжку сотруднику в день ухода. Однако, в случае отказа никакой ответственности для нанимателя не предусмотрено.

На заверенной копии нужно указывать:

  • пометку «Верно»;
  • должность уполномоченного лица;
  • личную подпись заверителя и ее расшифровку;
  • дату заверения.

Если в запрашиваемой справке имеются сведения о других сотрудниках, нужно сделать из нее выписку. Ксерокопия в данном случае не подходит, поскольку запрещена передача персональных сведений без согласия их владельцев.

Процедура выдачи документов

Справки о зарплате и бумаги, касающиеся работы, выдаются увольняемому лично под роспись. Данная мера позволяет обезопасить руководителя от притязаний в будущем со стороны работника и избавить от судебных тяжб. Письменное подтверждение о предоставлении документа может иметь вид:

  • расписки, свидетельствующей о получении справки;
  • подписи на оригинале документа, с которого сделана копия и выдана заявителю;
  • подписи в журнале учета выдачи справок.

Кадровые специалисты обычно прибегают к последнему варианту, поскольку он наиболее удобен и эффективен. В одном журнале можно найти информацию по всем выданным справкам.

Благодаря сквозной нумерации сотрудник отдела кадров имеет представление о количестве выданных документов. Невозможно зарегистрировать справку задним числом или незаметно изъять какую-либо информацию из журнала.

Законодательством не предусмотрена стандартная форма журнала регистрации выданных документов.

Источник: http://FinHow.ru/earn/dokumentyi-pri-uvolnenii/

Портал Закона
Добавить комментарий