Возмещение расходов на командировку

Содержание

Компенсация расходов на командировку

Возмещение расходов на командировку

Выездная командировка сотрудника может потребоваться предприятию для реализации всевозможных задач: переговоры с контрагентами, заключение договоров, контроль объектов, покупка недвижимости или материальных ценностей. При этом любая служебная командировка предполагает возмещение расходов сотруднику, на которого возложено выполнение поручения.

Расходная составляющая командировки

Правильное документальное оформление поездок имеет важное значение, но не менее важно решить вопрос с расходной составляющей.

Любая командировка предполагает выезд за пределы населенного пункта, в котором расположено предприятие, поэтому неизбежно связана с определенными расходами: на проживание, транспортные услуги.

Помимо компенсации расходов на командировку сотруднику полагается заработная плата на время поездки, которая также рассчитывается по определенной схеме. Для бухгалтерии особое значение имеет учетное отражение командировочных затрат в налогообложении.

Выплаты, которые возмещаются сотруднику за поездку:

  • заработная плата за командировочные дни, рассчитанная по среднему заработку или другим схемам в зависимости от дней поездки;
  • суточные расходы;
  • оплата услуг транспортных компаний, гостиниц, отелей;
  • дополнительные выплаты, которые устанавливаются индивидуально на каждом предприятии: например, участие в мероприятиях, связанных с рабочими вопросами, аренда автомобилей, затраты на оформление документов и так далее.

После принятия решения о командировке необходимо оформить приказ, который подписывает руководитель.

На основании этого документа сотрудник получает аванс в установленной форме на выполнение поручения и суточные расходы.

Деньги могут выдаваться в наличной форме (из кассы организации), или перечисляться с расчетного счета на счет или банковскую карту работника.

Возмещение расходов, связанных с командировкой, всегда предполагает отчет работника по всем расходам, понесенным в поездке.

Универсальным документом является авансовый отчет с прикрепленной к нему платежной документацией.

На его основании корректируется величина аванса: сотрудник получает право на компенсацию перерасхода (при его наличии) или предоставляет в бухгалтерию неизрасходованную часть подотчетных денег.

Обращаем Ваше внимание, что авансовый отчёт по командировке можно оформить и в электронном виде, например в бизнес-приложении Hamilton Авансовый отчёт.

Для этого Вам нужно с любого мобильного устройства войти в приложение, заполнить данные по поездке и прикрепить фото подтверждающих документов. Далее одним кликом Вы отправляете отчёт бухгалтеру.

Таким образом, он видит полную информацию по Вашей командировке, и может незамедлительно приступить к её обработке и возмещению расходов.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Что касается заработной платы за дни командировки – она начисляется по итогам месяца и выплачивается вместе с общей зарплатой или в качестве отдельных выплат.

Величина выплат определяется индивидуально: на нее влияет средняя заработная плата работника, тип служебного задания, время и продолжительность командировки.

Например, если она приходится на выходные или праздники, сотрудник получает право на оплату труда в двойном размере.

Это общая схема возмещения расходов на командировку сотруднику. Однако каждый тип выплат и порядок их возмещения имеет уникальные особенности расчета, а также начисления налоговых взносов.

Обоснование командировочных затрат для отчетности

Обоснование расходов на служебные командировки сотрудников требует правильного оформления бухгалтерией отчетной документации.

Варианты учета денежных средств будут отличаться в зависимости от того, как производится расчет с командированным сотрудником. Есть два способа:

  • приблизительная сумма расходов на поездку рассчитывается индивидуально и выдается в форме аванса под отчет;
  • сотрудник тратит в командировке личные деньги, которые ему возмещаются только после предоставления платежных документов.

Чтобы выдать аванс, необходимо провести предварительный расчет его суммы, который производится на основе:

  • Приказа на служебную поездку, подписанного руководителем. В нем указываются ФИО командированного работника, цель поездки и ее продолжительность.
  • Письменного разрешения работодателя на поездку сотрудника в командировку на служебном или личном автомобиле.

На основе этих документов производится расчет аванса.

Виды и размеры возмещения расходов при служебных командировках

В текущем году, как и в предыдущем, законодательство обязывает работодателя компенсировать расходы сотрудника в служебных командировках. Порядок возмещения определяется внутренней политикой компании.

В локальных актах организации, регламентирующих правила направления сотрудников в командировку и возмещения расходов, может быть указан перечень затрат, подлежащих возмещению, а также компенсируемые лимиты по их видам.

Расходы на проезд

Как правило, оплачивается проезд до места пребывания и обратно. Если поездка осуществляется на личном автомобиле сотрудника, возмещаются расходы на бензин, платные дороги, иногда – на ремонт автомобиля и ТО.

Чтобы организация компенсировала транспортные расходы, необходимо предоставить квитанции и билеты, свидетельствующие о поездке.

Расходы на проживание

Временное проживание в отеле или гостинице, съем квартиры или комнаты также компенсирует работодатель. Для подтверждения факта расходов на жилье сотрудник должен предоставить договор на съем помещения, справку из гостиницы или отеля с прикрепленной квитанцией.

Если поездка пришлась на выходные или праздники, проживание в эти дни также должно компенсироваться при предоставлении отчетной документации.

Суточные

Это расходы, сумма которых установлена на 1 день рабочей поездки. Они выплачиваются за дни работы, нерабочие дни (если при этом сотрудник находится в командировке), а также за дни, проведенные работником в пути.

Размер суточных определяется индивидуально на каждом предприятии: информация отражена во внутренних положениях, регламентирующих командировки. Как правило, для поездок за границу и по России установлены разные суммы суточных расходов.

При однодневной поездке в командировку суточные не оплачиваются в случае, если работник не выезжает за пределы России.

Если однодневная поездка предполагает пребывание в другой стране, суточные оплачиваются в 50% размере от суммы, установленной для заграничных поездок по служебным делам.

Если сотрудник не предоставил документы, свидетельствующие о расходах в поездке, организация оставляет за собой право не компенсировать эти расходы или вычесть их из заработной платы, если предварительно был выдан аванс.

Возмещение расходов на командировку в налоговой отчетности

НДС по командировочным расходам вычисляется на основе двух факторов: расходы полностью оплачиваются организацией и на каждый из них оформлена счет-фактура.

Налог на прибыль рассчитывается из данных авансового отчета. Подоходный налог и страховые взносы рассчитываются на возмещение питания и проезд (в том случае, если командировка была совмещена с отпуском).

При УСН затраты учитываются при оплате авансовыми средствами или при оплате за собственный счет работника с их последующим возмещением после возвращения из командировки.

Источник: https://hamiltonapps.ru/kompensacija-rashodov-na-komandiro/

Как возместить сотруднику командировочные расходы на проезд общественным транспортом (самолетом, поездом и т. д.)

  • 1 Состав расходов
  • 2 Отсутствие подтверждающих документов

Состав расходов

Организация обязана возместить сотруднику:

  • расходы на проезд до места командировки и обратно;
  • расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (если сотрудник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах).

В состав этих расходов входят:

  • стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
  • расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
  • стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

Об этом сказано в пунктах 11, 12, и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

При направлении сотрудника в загранкомандировку ему также дополнительно возмещаются расходы:

  • на оформление загранпаспорта (визы, других выездных документов);
  • на оформление обязательной медицинской страховки;
  • по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов;
  • по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля;
  • по уплате иных обязательных платежей и сборов.

Это следует из пункта 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство организации вправе по своему выбору оплатить сотруднику один из них.

Например, чтобы командировка обошлась дешевле, заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а не на самолете. Обязанности оплатить проезд в командировку на определенном виде транспорта в законодательстве не предусмотрено (ст.

 168 ТК РФ, Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Отсутствие подтверждающих документов

Если по возвращении из командировки сотрудник не представит документы, подтверждающие его расходы на проезд, руководитель организации может принять одно из двух решений:

1) не возмещать расходы на проезд;

2) возместить расходы на проезд в определенной сумме.

Порядок такого возмещения необходимо прописать в локальном документе организации. Например, в положении о командировках.

Данный вывод следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ и Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Основанием для оплаты является заявление командированного сотрудника, составленное в произвольной форме. В заявлении следует указать:

  • дату и время выезда в командировку;
  • вид транспортного средства;
  • стоимость билета (на основании справки, подтверждающей факт покупки билетов и их стоимость);
  • причину утраты документов и т. п.

На заявлении руководитель организации должен указать сумму компенсации (или сделать отметку об отказе в возмещении расходов). После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету и передает его в бухгалтерию.

Совет: чтобы избежать разногласий, не стоит полностью отказывать в возмещении расходов сотрудникам, которые потеряли подтверждающие документы.

В локальном документе организации можно прописать полный отказ в возмещении командировочных расходов, если сотрудник не принес подтверждающие документы (или если они составлены неправильно). Но делать это рискованно.

Дело в том, что существуют правила возмещения неподтвержденных расходов для организаций госсектора. Например, федеральные учреждения в этом случае возмещают сотруднику расходы в размере минимальной стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Об этом сказано в подпункте «в» пункта 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

Локальные нормативные акты организации не могут ставить ее сотрудников в худшее положение, чем это установлено законодательством.

Даже если конкретные правила на сотрудников коммерческой организации не распространяются, как в данной ситуации.

Поэтому локальный акт, в котором возмещение командировочных затрат, не подтвержденных документами, запрещено, суд может признать недействующим (ст. 8 ТК РФ).

Ситуация: какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме?

В бухучете понесенные расходы подтверждают первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно. Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, который:

  • оформлен в соответствии с требованиями законодательства России или обычаями делового оборота государства, где они были произведены;
  • косвенно подтверждает произведенные расходы.

Это следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

При приобретении электронного билета необходимо подтвердить:

Оплату билета может подтвердить один из следующих документов:

  • чек контрольно-кассовой техники;
  • слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
  • подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
  • другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

При этом к документам, оформленным на бланках строгой отчетности и подтверждающим покупку билета, относятся:

  • маршрут/квитанция, которая является бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд авиатранспортом (п. 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134);
  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), который является бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд железнодорожным транспортом (п. 2 приказа Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322, письмо Минфина России от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/719);
  • квитанция электронного многоцелевого документа, которая является бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд всеми видами пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса России от 18 мая 2010 г. № 116).

Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-03-07/42273, от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515 и от 26 апреля 2012 г. № 03-03-04/1.

Следует отметить, что при наличии документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку, достаточно иметь один из двух документов, подтверждающих поездку: только распечатку электронного билета или только посадочный талон. Такой вывод следует из писем Минфина России от 6 марта 2012 г. № 03-04-06/3-57, от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384, от 21 августа 2008 г. № 03-03-06/1/476 и от 7 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/649.

Косвенным подтверждением расходов, связанных с проездом в командировку, при налогообложении прибыли может служить одновременное наличие:

  • документов, которые подтверждают пребывание сотрудника в командировке (например, счета гостиниц, счета-фактуры, квитанции к приходному кассовому ордеру, кассовые чеки, акты).

При этом в распечатке электронного билета (посадочном талоне) должны быть указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд сотрудника в командировку (в частности, инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, маршрут, стоимость билета, дата полета или проезда, номер посадочного места). При необходимости может быть указана и другая информация (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50).

Если распечатки электронного билета и (или) посадочного талона нет (например, были утеряны сотрудником), расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком (его представителем) и заверенной его печатью. В ней должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (Ф.И.О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.). Такой порядок установлен в письмах Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61, от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50, от 21 сентября 2011 г. № 03-03-07/33, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168.

Если электронный билет (архивная справка) составлен на иностранном языке, для подтверждения расходов к нему должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык. При этом в отношении электронного авиабилета необходимо учитывать следующее.

Основные реквизиты авиабилета (месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты) указаны кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора.

Перечень кодификаторов приведен на официальном сайте Минтранса России в рубрике «Авиация».

Если в электронном авиабилете значения, обозначенные на иностранном языке, совпадают с наименованием реквизитов, приведенных в соответствующих кодификаторах, то в целях признания расходов дополнительного перевода на русский язык не требуется.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 7 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8983, от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656. В противном случае (при несоответствии реквизитов электронного авиабилета кодификаторам) для подтверждения расходов должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык.

О порядке оформления перевода документов на русский язык см. Какими документами оформить возвращение сотрудника из командировки.

Внимание: для целей вычета НДС по электронным билетам наличие маршрут/квитанции (контрольного купона электронного проездного документа, квитанции электронного многоцелевого документа), оформленной на утвержденном бланке строгой отчетности (с выделенной суммой налога), является обязательным (п. 1 и 7 ст. 172 НК РФ).

Источник: http://nalogobzor.info/publ/raschety_s_personalom/podotchetnye_summy/kak_vozmestit_komandirovochnye_raskhody_na_proezd_obshestvennim_transportom/59-1-0-1544

Как выдать и вернуть деньги на командировочные расходы?

При отправлении сотрудника в командировку ему необходимо выдать деньги на наем жилья, проезд и средства на суточные расходы, размер которых установлен на основании регламентных документов. Каким образом определить сумму аванса и как произвести выдачу и возврат оставшейся суммы денег, а также как поступить с перерасчетом?

Определение суммы аванса на командировку

Сумма аванса самостоятельно определяется организацией с учетом срока командировки, норм расходов по найму жилья, суточных расходов, а также стоимости проезда в место назначения и обратно. Размер суточных и нормативы должны быть прописаны в коллективном оговоре или же в локальных нормативных актах организации.

В настоящее время размер суточных установлен в размере 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для заграницы.

Обращаем внимание, что организация вправе установить размер как меньше так и больше установленных сумм.

Вопрос в дополнительных налогах с суточных, так при превышении данных сумм будет взиматься налог на доходы с сотрудника.

Что будет если суточные меньше 700 рублей? Суточные могут быть установлены и в меньшем размере, такое право у организации есть. Установленные нормы не обязывают их придерживаться, установленная величина влияет на налогообложение.

Однако стоит разумно подходить к определению размера суточных, ведь сотрудник уезжает в поезду для выполнения задач организации, а не по своей воле и устанавливая небольшие суммы означает, что ему придется тратить свои личные деньги на питание, проезд и т.д.

Выдача аванса на командировку

Порядок выдачи денежных средств из кассы предприятия определен Положением о порядке ведения кассовых операций, которое было утверждено Банком России №373-П от 12.10.2011 (далее будем указывать как Положение).

Аванс выдается из следующих денежных средств:

  • Поступления в кассу организации за реализацию товара (Услуг, работ).
  • Полученных с расчетного счета.

Аванс не выдается из денег, полученных от граждан для оплаты в пользу третьих лиц (к примеру по договору поручения в счет оплаты за услуги связи).

Важно! Получить деньги на командировку в под отчет может лицо у которого отсутствует задолженность по полученным ранее авансам.

Выдача командировочных производится по следующим основаниям:

  • При наличии приказа, составленного по форме Т-9 (коллективная форма Т-9а).
  • Заявления работника о сумме аванса и сроке выдачи с визой директора.

Выдача денег производится по расходному кассовому ордеру, который оформляется в одном экземпляре.

В “расходнике” работник должен от руки прописью записать сумму полученных денег (рубли пишутся прописью, а копейки цифрами, к примеру, пять тысяч рублей 38 копеек), а после поставить свою роспись в получении.

Деньги необходимо пересчитать  присутствии кассира, ибо в противном случае претензии по отсутствующим суммам приниматься не будут.

После выдачи денег из кассы бухгалтер подписывает “расходник” после ставят на нем свою подпись главный бухгалтер и руководитель.

Денежные средства могут быть выданы как сотруднику лично – по паспорту, так и доверенному лицу по доверенности и паспорту.

При много разовой доверенности необходимо приложить ее копию к расходнику, а оригинал останется у кассира.

Порядок отчета по командировочному авансу

После прибытия из командировки сотруднику необходимо предоставить в течение 3-х рабочих дней авансовый отчет, составленный по форме №АО-1 (Согласно постановления п.4.4).

В нем нужно отразить произведенные расходы в поездке согласно первичным документам, которые прикладываются к отчету (товарные чеки, кассовые, транспортные документы и т.п.).

Первичные документы желательно пронумеровать в соответствии с записями отчета.

Возврат подотчетной суммы в кассу, если образовался остаток

В том случае, если в поездке была израсходована не вся сумма аванса, его необходимо вернуть в организацию в соответствии с порядком, прописанным в п. 3.1 и 3.2 Положения.

Возврат подотчетной суммы в кассу производится по приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО) кассиром предприятия (Положение п. 3.4).  При этом следует проверить первичные документы, подтверждающие расход денег и отраженные в приходно-кассовом ордере.

Принимать купюры и монеты необходимо поштучно в присутствии подотчетного лица, чтобы не возникло лишних вопросом, если сумма будет разница. Пересчитанную сумму следует сравнить с суммой, отраженной в ПКО.

И если разницы нет, подписывает приходник и ставит печать (штамп), а подотчетному лицу возвращает квитанцию к приходнику. Если сумма меньше, то отчитывающийся работник должен до внести отсутствующую сумму.

Что делать если сотрудник отказывается до внести отсутствующую сумму:

  • Возвращается внесенная сумма денег.
  • Приходник перечеркивается и передается руководителю или главному бухгалтеру, а после вновь оформляется ПКО согласно фактической сумме денег.

Работодатель вправе вернуть недостающую сумму денег с заработной платы сотрудника, если то не произошло в установленные сроки.

Если сотрудник добровольно согласился вернуть образовавшийся долг, то по соответствующему заявлению из его заработной платы можно удерживать в счет погашения долга не более 20% начисленной ему зарплаты (ТК РФ ст. 137, ч.2, ст. 138 ч.1). При этом необходимо издать приказ руководителем, но не позже месяца с установленного срока возврата неизрасходованный суммы аванса (ТК РФ ст. 248 ч.1).

Если работник отказывается вернуть не истраченную сумму добровольно, то произвести это можно только в судебном порядке, подав иск о возмещении ущерба. Суммы взыскиваются по исполнительным листам.

Бывает и такое, что работник понес в поездке большие расходы, чем предполагалось ранее. Как возместить перерасход в этом случае? Для начала необходимо проверить авансовый расчет и в случае обоснованного перерасхода компенсировать работнику потраченную им сумму.

Для того, чтобы решить обоснованность перерасхода необходимо проверить следующее:

  • Были ли потрачены деньги по целевому назначению.
  • Наличие подтверждающих расходы документы и оправдывающих произведенные выплаты.
  • Документы и подотчет были оформлены правильно.

Если условия выполнены, то работнику необходимо выдать потраченную им сумму по расходному кассовому ордеру 0310002. Дату и номер РКО нужно указать в соответствующей строке авансового отчета, которая обозначена как “Перерасход выдан по ордеру”.

Окончательно рассчитаться с работником необходимо в установленный руководителем срок (Положение п. 4.4), который должен быть разумным, ибо сотрудник может обратиться в суд с требованием компенсации за задержу и суммы долга (ГК РФ ст.395).

Порой, из-за отсутствия денежных средств в кассе возврат сумм сотруднику произвести в установленные сроки может не получиться. В таком случае сторонам необходимо договориться об установлении нового срока или о компенсации долга частями.

Полезные статьи
Суточные в 2017 году.

Источник: https://infportal.ru/kadry/kak-vydat-i-vernut-komandirovochnye.html

Компенсация расходов, связанных с командировками: актуальные вопросы налогообложения, практика учета

Компенсация расходов, связанных с командировками: актуальные вопросы налогообложения, практика учета

21.07.2011

Ильинова Татьяна Алексеевна

Служебная командировка, в соответствии с определением, данным в ст. 166 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) — это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Статья 167 ТК РФ предусматривает обязательное возмещение сотруднику произведенных в командировке расходов.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Основными командировочными расходами согласно ст. 168 ТК РФ являются:

  • расходы по проезду к месту командировки и обратно;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В настоящее время при командировании работников все работодатели руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.08 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление № 749).

В п. 2 Постановления № 749 предусмотрено, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Следовательно, в командировку может быть направлен только штатный сотрудник, работающий по трудовому договору. Поездка в другую местность сотрудника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Если такому сотруднику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.

Для работодателя произведенные командированным сотрудником расходы являются прочими расходами, связанными с производством и реализаций и учитываются для целей налогообложения прибыли по ст. 264 НК РФ.

Для правомерного учета возмещенных сотруднику командировочных расходов требуется множество первичных документов от установленных в компании норм суточных до билетов и счетов гостиницы:

  • локальный нормативный акт, определяющий размер суточных;
  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
  • командировочное удостоверение, содержащее отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки;
  • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
  • авансовый отчет с приложением оправдательных документов;
  • ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы;
  • авиа и (или) железнодорожные билеты, подтверждающие расходы на проезд;
  • счета гостиниц и другие документы, подтверждающие расходы на проживание;
  • другие документы, подтверждающие расходы, связанные со служебной командировкой.

Объемный документооборот, множество нюансов учета и противоречивые мнения официальных органов ведут к тому, что учет командировочных расходов на практике вызывает множество вопросов. Их нерешенность ведет к возникновению ошибок и провоцирует налоговые споры с проверяющими органами.

Суточные

Определяем срок командировки

Суточные являются дополнительными расходами командированного сотрудника, связанные с проживанием вне места его постоянного жительства.
Согласно п.

11 Постановления № 749, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Днем отъезда или первым днем командировки считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т.д.), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда, соответственно последним днем командировки — день прибытия транспортного средства.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — следующие. Если станция (аэропорт, вокзал, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции.

Аналогичные правила применяют для определения последнего дня командировки.

Пример.

В августе 2010 г. работник московской компании ООО «Вектра» С. Павлов был направлен в служебную командировку в г. Санкт-Петербург.

Вариант 1. Павлов выезжает в командировку на поезде. Поезд отправляется в Санкт-Петербург 10 августа 2010 г. в 00.40. В Москву Павлов возвращается 13 августа 2010 года в 22.00.

Первым днем командировки будет считаться 10 августа, а последним — 13 августа 2010 года. Срок на командировочном удостоверении 4 дня с 10 по 13 марта.

Вариант 2. Павлов летит в командировку на самолете. Аэропорт находится в 30 минутах езды от города. Самолет вылетает в Санкт – Петербург 10 августа 2010 г. в 00.40.

В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета.

Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, Павлов должен выехать из города не позднее 23.00. (полчаса на дорогу, 30 мин на регистрацию, так как в 00.00 за сорок минут до вылета в 00.

40 она уже заканчивается). Павлов вернулся из командировки в Москву 13 августа в 11.00.

Первым днем командировки будет считаться 9 августа, а последним — 13 августа. Срок на командировочном удостоверении составит 5 дней с 9 по 13 августа.

Часто на практике возникают ошибки при определении размера суточных при загранкомандировках.

За время нахождения в командировке на территории России суточные выплачиваются по нормам для иностранного государства и наоборот находящемуся за пределами территории Российской Федерации сотруднику рассчитывают суточные исходя из норматива по России. В одних случаях такой расчет верен, в других – нет. Все зависит от дня пересечения границы и от того в какую сторону летит командированный сотрудник.

В соответствии с п. 17 Постановления № 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

  • при проезде по территории Российской Федерации — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;
  • при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

В дни, когда пересекается граница, суточные определяются по стране, в которую пребывает сотрудник (по стране въезда).

Пунктом 18 Постановления № 749 предусмотрено, что при следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Пример.

В сентябре 2010 г. сотрудник московской компании ООО «Вектра» Павлов Сергей Владимирович летит в заграничную командировку в Вену.

Самолет вылетает в Вену 06 сентября в 07.10 и возвращается в Москву 08 сентября в 16.30. Нормы суточных для командировок по территории РФ в ООО «Вектра» — 700 руб.

, за пределами Российской Федерации — 2500 руб.

Срок командировки составит 3 дня. За первый день командировки, когда Павлов фактически находился и на территории России и на территории Австрии суточные выплачиваются по нормам для заграничных командировок, за последний день – по нормам России.

Таким образом, работнику положены суточные в сумме 5700 руб. (2 дня x 2500 руб. + 1 день х 700 руб.).

Обратите внимание, при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Однако если работник направляется за рубеж, то выплата суточных производится и при однодневной командировке.

Пунктом 20 Постановления № 749 установлено, что работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

Налоговые нюансы учета суточных

Согласно п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в редакции, действовавшей до 1 января 2009 г., к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относились расходы налогоплательщика на командировки, в частности на суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ.

Федеральный закон от 22.07.08 г.

№ 158-ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах» в том числе внес изменение в ст. 264 НК РФ, скорректировав тем самым порядок налогового учета суточных.

Теперь, исходя из сути ст. 264 НК РФ, для целей исчисления налога на прибыль суточные действительно не нормируются.

Однако изменение ст. 264 НК РФ не означает, что размер суточных с 2009г. можно ничем не подтверждать.

Ведь на командировочные расходы, также как и на любые другие, принимаемые для целей налогообложения прибыли, распространяется еще и ст.

252 НК РФ, на основании которой расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В перечень расходов, которые работодатель обязан возместить работнику, входят и суточные.

Кроме того, о том, что размеры расходов, связанных с командировкой, в том числе и суточные, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, сказано и в п. 11 Постановления № 749.

Таким образом, начиная с 2009 г. согласно изменениям, внесенных в ст. 264 НК РФ, отменен норматив суточных, утверждаемый Правительством Российской Федерации.

Если же судить по совокупности применяемых норм, то в составе командировочных расходов теперь учитывается тот размер суточных, который установлен компанией.

А документом, подтверждающим этот размер, будет собственный локальный нормативный акт организации.

Источник: https://www.gradient-alpha.ru/kompensaciya-raskhodov-svyazannykh-s-kom/

Возмещение расходов на командировку

Возмещение расходов на командировку

Статьей 168 ТК РФ прямо указано, что работодатель обязан возместить расходы по найму жилого помещения, расходы по проезду, суточные. Остальные расходы – иные, которые подлежат оплате только с разрешения руководителя.

Если сотрудник опоздал на посадку в самолет по своей вине, то вы вправе не компенсировать ему стоимость билета.

Чтобы установить вину сотрудника потребуйте от него объяснительную записку.

Если все же руководитель разрешил компенсировать стоимость билета, то НДФЛ с сотрудника удерживать не нужно.

В случае, если сотрудник опоздал на посадку по уважительной причине, и представил подтверждающий документ, то стоимость билета можно компенсировать.

Стоимость билета, который сотрудник фактически использовал для проезда в любом случае нужно возместить. В том числе возмещаете и услуги по оформлению билета.

Обоснование

1. Из рекомендацииСергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как возместить командировочные расходы, если сотрудник задержался в командировке

Возмещаемые расходы

Направляя сотрудника в командировку, организация обязана возместить ему:

  • стоимость проезда;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома администрации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ, а также в пункте 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Продление командировки

Командировка автоматически продлевается, если сотрудник не может вернуться к месту постоянной работы по объективным причинам. Например, если он заболел или задержался в пути из-за плохих погодных условий, поломки транспорта и т. п.

Задержка в пути

Задержка командированного сотрудника в пути должна быть подтверждена справкой перевозчика (авиакомпании, железной дороги и т. п.). За время вынужденной задержки организация обязана:

  • выплатить сотруднику суточные по тем же нормам, что и за время пребывания в командировке (п. 11, 17, 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749);
  • возместить ему документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, определенных законодательно;
  • начислить сотруднику зарплату в размере среднего дневного заработка за рабочие дни по графику командирующей организации (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Пример расчета выплат сотруднику, который задержался в командировке из-за неблагоприятных погодных условий

Организация расположена в г. Москве. В связи с неблагоприятными погодными условиями самолет, на котором сотрудник организации возвращался из командировки, совершил вынужденную посадку в г. Новокузнецке. Сотруднику пришлось снять номер в гостинице аэропорта на одни сутки.

Вернувшись из командировки, сотрудник представил:

  • справку авиакомпании, подтверждающую факт вынужденной посадки и время отправления следующего рейса на Москву;
  • счет из гостиницы на сумму 700 руб.

Расходы по оплате номера в гостинице во время вынужденной посадки самолета в другом городе приравниваются к расходам по проживанию в месте командировки. Поэтому они полностью возмещаются сотруднику. Кроме того, за дополнительный день пребывания в командировке сотруднику нужно:

  • выплатить суточные;
  • начислить зарплату в размере среднего заработка, если этот день является рабочим по графику организации.

Отсутствие уважительной причины

За время задержки в пути без уважительных причин средний заработок можно не сохранять, суточные не выплачивать, расходы по найму жилья не возмещать. Такая ситуация может возникнуть, если сотрудник потерял документы или их не было вообще.

Поясним на примере. Сотруднику выдали аванс на командировку с условием, что он сам купит обратный билет на поезд. Однако билетов в кассе не было, поэтому пришлось возвращаться на попутных машинах.

Естественно, оправдательные документы, на каком транспорте ехал сотрудник и сколько он за это заплатил, вообще отсутствуют. Значит, и возмещать расходы на обратный проезд, а также суточные за время задержки в пути не нужно.

А вот возмещать суточные за время проживания и расходы на него все равно необходимо.

Такой вывод следует из пунктов 4, 7, 11 и 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

2. Из рекомендацииАндрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости неиспользованного авиабилета, если командированный сотрудник опоздал на рейс. Впоследствии он улетел по новому билету

Нет, не нужно.

Стоимость первоначально приобретенного авиабилета, даже несмотря на то, что его не использовали по назначению, нельзя рассматривать в качестве облагаемого НДФЛ дохода сотрудника. И вот почему.

По общему правилу НДФЛ облагаются доходы, полученные человеком как в денежной, так и в натуральной форме (ст. 210 НК РФ).

В свою очередь, к доходам в натуральной форме, в частности, относятся:

  • стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав), полностью или частично оплаченных организацией за сотрудника в его интересах;
  • стоимость товаров (работ, услуг), предоставленных сотруднику на безвозмездной основе или с частичной оплатой;
  • стоимость товаров (работ, услуг), выданных в счет оплаты труда.

Об этом сказано в пункте 2 статьи 211 Налогового кодекса РФ.

При этом доходом признается экономическая выгода, полученная в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ).

Из совокупности приведенных норм следует, что доход в натуральной форме у сотрудника возникнет лишь в том случае, если оплата товаров (работ, услуг) произведена в его интересах, то есть человек получил экономическую выгоду.

Однако в рассматриваемой ситуации первоначальный билет приобретали не для личных целей сотрудника – он ездил в командировку в интересах учреждения.

И тот факт, что человек не использовал билет по назначению, пусть и по своей вине, значения не имеет. Кроме того, данный авиабилет сотрудник не сможет использовать и впоследствии для своих личных целей.

Значит, в рассматриваемой ситуации экономической выгоды у сотрудника не возникает.

А раз так, удерживать налог нет оснований.

3. Сложностей при выдаче денег под отчет можно избежать

В.Б. Моргун, ведущий специалист Собрания депутатов Неклиновского района Ростовской области

Если неизрасходованные деньги не возвращены

В том случае, если в установленный срок сотрудник не отчитался и не вернул деньги, необходимо принять меры по их взысканию. В соответствии со статьей 137 Трудового кодекса РФ удержание делают из заработной платы работника.

Однако следует помнить, что удерживать из зарплаты разрешено не более 20 процентов от начисленной суммы. Причем речь идет об общей сумме удержаний.

Оформить приказ об удержании руководство должно не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета.

Кроме того, учтите, что взыскать суммы с сотрудника можно только при условии, что он не оспаривает основание и размер удержания.

Поэтому рекомендуем получить его согласие на удержание сумм из зарплаты в письменном виде.

Кстати, на этот момент обращено внимание и в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.

Как оформить такое согласие? Есть несколько способов.

Работник может написать собственноручно на приказе о взыскании: «Согласен с суммой и основанием удержания». Или же можно оформить отдельный документ.

› Если месячный срок был пропущен или сотрудник отказался вернуть долг добровольно, взыскать задолженность сложнее. Это можно будет сделать только в судебном порядке (ч. 2 ст. 248 Трудового кодекса РФ).

Работник опоздал на рейс. Как быть с расходами?

Если работник опоздал на свой рейс (например, на самолет), который должен был доставить его к месту командирования, с признанием затрат обоснованными могут возникнуть сложности.

Да и удержать потери с работника будет непросто, даже если опоздание произошло по его вине. Дело в том, что статья 137 Трудового кодекса РФ содержит закрытый перечень оснований для удержания из заработной платы работника.

В частности, это неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, выданный в связи со служебной командировкой. Но в данном случае деньги на билет были израсходованы.

Поэтому для начала можно попробовать договориться с сотрудником о добровольном возврате истраченных средств. Если он не согласен возместить их, можно обратиться в суд.

При этом надо будет представить доказательства, подтверждающие вину сотрудника. При наличии таковых несложно привлечь нерадивого специалиста и к дисциплинарной ответственности. Ведь опоздание на самолет – нарушение трудовой дисциплины.

› Финансисты отмечают, что посадочный талон может быть принят в качестве документа, подтверждающего расходы, так как в нем есть все необходимые данные о поездке. В том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты (письмо Минфина России от 14 апреля 2014 г. № 03-03-07/16777).

Источник: https://www.budgetnik.ru/qa/2328731-vozmeshchenie-rashodov-na-komandirou

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.