Порядок продления командировки

Содержание

Особенности продления командировки

Порядок продления командировки

Многим организациям приходится периодически направлять сотрудника в командировку. Процедура оформления этого процесса известна, но могут возникнуть вопросы при необходимости продлить срок.

Что должен знать и сделать кадровый специалист?

Нормативная база

  • Трудовой Кодекс РФ: ч.1 ст. 166, ст. 24;
  • Постановление Правительства РФ N 749;
  • Письмо Роструда N ПГ/1487-6-1;
  • Налоговый Кодекс: ст. 264;
  • КоАП: ч. 1 ст.5.27, ч. 4 ст. 5.27.

Скачать  документы можно тут:

Трудовой кодекс РФ

Статья 264 НК РФ

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Письмо ПГ1487-6-1

Статья 5.27 КоАП РФ

Особенности процедуры

Служебная командировка – поездка сотрудника по распоряжению начальника с целью выполнить определенные поручения.

Она должна отвечать следующим условиям:

  • выполняться в удаленном от постоянной работы месте;
  • быть ограниченной по сроку;
  • не иметь разъездного характера;
  • не допускать выполнения поручений во время пути.

Срок начинается со дня выезда и заканчивается датой возвращения (проставляется в билетах).

ТК РФ и Положения не содержат правил продления служебной командировки. Следовательно, окончательное решение остается за работодателем и зависит от объема, сложности возложенных задач.

По инструкциям максимальная продолжительность составляет 5 дней.

Документы, связанные с командировкой, коррекции не подлежат.

Сведения фиксируются в нормативно-правовых актах предприятия:

  • в приказе;
  • в служебном задании.

Коммерческие организации имеют право использовать самостоятельно разработанные формы.

Главное требование – наличие всех обязательных реквизитов.

В командировку направляются служащие, состоящие только в трудовых отношениях. Иначе налоговые органы не признают расходы как командировочные.

К поездке не могут быть допущены беременные женщины, инвалиды, зарегистрированные кандидаты.

Возможные причины увеличения срока

Причин продления командировки множество.

Условно их делят на несколько групп:

  • По производственной необходимости. Происходит, когда руководитель дает дополнительный объем работы или служащий не успевает своевременно справиться с заданием.
  • По личным обстоятельствам. Сотрудники имеют право подать руководителю заявление с просьбой задержаться на краткосрочное время (до 2-3 дней). Просьба удовлетворяется, если за последним днем командировки следуют выходные или праздники.
  • Транспортные проблемы. Иногда продление командировки связано с задержкой рейса или отсутствием билетов. Днем приезда считается дата фактического прибытия служащего в назначенное место.
  • Болезнь. Если в период выполнения поручений служащий оказался нетрудоспособным, он должен обратиться в местное лечебное заведение. Командировка продлевается. По возвращении на место постоянной работы в отдел кадров предъявляется лист нетрудоспособности.
  • Форс-мажор. Задержка возможна по независимым от сотрудника обстоятельствам. Например, наводнение, пожар, дорожно-транспортное происшествие и т.д.

Как оформить продление командировки?

Какой бы ни была причина отъезда сотрудника, законодательство требует грамотного оформления документов. Все правила прописываются в локальных нормативных актах организации.

Чтобы продлить командировку, делается запрос в письменном виде, так как продление срока возможно при отсутствии противопоказаний по состоянию здоровья и исключительно с согласия сотрудника.

Особенно важно соблюдать это требование для граждан, воспитывающих ребенка до 3 лет, одиноким родителям, ухаживающим за детьми-инвалидами и др.

Кадровый специалист отправляет соответствующее уведомление:

Уведомление о продлении

Работник имеет право отказаться от продления командировки. Работодатель может не препятствовать, иначе будет привлечен к административной ответственности.

Далее составляется служебная записка с указанием причин, по которым приходится отсрочить время:

Служебная записка

Затем издается приказ о продлении.

Унифицированной формы законодательство не предусматривает, поэтому документ составляется в произвольном виде.

Обязательно должен содержать:

  • причины увеличения продолжительности;
  • новый срок завершения командировки (устанавливает работодатель).

Документ отправляется по факсимильной связи на подпись сотруднику. По возвращению из командировки предъявляется оригинал.

Пример смотрите здесь:

Приказ о продлении

Примечание: на практике нередко вместо приказа оформляется резолюция руководителя, например такая: «Разрешаю продлить срок командировки на 3 дня. 06.06.2016. К.Е. Костенко».

В табеле учета рабочего времени командировочные проставляются буквой «К» или 06. Количество отработанных часов не отмечается.

При оформлении документов, связанных с увеличением срока выполнения поручений, не нужно вносить изменения в служебное задание или командировочное удостоверение.

Пример:

Работник фирмы ЗАО «Альфа» И.В. Орлов, занимающий должность экономиста, направлен в командировку в ОАО «Виктория» в г.

Красноярск для выполнения задач, связанных с заключением контракта. Длительность поездки составляет 6 дней с 20-25 июня (включительно) 2017 г.

Сотрудник сообщил, что на выполнение потребуется еще 3 дня.

Кадровый специалист должен подготовить:

Служебную записку:

Служебная записка

Приказ:

Приказ о продлении командировки

В табеле учета рабочего времени вносятся следующие обозначения.

Расчеты с сотрудником

В случае продления командировки предприятие обязуется компенсировать сотруднику расходы за:

  • питание;
  • оплату проживания (съемная квартира, гостиница и т. д.);
  • приобретение (обмен) обратного билета.

Если выданные перед отъездом денежные средства израсходованы, работодатель обязан перечислить дополнительную сумму.

Поручить бухгалтеру совершить платеж можно в приказе о продлении.

Такие требования предъявлены Положением о служебных командировках.

Суточные выплачиваются за все время нахождения в командировке и включают:

  • дни пребывания (в том числе, добавленные);
  • выходные и нерабочие праздничные дни;
  • период нахождения в пути;
  • время вынужденной остановки.

Если командированный заболел, он вправе получить финансовую компенсацию после предъявления больничного листа.

Расчет всех положенных выплат осуществляется на основании предоставленных документов: счетов гостиниц, билетов, справок и т. д.

Пример:

Сотрудницу отдела маркетинга А.В. Скворцову отправили в командировку с 27 июня по 9 июля (14 дней). Во время выполнения поручения заболела и находилась в стационаре с 4-6 июля, что подтверждено больничным листом. В связи со случившимся, Анна Викторовна вернулась 12 июля (позже на 3 дня).

Решение:

Дни болезни сотрудницы в командировку не включаются.

Организация должна начислить:

  • суточные за период с 27 июня по 12 июля;
  • больничное пособие за период 4 – 6 июля;
  • компенсацию затрат на проживание (период с 4-6 июля не учитывается).

А.В. Скворцова представила листок нетрудоспособности, счет из гостиницы и чеки, подтверждающие расходы в связи с продлением командировки. Денежная компенсация составила 1700 руб.

Нюансы

Если генеральный директор находится в поездке по служебным делам, которую надо продлить, кадровый специалист составляет приказ.

Основанием является решение директора.

текста будет примерно таким:

Источник: http://kadriruem.ru/prodlenie-komandiroi/

Продление срока командировки — образец приказа

Продление срока командировки — образец приказа

Одной из составляющих большинства профессий являются командировочные периоды. Не редкими бывают случаи, когда командировочный процесс затягивается. Так как ее сроки в большинстве случаев строго регламентированы, продление процесса необходимо официально оформить.

В связи с тем, что в Трудовом Кодексе Российской Федерации не указаны правила и условия увеличения сроков командировок, эта процедура прописывается в положениях и уставе самой организации.

Трудовой Кодекс РФ в последней редакции 

Какие нужны документы на продление командировки?

Причины продления командировки могут зависеть непосредственно от работника (невыполнение поставленных задач в срок, его не компетентность, заболевание и тд.).

Если работник без веских причин не вкладывается в установленные сроки, отдел, отвечающий за финансовую сторону договоренности, может накладывать штраф. Также причины увеличения командировочного процесса могут не зависеть от рабочего.

Например, задержка рейса, плохие погодные условия, не хватка технической базы, непредвиденное увеличения объемов работы.

Для увеличения сроков нахождения сотрудника вне рабочего места с выполнением своих обязанностей необходим ряд документов, которые должны быть указаны в регламенте компании — служебная записка, уведомление о продлении и соответствующий приказ.

Продление командировки как оформить?

Как правило, в первую очередь командированный работник составляет
служебную записку, в которой указывает причины переноса даты окончания работ и точную дату их окончания.

Затем специалисту компании необходимо отправить уведомление о продление командировки, так как без согласия сотрудника продлить его командировочный период нельзя. По договоренности обеих сторон издается приказ, в котором так же должны указываться причины и сроки продления.

Далее документ отправляют на подпись командированному рабочему.

В законодательстве не прописана точная форма для составления такого приказа. Следовательно, норматив составляется в свободной форме. На практике встречаются ситуации, когда вместо приказа руководитель подписывает резолюцию.

В ней прописывается разрешение увеличить рабочий процесс вне основного места работы своей личной подписью по запросу работника.

Не редко, по договоренности работника и организации, подписанная смета, по окончанию выполненных работ, является согласием с тем, что увеличение или перенос сроков является необходимостью.

Как продлить командировку сотруднику?

Утверждение дополнительных дней командировки в общих ситуациях включает в себя несколько этапов: создание соответствующего приказа и уведомление об этом командированного сотрудника. Однако есть ряд случаев, когда необходимо соблюдение еще одного этапа: оформить запрос работника на его согласие об увеличении длительности командировочного периода.

Этот момент необходимо учитывать, когда данный процесс касается следующих категорий:

  • Сотрудницы, имеющие ребенка менее 3-х летнего возраста;
  • Матери и отцы, воспитывающие детей самостоятельно. При этом возраст ребенка не должен превышать 5 лет;
  • Опекуны малолетних детей до 5 лет, а также воспитывающие отпрысков с отсутствием матери ребенка;
  • Сотрудники, чей ребенок является инвалидом;
  • Рабочие, которые осуществляют уход за больным родственником на основании медицинского заключения.

Учитывая постановления ТК РФ о командировочном процессе, рабочие вышеперечисленных категорий могут быть направлены на работу вне основного места труда только с личного письменного согласия. Соответственно, продление срока командировки так же должно подкрепляться письменным соглашением сотрудника.

Приказ издается генеральным начальником предприятия, и им же визируется. Следующим этапом, данный норматив должен быть передан командируемому сотруднику для ознакомления, а так же визирования его.

Служебная записка о продлении командировки

Служебная записка о продлении выезда пишется на имя руководителя. На основании такой инициативы сотрудника оформляется процедура увеличения срока выездной работы.

В преамбульной части документа указывается начальник предприятия, а так же сотрудник, находящийся в командировке. Далее идет ее основная часть.

Здесь указывается причина продления выездного периода, факторы влияния на данную ситуацию, а так же окончательный срок завершения оставшегося объема выездной работы.

Скачать образец 

Приказ на продление командировки — образец

Приказ о продлении командировки в связи с задержкой рейса или по другой причине издается в вольном формате.

В тексте необходимо прописать:

  • Данные командированного сотрудника;
  • Причина и срок, на который продлевается выездная работа сотрудника;
  • Ссылка на первоначальный приказ;
  • Направление в бухгалтерский отдел с указанием дополнительных начислений.

Приказ визируется генеральным директором предприятия и направляется сотруднику для ознакомления под роспись.

Скачать образец приказа

Могут ли продлить командировку без согласия работника?

В соответствии с трудовым законодательством рабочий должен добросовестно выполнять свои профессиональные обязанности.

Направление на выезд, а так же увеличение такого периода может проводится на основании решения руководителя.

Данному распоряжению сотрудник обязан подчиниться.

Исключение составляют некоторые категории рабочих — родители-одиночки, мамы отпрысков до 3‐х лет, опекуны малолетних детей или же ухаживающие за больными родственниками.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Источник: https://samso.ru/komandiroa/prodlenie-sroka-komandiroi-obrazec-prikaza.html

Как возместить сотруднику расходы при продлении срока командировки

Направляя сотрудника в командировку, организация обязана возместить ему:

  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома администрации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ, а также в пункте 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Продление командировки

Командировка автоматически продлевается, если сотрудник не может вернуться к месту постоянной работы по объективным причинам. Например, если он заболел или задержался в пути из-за плохих погодных условий, поломки транспорта и т. п.

Болезнь сотрудника

Болезнь сотрудника в командировке должна быть подтверждена больничным листком. Дни болезни в срок командировки не включайте.

Но суточные и расходы на проживание за этот период нужно выплатить.

Если сотрудник лечился в стационаре, то за время его пребывания в больнице расходы на жилье не возмещайте.

Затраты на лечение относятся к иным расходам. Следовательно, возмещать их нужно только по решению руководителя организации.

За период нетрудоспособности сотруднику нужно выплатить больничное пособие. Средний заработок за дни болезни не сохраняйте.

Такие правила установлены пунктом 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Пример расчета выплат сотруднику, который задержался в командировке из-за болезни

Сотрудник был направлен в командировку с 12 по 24 ноября (на 13 дней). Во время командировки он заболел и с 16 по 19 ноября находился в стационаре (это подтверждено больничным листком). В связи с болезнью из командировки сотрудник вернулся 28 ноября (позже на четыре дня).

Период болезни в срок командировки не включается. Сотруднику нужно начислить:

  • суточные за период с 12 по 28 ноября (за 17 дней);
  • зарплату в размере среднего заработка за рабочие дни по графику организации в период с 12 по 15 и с 20 по 28 ноября;
  • больничное пособие за период с 16 по 19 ноября;
  • компенсацию расходов по найму жилья. Расходы за период с 16 по 19 ноября не возмещаются.

Задержка в пути

Задержка командированного сотрудника в пути должна быть подтверждена справкой перевозчика (авиакомпании, железной дороги и т. п.). За время вынужденной задержки организация обязана:

  • выплатить сотруднику суточные по тем же нормам, что и за время пребывания в командировке (п. 11, 17, 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749);
  • возместить ему документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, определенных коллективным договором (локальным нормативным актом) (п. 14, 21 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749);
  • начислить сотруднику зарплату в размере среднего дневного заработка за рабочие дни по графику командирующей организации (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Пример расчета выплат сотруднику, который задержался в командировке из-за неблагоприятных погодных условий

Организация расположена в г. Москве. В связи с неблагоприятными погодными условиями самолет, на котором сотрудник организации возвращался из командировки, совершил вынужденную посадку в г. Новокузнецке. Сотруднику пришлось снять номер в гостинице аэропорта на одни сутки.

Вернувшись из командировки, сотрудник представил:

  • справку авиакомпании, подтверждающую факт вынужденной посадки и время отправления следующего рейса на Москву;
  • счет из гостиницы на сумму 700 руб.

Расходы по оплате номера в гостинице во время вынужденной посадки самолета в другом городе приравниваются к расходам по проживанию в месте командировки. Поэтому они полностью возмещаются сотруднику. Кроме того, за дополнительный день пребывания в командировке сотруднику нужно:

  • выплатить суточные;
  • начислить зарплату в размере среднего заработка, если этот день является рабочим по графику организации.

Отсутствие уважительной причины

За время задержки в пути без уважительных причин средний заработок можно не сохранять, суточные не выплачивать, расходы по найму жилья не возмещать. Такая ситуация может возникнуть, если сотрудник потерял документы или их не было вообще.

Поясним на примере. Сотруднику выдали аванс на командировку с условием, что он сам купит обратный билет на поезд. Однако билетов в кассе не было, поэтому пришлось возвращаться на попутных машинах.

Естественно, оправдательные документы, на каком транспорте ехал сотрудник и сколько он за это заплатил, вообще отсутствуют.

Значит, и возмещать расходы на обратный проезд, а также суточные за время задержки в пути не нужно.

Такой вывод следует из пунктов 4, 7, 11 и 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Ситуация: может ли сотрудник уйти в отпуск сразу после командировки, не возвращаясь на работу?

Ответ: да, может.

Никаких ограничений на этот счет в Трудовом кодексе РФ нет. Однако если организация выплачивает зарплату наличными, перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно выплатить ему отпускные. Сотрудник должен получить их не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Источник: http://nalogobzor.info/publ/raschety_s_personalom/podotchetnye_summy/kak_vozmestit_sotrudniku_raskhody_pri_prodlenii_sroka_komandiroi/59-1-0-1549

Приказ об изменении сроков командировки. Образец и бланк 2018

Приказ об изменении сроков командировки. Образец и бланк 2018

Приказ об изменении сроков командировки, образец и бланк которого можно скачать сразу после этого абзаца, издается отдельно и пригодится в случае, когда даты командировки сотрудника смещаются в ту или иную сторону.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об изменении сроков командировки .docСкачать образец приказа об изменении сроков командировки .doc

Сроки командировки могут измениться как по инициативе работодателя, так и ввиду чрезвычайных ситуаций. Не стоит сбрасывать со счетов и обстоятельства, в которые может попасть сотрудник.

Как бы то ни было, исправлять уже изданные и зарегистрированные приказы недопустимо. Для корректировки сроков командировки необходим новый приказ.

Если в компании имеется положение о командировках, то это значительно упростит процесс увеличения или уменьшении срока командировки работника. В положении может быть четко прописан алгоритм действий, которого нужно придерживаться. Например:

  1. Сотрудник пишет служебную записку. В ней он указывает причины, которые его задерживают (или перестали задерживать), а также новую желаемую дату окончания командировки. Если это инициатива работодателя, то от него работнику присылается письменное уведомление о продлении.
  2. На основе служебной записки формируется положение, согласно которому срок пребывания сотрудника в другом городе изменяется.
  3. Руководитель организации (или другой работник организации: заместитель руководителя, кадровик и пр.) согласовывает все моменты, касающиеся пребывания работника в командировке с руководителем принимающей стороны.
  4. Руководитель предприятия издает приказ об изменении сроков командировки. Один из экземпляров приказа направляется командированному сотруднику на подпись.
  5. Происходит возвращение командированного работника в новую дату, а затем ему начисляются положенные командировочные выплаты.

Законодательная база

Каждая конкретная ситуация увеличения или уменьшения длительности командировки требует особого подхода. Но подход ко всем один. Что касается того, какими документами стоит руководствоваться в том или ином случае, то полностью раскрывают правовые аспекты оформления документа:

  • Трудовой кодекс. Информация о командировках подробно изложена в 24 и 166 его статьях.
  • 264 статья Налогового кодекса.
  • ПП №749.
  • КоАП в 27 подпункте 5 статьи.

Инициатива работника

В большинстве случаев у командировки меняется срок по инициативе руководителя организации либо по непредвиденным обстоятельствам. Но иногда ситуация складывается так, что работник сам вынужден задержаться, по своей инициативе, а чаще – по необходимости.

Если его задерживает болезнь, то он обязан предоставить начальнику листок нетрудоспособности.

Если же он просто не выполнил поставленные перед ним задачи в срок и нуждается для выполнения в дополнительном времени, то командировка, конечно, увеличивается. Но по возвращении финансовый отдел организации будет иметь все основания для наложения штрафных санкций.

Нужно ли согласие сотрудника

Для того чтобы отправить в командировку сотрудника (или нескольких), работодатель не обязан заручаться его согласием заранее. Распоряжения руководителя могут устраивать работника или нет, но подчиниться его приказу он обязан, если не хочет лишиться работы.

Поэтому приказ об изменении сроков командировки тоже может издаваться без письменного согласия. Из этого правила имеется ряд исключений. Трудовой кодекс предполагает, что так безапелляционно принимать решения работодатель может, только если сотрудник не принадлежит к одной из этих категорий:

  • Женщины, имеющие детей до 3 лет.
  • Матери-одиночки и отцы-одиночки, у которых есть дети, не достигшие 5-летнего возраста.
  • Под опекой работника любого пола находится ребенок младше 5 лет.
  • Опекуны или родители ребенка-инвалида.
  • Работник, опекающий больного члена семьи.

Причем подпись самого работника под приказом может не обозначать, что он согласен со всеми пунктами документа. Эта подпись всего лишь значит, что он был ознакомлен с содержанием. Эта юридическая тонкость частенько используется при судебных разбирательствах работника с работодателем.

По этой причине будет необходимо оформить письменное согласие сотрудника для соблюдения его гражданских прав.

Если срок сократился

Нужно учитывать, что командировочные сутки заканчиваются в 23.59 и начинаются в 00.00. Если работник выполнил задачу раньше и захотел вернуться, то издается приказ, сотрудник приезжает в город своего основного места работы.

Если он приехал на несколько дней (или на 1 день) раньше заранее запланированного срока, то на следующий день он должен явиться на место службы. Если он не явился, то это считается пропуском рабочего дня.

Работодатель вправе назначить денежное поощрение за быстро проделанную работу или не назначать. Он вправе предоставить своему работнику внеочередной оплачиваемый выходной на это время.

Но если никаких бумаг по этому поводу не оформляется, а сотрудник закончил выполнение своих обязанностей в командировке раньше срока, то он по закону на следующий день обязан явиться на место службы.

Командировочные выплаты

Оплата производится бухгалтерией по факту пребывания сотрудника в командировке. Сколько по времени фактически он выполнял там свои обязанности, на столько дней и будут выплачены командировочные.

Виды командировок и срок хранения приказа

Вся документация относительно командировок, включая описываемый приказ, хранится либо 5 лет, либо 75. Это будет зависеть от того, какой тип командировки был задействован организацией.

Если командировка была долгосрочная (она длилась дольше 6 месяцев), то придется сохранить в архивах приказ 75 лет.

Если же длительность была маленькая – не больше пары месяцев – то уничтожать документ организация имеет право после 5 лет хранения. Исключение – вредные условия труда.

При них всегда документация хранится 75 лет. Приказ об изменении сроков командировки – не исключение.

Источник: https://assistentus.ru/forma/prikaz-ob-izmenenii-srokov-komandiroi/

Продление командировки: причины, можно ли это сделать без согласия работника, как правильно оформить

При планировании служебной поездки устанавливаются ожидаемые сроки и длительность командировки сотрудника, исходя из объема работы, которую необходимо осуществить.

Однако на месте работник, уже в ходе выполнения полученного от руководства задания, может столкнуться с тем, что указанного периода ему не хватит.

В этой ситуации администрация субъекта бизнеса должна составить приказ о продлении командировки.

Причины продления командировки

Основными актами, регулирующими порядок отправления и оформления служебных поездок в фирме являются Положение о командировках, Коллективный договор. В первом локальном-нормативном акте устанавливаются причины, по каким может происходить увеличение длительности подобных поездок.

Данные основания, в зависимости от того, кто будет инициатором, подразделяются на оформляемые на основании служебной записке о продлении командировки самого работника, и когда об их необходимости заявляет руководство организации.

Продление командировки может осуществляться и в результате непредвиденных чрезвычайных факторов (форс-мажор).

В нормативных актах на законодательном уровне отражается возможность администрации предприятия при появлении производственной необходимости осуществлять продление сроков служебных командировок.

Наиболее частыми основаниями для удлинения времени служебной поездки являются неправильное определение при планировании объема работ, который командируемый должен выполнить, возникновение впоследствии новых заданий, прошение от принимающей стороны о продлении.

Какая бы ни была причина, сотруднику, уехавшему в командировку, нужно составить докладную в администрацию своей фирмы, подробно изложив факты. Это может сделать и непосредственный руководитель такого сотрудника.

Кроме этого, отправленный в командировку работник может оформить там, по причине состояния здоровья, листок нетрудоспособности, из-за чего придется перенести сроки возвращения.

Часто встречается ситуация, когда у командируемого возникает проблема с приобретением обратных билетов, или же произошла поломка транспорта.

бухпроффи

Внимание! Главное в этой ситуации для сотрудника, отправленного в командировку, вовремя сообщить о возникновении обстоятельств, вследствие которых нужно продлить поездку.

Для этого он может использовать все доступные для него средства связи. При возможности запросить у компетентных лиц подтверждающие документы (листок нетрудоспособности, различные справки и т.д.

).

После этого только администрация сможет оформить распоряжение об увеличении командировки.

Можно ли продлить командировку без согласия работника

Служебная поездка по заданию руководства является частью трудовых функций, которые необходимо выполнять работающему в силу заключенного с фирмой трудового соглашения.

Поэтому отказаться от участия в поездке без привлечения к дисциплинарной ответственности сотрудник сможет, если на это даст согласие администрация. Данное правило распространяется и на продление служебной поездки, поскольку это также является командировкой.

Не стоит забывать про категории граждан, при оформлении командировки, которых законодательством установлена обязанность руководства фирмы получать от них предварительное согласие на такие поездки.

К таким сотрудникам относятся:

  • Имеющие малолетних детей (до 3-х лет), женщины или иные лица, на воспитании которых находятся эти малыши при отсутствии матери.
  • Лица, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.
  • Лица, осуществляющие медицинский уход и присмотр за близкими родственниками.
  • Работающие на предприятии инвалиды, за исключением случаев когда поездка влияет на их реабилитационный период восстановления здоровья.

бухпроффи

Внимание! Так как эти сотрудники дают первоначальное согласие на служебную поездку, то и на продление ее сроков у них нужно получать согласие. Если такой человек отказывается от этого, то увеличивать срок его командировки нельзя.

Как оформить продление командировки

Шаг 1. Получить у работника согласие при необходимости

Нормативные акты в сфере труда определяют некоторые типы работников, какие допустимо направлять в поездки только получив от них согласие.

Это же правило будет распространяться и на продление.

Если работнику нужно увеличить срок командировки, и он входит в установленный перечень лиц, то продлевать поездку можно тоже только с согласия.

Оно формируется только в письменной форме. При этом в документ обязательно добавляется строка, содержащая упоминание о том, что сотрудник знает о своем праве отказаться.

Однако когда он находится в поездке, получить от него прямое разрешение затруднительно, но сделать это все же можно:

  • При помощи разговора по телефону. С сотрудником при телефонном разговоре можно договориться о том, что поставит подпись на согласии, когда вернется из поездки. Однако этот способ наиболее небезопасный, ведь по какой-либо причине сотрудник может потом отказаться ставить подпись на бланке. В результате на организацию будут наложены штрафы за увеличение времени поездки без согласия сотрудника.
  • Форма согласия пересылается по факсу. Работник при получении знакомится с ним, ставит свою подпись и так же факсом высылает обратно. После возвращения из командировки можно попросить подписать и оригинал.
  • Выслать бланк по электронной почте. В целом, этот способ аналогичен предыдущему — сотрудник распечатывает присланную скан-копию, ставит свою подпись и при помощи сканера высылает ее назад.

бухпроффи

Важно! Если от льготного работника не получается добиться согласия, то оставлять его в командировке самовольно запрещено.

Шаг 2. Написать служебную записку

После проведения переговоров с работников, во время которых было получено от него согласие на увеличение срока командировки, либо, если он не наделен льготами, без получения согласия, непосредственный руководитель командированного должен составить служебную записку.

Этот документ создается произвольно, и должен включать следующие сведения:

  • Личные данные работника;
  • Первоначальная дата окончания поездки;
  • Причины, из-за которых нужно продлить срок поездки;
  • Новый день окончания поездки.

Руководство должно рассмотреть предоставленный документ и проставить на нем свою отметку — разрешить увеличить срок поездки либо отказать в этом. Если принято решение об увеличении, то документ с указанием на нем отправляется в кадровый отдел.

Шаг 3. Оформить приказ на продление командировки

Для такого документа нет какой-либо специальной формы. Его можно оформить на фирменном бланке с произвольными формулировками.

Такой приказ должен обязательно включать в себя:

  • Данные о работнике, которому увеличивается командировка;
  • Причина, из-за которой выполняется увеличение срока;
  • Дата, в какую должна теперь завершиться поездка (работодатель назначает ее самостоятельно);
  • Указание ответственному лицу выполнить перечисление денежных средств;
  • Определение ответственных лиц.

Делопроизводство требует, чтобы работник был обязательно ознакомлен с приказом и поставил на нем свою подпись. Но поскольку он находится на этот момент в отъезде, сделать это нельзя.

бухпроффи

Внимание! Однако можно провести телефонные переговоры, во время которых получить от него согласие подписать документ, либо отправить ему бланк составленного приказа факсом или по электронной почте для того, чтобы он его подписал и отправил обратно.

Шаг 4. Выплатить суточные за новые дни

При увеличении срока нахождения работника в командировке, у него также существенно увеличатся его суточные расходы – ему необходимо будет продолжать снимать номер в гостинице, ежедневно питаться, пользоваться связью и транспортом, нести другие расходы.

Администрация фирмы должна компенсировать командированному сотруднику все расходы, которые он несет во время поездки.

Поэтому, при принятии решения о продлении командировки, ему нужно перечислить суточные при командировке по территории РФ в рублях, либо суточные при загранкомандировке в валюте, а также денежные средства на покрытие возникающих дополнительных расходов.

Акты трудового законодательства не включают в себя разрешения на то, чтобы при продлении сотрудник производит оплату всех дополнительных расходов из своих средств с последующей компенсацией при возвращении.

Рекомендуется в приказ на продление включать указание ответственному лицу на расчет и перечисление дополнительных средств работнику.

Шаг 5. Изменение ранее составленных документов

Если было решено изменить условия командировки, то исправлять документы, которые были выпущены ранее — служебное задание, командировочное удостоверение и другие, нет необходимости. Однако при сдаче их в архив необходимо будет прикрепить к ним копию приказа об изменении командировки в качестве обоснования.

Работник, который делает отметки в табеле учета рабочего времени, в дни продления все также ставит отметки в виде буквы «К» без указания часов.

Источник: https://buhproffi.ru/kadry/prodlenie-komandiroi-kak-pravilno-oformit.html

Продление командировки – как правильно оформить

Когда оформляется командировкаКак оформить командировку в 2017 году сотрудника, директор в своем письменном распоряжении устанавливает ожидаемые сроки этой поездки.

Но в дальнейшем, по самым различным причинам, данного периода может не хватить и потребуется продление командировки.

В соответствии с законодательством, ранее установленный срок служебной поездки для работника может быть продлен.

Причины продления командировки

В локальном-нормативном актеЛокальные нормативные акты – что это и порядок их принятия, к которому могут быть отнесены Положение о командировкеКак составить положение о командировках?, коллективный договорКоллективный договор – как составить и утвердить?, определяются случаи, когда необходимо произвести пересмотр сроков служебной поездки.

Их можно условно разделить на инициированные администрацией предприятия или продление по представленным документам от работника. Кроме этого не стоит забывать о возникновении форс-мажорных обстоятельств.

Законодательством закреплено право руководства организации, в связи с производственной необходимостью, продлевать работнику период нахождения его в командировкеКомандировка сотрудников: что это, кого нельзя отправлять, гарантии сотруднику на время поездки.

Продление может быть вызвано первоначально неправильным определением объема работ, появлением дополнительных заданий, просьбой принимающей стороны и т. д.

О выявлении данных причин в докладной записке должен сообщить либо сам работник, отправленный в командировку, либо руководитель структурного подразделения.

Находясь в командировке сотрудник может заболеть, и в месте командировки открыть листок нетрудоспособности.

Также может возникнуть ситуация, когда у работника возникают проблемы при приобретении билетов во время возвращения, поломка или отсутствие транспорта.

С помощью доступных средств связи он должен сообщить о возникшей задержке при возвращении руководству, которому на основании представленных фактов нужно издать приказ о продлении периода служебной поездки.

Внимание! При возвращении из командировки работнику надо будет представить подтверждающие документы. Ими могут быть больничный лист, справка транспортной организации и т. д.

Поскольку командировка — это выполнение служебного задания, сотрудник не дано право от нее отказаться. Так же обстоят дела с продлением, поскольку эта процедура фактически — увеличение срока пребывания в поездке, а он полностью оставлен на усмотрение работодателя.

Однако существуют категории работников, для которых законодательство установило обязательное получение согласия на поездку. Без него администрация предприятия не может отправить такого сотрудника в командировку.

К таким категориям относятся относятся:

  • Женщины, имеющие ребенка до 3-х лет, либо иное лицо, которое воспитывает ребенка с таким же возрастом без участия матери;
  • Работники с ребенком до 5 лет, которые воспитывают его без второго супруга;
  • Работники с детьми, имеющими инвалидность, возрастом до 18 лет;
  • Работники, которые производят медицинский уход за родственниками согласно предписанию;
  • Работники с инвалидностью, если поездка не мешает восстановительной программе.

Важно! Поскольку изначально данные сотрулники дают согласие на поездку определенной длительности, при продлении командировки на новый срок необходимо снова запрашивать у них дополнительное согласие. В случае отказа, производить увеличение срока поездки такому сотруднику администрация не имеет право.

Законодательство устанавливает гарантии некоторым категориям работников, которых можно отправлять в служебную поездку только с их согласия.

Эти же требования действуют и в случае продления.

Если сотрудник, которому необходимо продлить срок командировки, относится к одной из них, сделать это можно только с его согласия.

Последнее оформляется письменным документом. При этом в бланке обязательно нужно предусмотреть пункт, в соответствии с которым отражается информация о том, что работник предупрежден о возможности отказаться от продления периода служебной командировки.

Поскольку командированный в это время может находиться далеко в другом городе, получение у него согласия может быть проблемой.

Это можно сделать:

  • Путем переговоров по телефону. Можно договориться с работником, что он подпишет бланк согласия по возвращении из поездки. Самый небезопасный способ, поскольку работник по какой-либо причине может передумать ставить подпись, а на организацию за продление командировки без согласия будут наложены санкции;
  • Передачей бланка согласия по факсу. Необходимо отправить документ по факту работнику, он ставит свою подпись и так же факсом пересылает назад. По возвращении можно попросить его подписать оригинал;
  • Передачей бланка по электронной почте. В целом, повторяет предыдущий способ, но работнику необходимо распечатать бланк, поставить свою подпись, после этого отсканировать и скан-копию отправить назад.

Внимание! Если такой работник ни при каких доводах не согласен продолжать командировку, заставить его сделать это нельзя.

После того, как с работником достигнуто согласие по продлению командировки, либо он не относится к льготным категориям, и его согласие не требуется, непосредственный начальник подразделения, в котором он работает, пишет служебную записку на имя руководства.

Служебная записка о продлении командировки оформляется в произвольной форме, и должна содержать данные о работнике, информацию о предыдущей дате завершения поездки, причины, по которой нужно произвести продление, период продления и новую дату завершения.

Руководитель фирмы или предприниматель рассматривает документ, и приняв решение, проставляет на нем свою резолюцию — разрешить продление, либо отказать в нем. При положительном решении, бланк передается в кадровую службу для дальнейшего оформления последующих документов.

Шаг 3. Составление приказа на продление командировки

Приказ о продлении командировки не имеет строгой стандартной формы. Он может составляться в произвольном виде на фирменном бланке.

Документ обязательно должен содержать:

  • Информацию о сотруднике, который находится в командировке;
  • Причину, по которой необходимо продлить служебную поездку;
  • Новую дату завершения поездки (устанавливается работодателем самостоятельно);
  • Указание произвести перечисление денежных средств;
  • Установление ответственных лиц.

Как оформить приказ о продлении командировки?

Внимание! Работник должен быть обязательно ознакомлен с приказом, и подтвердить это личной подписью.

Поскольку он может находиться далеко, с ним при помощи телефонных переговоров нужно получить согласие о подписи документа, либо отправить бланк по факсу или электронной почты для того, чтобы он подписал и выслал его обратно.

Увеличение срока пребывания в поездке повлечет за собой и увеличение расходов работника. Ему необходимо будет дополнительные дни оплачивать гостиницу, нести расходы на питание, производить другие расходы (например, за обмен билета может удерживаться комиссия).

Поскольку работодатель обязан компенсировать сотруднику все понесенные им траты, при продлении необходимо перечислить работнику суточные при командировкеСуточные при командировках в 2017 году за дополнительные дни, а также деньги на оплату гостиницы и покрытие других расходов.

Разрешения на то, чтобы работник производил оплату новых расходов из собственных средств, трудовое законодательство не содержит.

Указание на перечисление работнику дополнительных средств лучше всего сразу включать в приказ на продление командировки.

Шаг 5. Внесение изменений в другие документы

Вносить изменения в ранее оформленные документы — служебное задание, командировочное удостоверение, не требуется. В качестве обоснования расхождения дат, к ним прикладывается копия приказа на продление поездки.

В табеле учета рабочего времениКак заполнить табель учета рабочего времени дни нахождения в командировке все также отмечаются буквой «К», без проставления часов.

Источник: https://kadrypro.ru/komandiroa/prodlenie/prodlenie-komandiroi.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.