Оформление командировки руководителя

Содержание

Как оформить командировку руководителя?

Оформление командировки руководителя

Порядок оформления командировки в 2017 году актуален в связи с отменой в 2015 году командировочных удостоверений. Для оформления командировки также не используются отчеты о выполненной работе и служебные задания.

Рассмотрим, как правильно оформить служебную командировку руководителя с применением нового законодательства.

Нормативная база

Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.

Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.

Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, порядок оформления – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г.

№ 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.

Цели поездок

Служебные цели отражены в действующем Постановлении Правительства РФ № 749.

Цель служебной командировки генерального директора – это выполнение служебных обязанностей в соответствии со своей должностью для улучшения работы организации.

Документальным основанием поездки выступает распоряжение руководителя в виде оформленной служебной записки.

Примерами целей командировки директора за границу и в пределах страны могут быть:

  • старт нового проекта, проведение переговоров с подрядчиками и другими контрагентами, заключение с ними долгосрочных соглашений о сотрудничестве;
  • проведение ревизионной проверки филиала при выявлении серьезных нарушений в ходе проверок контролирующих государственных органов у подразделений предприятия, находящихся в другом городе или регионе. Для этого необходимо присутствие руководителя по урегулированию всех спорных вопросов;
  • поиск новых возможностей для развития бизнеса, проведение встреч с потенциальными партнерами предприятия, создание и реализация новых бизнес-проектов;
  • открытие новых структурных подразделений, отделений или филиалов в других городах и странах.

Цели командировок не зафиксированы в нормативных или кадровых документах. Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в приказе на командировку.

Оформление командировки руководителя (директора) в 2017 году

Правила и требования

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места.

Служебная командировка отвечает условиям:

  • осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
  • поручение не связано с постоянным рабочим местом;
  • поездка ограничена временными рамками;
  • сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.

Сколько дней может длиться поездка?

Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.

Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен. Поэтому поездка может оформляться на любой период, необходимый для исполнения служебного поручения.

При командировке за сотрудником сохраняется постоянное место работы и основные трудовые функции. Следовательно, срок поездки должен четко устанавливаться.

В подобных ситуациях говорится о «разумных» сроках, хотя, это понятие относительное.

Оформление замены

Обязанностью руководителя является подписание трудовых договоров с работниками, приказов об увольнении, привлечение работников к дисциплинарной ответственности и другие. Эти полномочия могут быть временно или на постоянной основе переданы иному лицу.

Делегируя свои полномочия, руководитель передает работнику дополнительные новые обязанности, которые нужно согласовать с ним. Новые обязанности нужно предусмотреть в трудовом договоре.

Передачу права подписи необходимо закрепить доверенностью (ст. 185 ТК РФ).

Она оформляется на период не более 3 лет, однако при командировке руководителя сроки устанавливаются минимальные.

В доверенности можно прописать ограничение периода ее действия. Нотариальное заверение не обязательно.

Согласно ст. 185 ГК РФ доверенность оформляется для представительства работодателя перед третьими лицами. В документе указываются все действия, которые будет выполнять представитель работодателя.

Если необходимо передать полномочия руководителя на время его командировки, кроме приказа о возложении обязанностей на сотрудника заключается дополнительное соглашение к трудовому договору с ним с условиями выполнения дополнительной работы и ее оплаты.

Также обязательно получение письменного согласия сотрудника.

После этого издается приказ по личному составу о поручении дополнительных задач.

Помимо этого рекомендуется оформить приказ по основной деятельности о передаче полномочий руководителя на определенный срок.

Пример доверенности:

Пример составления доверенности

Пример приказа о передаче полномочий:

Пример приказа

Пример дополнительного соглашения:

Допсоглашение к трудовому договору

Документы

Документы, которыми в 2017 году оформляют командировки, зависят от вида транспорта, на котором руководитель совершил поездку.

Фактический период пребывания в поездке устанавливается:

  • при использовании любого вида транспорта при отсутствии проездных документов – на основании служебной записки;
  • в других случаях – на основании проездных документов.

Руководитель на протяжении 3-х рабочих дней после возвращения из поездки представляет авансовый отчет о потраченных средствах с подтверждающими документами:

  • расходов, связанных с поездкой (оплата жилья, проезда и т.п.);
  • использования транспорта (счета, чеки, квитанции, путевой лист и другие);
  • служебной записки о периоде поездки.

Приказ

Основанием для командировки руководителя является решение работодателя.

Для его оформления составляется приказ о направлении в поездку. Обязательная форма для него не предусмотрена, поэтому ее можно разработать самостоятельно или применить унифицированную форму Т-9 или Т-9а.

Цель указывается в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по вышеуказанной форме, а также в произвольном варианте.

Бланк формы Т-9

Бланк формы Т-9а

Такое правило рекомендуется выполнять согласно Постановлению № 749. Главным является наличие служебной записки и согласия работника поехать в командировку, подтвержденное заявлением.

Количество экземпляров не установлено нормативными документами, поэтому на каждом предприятии такие приказы могут множиться ровно в том количестве, сколько это будет необходимо для кадрового делопроизводства.

Служебная записка

Согласно новому законодательству, служебная записка руководителя о направлении в командировку составляется вместо служебного задания, командировочного удостоверения, отчета о выполнении работы. На основании служебной записки оформляется приказ.

Рассмотрим, как правильно оформить служебную записку:

  • В верхнем правом углу документа указывается должность, фамилия и инициалы вышестоящего руководителя.
  • В центре пишется заголовок документа «Служебная записка».
  • Под заголовком пишется обращение с просьбой направить работника в служебную командировку. Указывается цель поездки, период выполнения служебных задач.
  • Под текстом ставится дата и подпись составителя служебной записки. В тексте можно отразить ожидаемые финансовые затраты, специфику поездки.

В служебную записку рекомендуется внести не только дату, но и время начала и завершения командировки.

Это необходимо для корректного расчета суммы суточных.

Пример служебной записки:

Пример составления служебной (докладной) записки

Оплата и возмещение расходов

Согласно трудовому законодательству командированному сотруднику возмещаются затраты:

  • на проезд;
  • на аренду жилья;
  • суточные расходы на проживание;
  • другие расходы по согласованию с работодателем.

Порядок и размер их возмещения установлен в локальных нормативных документах работодателя или коллективном договоре.

Авансовый отчет

После возвращения из поездки руководитель обязан оформить авансовый отчет о расходах в служебной поездке в срок 3 рабочих дня с приложением всех подтверждающих документов.

По этому документу осуществляется окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу средств на командировочные расходы.

Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства.

В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства. Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем.

Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете.

Питание и проживание, суточные

Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или за границу.

Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.

Каковы последствия отказа от командировки? Смотрите тут.

Как оформить продление служебной командировки? Информация — здесь.

Если проезд осуществлялся на личном автомобиле

При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:

  • маршрутный лист;
  • оплаченные счета, чеки, квитанции;
  • документы, подтверждающие его следование по маршруту к пункту назначения.

Нюансы для руководителей бюджетных учреждений

При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности.

В бюджетных учреждениях требуется устанавливать источники финансирования оплаты командировочных расходов, которыми могут быть бюджетные и внебюджетные средства (например, гранты, доходы от оказания платных услуг, от предоставления услуг по хоздоговорам и другие). В приказе о направлении руководителя в поездку указывается определенный источник поступления денежных средств, за счет которых оплачиваются командировочные расходы.

Для многих бюджетных учреждений свойственно совмещение должностей их штатными сотрудниками. Поэтому руководитель направляется в поездку не только по месту основной работы, но и по месту совместительства.

На время отсутствия руководителя бюджетного учреждения в служебной командировке требуется документально оформить передачу его функций другому сотруднику на период поездки.

Это осуществляется путем издания приказа о возложении обязанностей.

Итог

Таким образом, при направлении руководителя в служебную командировку нужно оформить приказ.

После возвращения из служебной поездки нужно представить документы:

  • служебная записка;
  • документы, подтверждающие расходы (их перечень зависит от выбранного транспорта);
  • авансовый отчет.

Источник: http://kadriruem.ru/komandiroa-rukovoditelja/

Командировка директора — документы, приказ, как оформить

Командировка директора - документы, приказ, как оформить

Для одних отечественных хозяйствующих субъектов командировка директора не является чем-то экстраординарным, другие сталкиваются с этим впервые, задаваясь вопросами типа «как ее оформить», «какие документы нужны, и кто их будет визировать». Ответы на них, а также детальная инструкция по оформлению командировки для руководителя, представлены в статье.

Определение понятия «служебная командировка» дано в ст. 166 ТК и звучит следующим образом: это – поездка подчиненного с отрывом от постоянного рабочего места для выполнения данного руководством поручения.

Таковой не считаются поездки сотрудников, нанятых для разъездной работы.

Особенности направления в нее содержит одноименное правительственное Постановление № 749 от 13.10.2008 г.

Данные акты регулируют вопросы оформления командировки руководителя организации, поскольку он также является наемным работником, но уполномоченным представлять сторону нанимателя в отношениях с другими членами коллектива (актуально, если руководитель не является учредителем).

Так, согласно им:

  • определяется продолжительность данной поездки, обусловленная объемом имеющихся задач и их сложностью;
  • руководителю на время отсутствия предоставляются определенные гарантии (в частности, о сохранении за ним должности и среднего заработка, а также о возмещении понесенных целевых расходов по его возращении).
  • устанавливаются определенные ограничения.

Срок пребывания в командировке не регламентирован. Единственное — лица, допущенные к гостайне, не могу находиться в ней более полугода (Постановление № 63 от 06.02.2010 г.).

Законодательство постановляет обязательность компенсирования руководителю в полном объеме целевых расходов, имевших место в командировке.

Под ограничениями стоит понимать запрет на поездки в командировки таким категориям руководителей:

  • женщинам, ожидающим ребенка;
  • одиноким родителям, на иждивении которых находятся несовершеннолетние до 5 лет, дети-инвалиды или нетрудоспособные домочадцы.

Также ограничения касаются руководителей, воспитывающих детей, не достигших трех лет, самостоятельно. Их можно отправить в командировку, но только при наличии письменного согласия и медицинской справки, подтверждающей хорошее состояние здоровья.

Оформление командировки директора: документы

Командировка сопровождается документами, принятыми постановлением Госкомстата № 1от 05.01.2004 г. до 2013 г.

Прежде чем приступать к их оформлению, следует изучить уставную документацию. В ней указывается лицо, наделенное правом составления и визирования локальных распоряжений.

Иногда это – заместитель руководителя или главбух, что допускается п. 3 ст. 53 ГК. Если же им является сам директор, то подписанием требуемых бумаг должен заниматься он.

Далее формируется пакет документов в такой последовательности:

  1. ф. № Т-10а;
  2. ф. № Т-9;
  3. приказ о временном замещении руководителя;
  4. ф. № Т-10.

Первая форма – это служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. В нем кратко приводятся итоги поездки и совершенные расходы.

На его основании издается приказ о командировании (п. 2) и, параллельно, приказ о замещении руководителя.

Факт пребывания в командировке и его продолжительность доказывает командировочное удостоверение (п.4), выписываемое в одном экземпляре при поездке по РФ на срок, превышающий один день.

Оно содержит личные данные командируемого, цель поездки, отметки о времени приезда в пункт назначения и возвращения обратно, предоставляется руководителем в бухгалтерскую службу вместе с авансовым отчетом.

Все вышеперечисленное подписывает руководитель организации, если право на это не делегировано другому лицу. То есть, он самостоятельно себя командирует.

С начала 2015 г. документы из п.1 и п. 4 считаются необязательными (Постановление № 1595 от 29.12.2014 г.), однако, во многих отечественных компаниях они существуют до сих пор.

С 2017 г. приказ является главным основанием для оформления командировок и компенсации понесенных в них расходов.

Вопрос количества копий документа на федеральном уровне не рассмотрен, поэтому руководители решают его самостоятельно, учитывая потребности делопроизводства. Чаще всего издают один оригинал, копию которого передают в бухгалтерскую службу.

Шапка содержит сведения о названии компании, шифре ОКПО и нумерацию документа.

В теле приказа указываются:

  • продолжительность поездки (в кал. дн.);
  • даты выбытия и возвращения;
  • пункт назначения;
  • цель командировки;
  • личные данные руководителя;

В случае необходимости упоминается финансирующая поездку сторона.

Документ должен визироваться руководителем (или уполномоченным лицом) и заверяться оттиском печати. Вместо подписи об ознакомлении можно поставить дату.

Приказ хранится в архиве:

  • 5 лет – если поездка была краткосрочной, то есть не превышала года (или 6 месяцев, о чем упоминалось выше);
  • 75 лет – в случае долгосрочной командировки.

Передача руководителем своих полномочий – как осуществляется, чем подкрепляется

При командировании руководителя следует уделить внимание вопросу делегирования его обязанностей. Они могут быть переданы любому сотруднику, но с его письменного согласия. Если оно дано – оформляется соответствующий приказ.

В образцовом документе:

  • отражается продолжительность и предпосылки замещения;
  • уточняются полномочия. Если этого не сделано, замещающее лицо должно будет выполнять весь функционал, определенный Уставом;
  • содержится пункт об оплате временного заместительства, если оно не входит в должностные обязанности подчиненного.

В таком случае с подчиненным целесообразно заключить дополнительное соглашение к его трудовому договору.

Также на заместителя оформляется доверенность на ведение дел (ст. 185 ТК). В основном, она действительна в течение трех лет. Но руководитель вправе указать и меньший срок. Нотариального заверения она не требует.

Для того чтобы заместитель мог подписывать не только локальные документы, но и финансовые, руководитель должен предоставить в обслуживающую банковскую организацию карточку с подписью зама (если ее нет в первоначальном варианте).

Компенсация расходов и оплата суточных

В идеале, до отправления в командировку руководителю выдаются суточные на совершение им целевых расходов в размере:

  • 700 р. за каждый день – если поездка не предусматривает выезда за границу;
  • 2500 р. – если планируется командировка директора за границу.

Указанные суммы прописаны на федеральном уровне. Они освобождены от налогообложения и могут быть увеличены. В этом случае разница облагается НДФЛ по ставке 13 %. Если длительность заграничной поездки составила более 183 дн., ставка увеличивается до 30 %.

Механизм и объем компенсирования затрат определен на макро- и микроуровне (в локальных документах).

Так, в течение трех дней с даты выхода на работу после поездки директором предоставляется авансовый отчет стандартизированной формы о командировочных затратах и пакет подтверждающей их документации (проездные билеты, чеки, квитанции), на основании которых сотрудником бухгалтерии производится окончательный расчет с руководителем. Если сумма потраченного меньше полученной до отъезда, разница возвращается в кассу. Перерасход либо компенсируется директору, либо нет, если он нецелевой.

Документальное основание для выдачи денег – РКО, его реквизиты вносятся в авансовый отчет.

Командировка директора на личном автомобиле подтверждается маршрутным листом, оплаченными чеками и квитанциями, подтверждающими следование маршруту. На первичном этапе оформления командировки он должен предоставить техпаспорт или доверенность, если машина не находится в его собственности.

Директору могут быть выплачены допсредства для починки или поддержания состояния транспортного средства за его использование в рабочих целях. Это должно прописываться в соглашении между руководителем и юрлицом.

Кроме вышеприведенных средств, каждый рабочий день командировки оплачивается, исходя из среднего заработка (за 12 мес.). Если он меньше оклада, командирование руководителя невыгодно. В этом случае ему может предусматриваться доплата, базой расчета которой служит оклад.

Командировка директора в выходной день

Иногда руководителям компании приходится отправляться в командировку или пребывать из нее в выходной или праздничный день. В целом, это запрещено ст. 113 ТК, но в ней же приведены исключительные случаи, когда это допускается.

Так, командирование директора в выходной и нерабочий праздничный день возможно только с его письменного согласия и должно быть обусловлено необходимостью оперативного выполнения непредвиденных заданий, от которого зависит нормальное функционирование хозяйствующего субъекта.

По приезду руководителю ст. 153 ТК предоставляется:

  • оплата в повышенном (минимум – двойном) размере;
  • одинарная оплата + дополнительный день отдыха в любое удобное для него время.

Особенности командировки руководителя бюджетной организации

В локальных документах некоммерческих организаций (в частности, в приказе о направлении в командировку) следует указывать источники компенсации командировочных расходов. Это могут быть как бюджетные средства, так и доходы от оказания оплачиваемых услуг.

Во многих бюджетных учреждениях руководитель может совмещать должности. Поэтому он командируется как по основному, так и по дополнительному рабочему месту.

Из вышеприведенного исходит, что деловая поездка руководителя, по сути, ничем не отличается от командировки рядового подчиненного.

Единственный нюанс заключается в делегировании полномочий на время отсутствия директора, которое оформляется соответствующими документами, подписываемыми либо уполномоченным на это лицом, либо самим руководителем, если иное Уставом не предусматривается. Также с 2015 г. составлять служебное задание и выдавать командировочное удостоверение не обязательно. Документальным подтверждением совершения поездки и основанием для ее компенсирования являются приказ о направлении в командировку и проездные документы.

Источник: http://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/kadry/komandiroi/komandiroa-direktora-rukovoditelya-organizatsii.html

Образец приказа на командировку директора — кто подписывает, как оформить

Образец приказа на командировку директора - кто подписывает, как оформить

Любые термины и определения касательно служебной командировки сотрудника или руководителя находятся в ст. 166 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ).

Но основным документом, который подробнее регулирует все обстоятельства отправки в командировку подчиненных и начальствующих лиц имеются в Положении «О служебных командировках» и их особенностях, которое утверждалось Постановлением Правительства РФ № 749, 13 октября 2008 года.

Все правила и нормативы по командированию руководителей и подчиненных одинаковы, так как все должностные лица подчиняются общим требования Положения. Подразумевается, что руководитель вполне может сам себе поручить служебное задание в командировке.

Нужно ли составлять

Вообще первичным документом в отправке человека в командировку, в том числе и руководителя, является не приказ, а бумага, которая называется – служебное задание (форма № Т-10а).

По сути, этот документ и есть основание для того, чтобы выписывать командировочные удостоверения и издавать приказ.

Поэтому, если нет служебного задания, не будет выпущен в действие приказ. На это следует обратить внимание в первую очередь, так как правильность оформления отбытия работника по поручению всегда связано с правильностью ведения налоговой базу на предприятии.

Учет и координация первичной документации в организациях производиться на основании Постановления № 1 от 5 января 2004 года от Госкомстата РФ.

Постановление имеет название – «Об утверждении унифицированных форм, которые отнесены к первичной документации учета и документооборота в отношении труда и его вознаграждения – оплаты».

В нем говориться также и о сроках составления приказа, от которого зависит количество командировочных дней и суммы расходов, причитающиеся работникам в связи с отбытием по служебному заданию в другое место.

Так, к примеру, если оформить приказ позже, то количество дней в командировке может быть учтено бухгалтерией меньше, соответственно, сумма расходов в базе налогов отразиться меньшей, чем по факту получил на руки руководитель, когда уже отбыл в командировку. Вот почему так важно правильно учесть все детали для составления приказа формы № Т-9.

Всего в оформлении командировочного задания для генерального директора участвую три основных документа:

 Форма № Т-10а  Служебное задние – своего рода направление начальника в командировку и отчет о его проделанной работе
 Форма № Т-9. Приказ или распоряжение о том, что директор направляется в отбытие по служебному заданию
 Форма № Т-10  Командировочное удостоверение – свидетельство о том, что человека временно направили по служебному заданию в другое место работы

Приказ в этом деле играет существенную роль – он не только учреждает деятельность работника на такой должности как генеральный директор, но еще и координирует учет кадров в документообороте предприятия.

Подытоживая, следует еще раз обратить внимание, что приказ о командировании руководителя всегда составляется на основании служебного задания, должен быть подписан им самим же или тем, лицом которого руководитель уполномочит подписывать такие приказы от его имени.

Как составить приказ на командировку, описывается на этой странице.

Приказ для направления в командировку любого работника, в том числе и руководителя организации, учреждения, предприятия или фирмы, компании, должен оформляться по типовой форме № Т-9 или Т-9а, в случае отбытия в командировку нескольких руководителей.

Количество экземпляров не определяется Положением № 1 от 05.01.2004 г., поэтому на каждом предприятии такие приказы могут множиться ровно в том количестве, сколько это будет необходимо для кадрового делопроизводства.

Эта форма уже продумана по многим параметрам, а потому все необходимые кадровому делопроизводству сведения предусмотрены в бланке.

Заполняется приказ по форме № Т-9 в специальных клеточках и строчках, которые соответствуют нужным сведениям, в следующем порядке:

  1. В самой верхней части – в шапке документа – прописывается название фирмы и его реквизиты – код ОКПО.
  2. После этого следует присвоить номер порядковый, он же – регистрационный, и дату выпуска приказа.
  3. Теперь заполняется так называемое «тело приказа». Где указывается имя, фамилия и отчество руководителя, его должность на предприятии и табельный номер.
  4. Ниже прописывается ту организацию и тот населенный пункт, в который нужно отправиться руководителю для служебного исполнения задач в интересах своего предприятия.
  5. Далее, следует указать сроки пребывания директора в командировке:
    • ставится количество дней нахождения в командировке;
    • первая дата – это день его отбытия в командировку;
    • вторая дата – день прибытия на предприятие из командировки.
  6. Цель поездки должна полностью совпадать с той, которая указывалась в служебной записке.
  7. Если нужно, тогда заполняется строка, где указывается, за чей счет будет командировка. Но эта строка не обязательна к заполнению, в ней прописывается источник финансирования при необходимости.
  8. Основанием для издания приказа будет служебное задание, а потому в этой строке следует поставить номер и дату создания такого документа.
  9. Заканчивается составление бланка подписью уполномоченного лица, возможно, даже и самого руководителя предприятия, который сам себя отправляет в командировку.
  10. В случае если руководитель подписывает сам приказ о своем отъезде в командировку, в строке «С приказом ознакомлен» просто проставляется дата. Если же документ подписывался уполномоченные лицом, тогда руководитель может поставить свою подпись в самом низу.

Кто подписывает приказ на командировку генерального директора

В той ситуации, когда руководитель предприятия никаким образом не делегировал полномочия другому ответственному сотруднику иметь право подписи вместо начальства, то приказ о своей собственной командировке приходится подписывать самому.

Так же он будет подписывать и удостоверение на командировку (форма № Т-10), и служебное задание, которое выдается любому служащему.

Такой регламент учтен в письме Роструда № 1143-ТЗ от 11 марта 2009 г. В тексте письма говорится о полном праве руководителя подписывать любые приказы, даже в отношении себя.

Но каждый директор должен знать и помнить о том, что право подписи может передаваться другому лицу, которого выберет для этих целей сам директор.

Обычно руководитель выбирает себе замену из тех лиц, которые определены юридическими (уставными) документами.

Это допускается на основании п. 3 ст. 53 ГК РФ, где речь идет о праве выступать от имени юридического лица (организации, предприятия, учреждения) тем лицам, которые определены законом или учредительной документацией предприятия.

Поэтому передавая такое право подписи иному лицу, руководитель, прежде всего, обратит внимание на учредительные документы, где говориться, какому именно лицу, он может передавать такое право.

Это обычно следующие должности:

  • другому учредителю, если на предприятии их несколько;
  • заместитель директора;
  • начальнику отдела или какой-либо структуры (филиала);
  • начальнику отдела кадров;
  • главному бухгалтеру, если это предусмотрено Уставом юридического лица.

Передачу права подписи можно оформить на других лиц специальным приказом (п. 3 ст. 55 ГК РФ), но только с их согласия.

Это условие продиктовано тем, что на представителя, действующего от имени откомандированного руководителя, будут возлагаться дополнительные обязанности, выполнить которые он должен быть согласен.

Кроме приказа, передача права подписи должно также быть закреплена доверенностью (ст. 185 ТК РФ). Она выдается сроком не больше, чем на 3 года, хотя в случае командировки руководителя сроки используются минимальные.

Но можно в доверенности и указать ограничение во времени ее действия. Нотариально такую доверенность не обязательно заверять.

Срок хранения

Любое предприятие имеет свою историю, и выражается она в документации, хранящейся в архивах.

А это означает, что какого бы масштаба ни было бы предприятие или организация, документы по кадровым вопросам следует хранить в надлежащем порядке с учетом тех сроков хранения, которые предусматриваются законом или распоряжениями Правительства страны.

Так, кадровое делопроизводство в отношении архивации приказов руководствуется непосредственно следующими законодательными нормативами:

  • приказ Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 г. – утверждение Перечня управленческих типовых документов;
  • п. 2 ч. 1 ст. 4, ч. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. – «Об архивном деле»;
  • пп. 5.2.9 Положения Минкультуры РФ № 406 от 29 мая 2008 г.

Этими положениями определяются не только правила и требования к месту и условиям хранения документации, но также и сроки, сколько можно хранить приказ по форме Т-9 или Т-9а.

В общей сложности приказы о командировании руководителя предприятия должны сберегаться:

 5 лет  для краткосрочных командировок по России и за границу
 75 лет  для долгосрочных командировок за рубеж или по России

Краткосрочность и долгосрочность для каждой профессии определяется по-разному. Так, например, для наладчиков спецтехники или строителей определяется срок командировки не более 1 года, при этом краткосрочным отбытие по служебному заданию считается срок не больше месяца.

Для большинства же лиц, допущенных к государственной тайне, максимальный срок командировки не должен превышать 6 месяцев, при этом краткосрочной будет считаться период не более нескольких дней, недель (Постановление правительства РФ № 63 от 06.02.2010 г.). В среднем же сроки пребывания по служебному заданию в другом месте могут занимать 40 дней.

Приказы для отправки руководителя предприятия в командировку составляются по той же форме, что и для подчиненных – форме № Т-9 или Т-9а, если отправляются по служебному заданию два и более директора.

Чтобы правильно заполнять такие бланки, достаточно просто изучить инструкцию и существенные тонкости, относящиеся непосредственно к должности. К примеру, право подписи приказа о своей командировке самим руководителем или уполномоченным лицом.

Образец заявления на командировочные расходы найдите здесь.

Как оплачивается командировка, читайте в этой статье.

Источник: http://adry.com/obrazec-prikaza-na-komandirou-direktora.html

Командировка генерального директора и учредителя. Как оформить

В служебную командировку может отправиться и генеральный директор компании, поскольку существуют вопросы, в решении которых бывает необходимо его личное присутствие.

У кадровиков иногда возникают вопросы, как правильно оформить командировку директору, какие документы необходимы и кто должен их подписывать.

Ответим на них, а также рассмотрим особенности оформления командировки учредителя.

Нормативная база

Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется нормативными актами. Первый из них — Трудовой кодекс РФ, в частности, ст. 166. В ней дано определение командировке.

Второй документ, он же и основной, — это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Оно утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

Основания для командировки директора

Целями служебной поездки руководителя организации могут быть следующие:

  • встречи с будущими контрагентами, осуществление новых бизнес-идей;
  • открытие новых представительств компании в других городах или даже странах;
  • работы, связанные с открытием нового проекта, участие в переговорах с подрядчиками, заключение с ними контрактов;
  • урегулирование спорных вопросов, которые появились в результате проверки филиалов или обособленных подразделений государственными органами контроля.

Основанием, зафиксированным документально, всегда выступает должным образом оформленная служебная записка.

Цели служебной поездки указывают и в приказе на командировку.

Оформление командировки директора и необходимые документы

Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные.

Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками.

Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника.

Итак, порядок оформления следующий:

  1. Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.
  2. Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9. В нем прописывается цель поездки, срок, место и другие важные сведения.
  3. Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов, работник знакомится с документом и ставит свою подпись в журнале в знак согласия.
  4. Оформляется командировочное удостоверение по форме Т-10. Организации делают его по собственной инициативе, поскольку законодательно делать его необязательно. Его выписывают лишь для внутреннего контроля.
  5. Гендиректору, так же как и любому другому сотруднику, выдается аванс на оплату затрат, связанных с поездкой.
  6. Не обязательно, но можно зафиксировать факт отправления сотрудника в поездку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. Наличие и ведение такого журнала компания вправе предусмотреть по собственному желанию.
  7. После того как сотрудник, а в данном случае — гендиректор, отправился с командировку, дни пребывания в поездке отмечаются в табеле учета рабочего времени.
  8. По возвращении работник предоставляет отчет о затраченных в связи с командировкой средствах. К авансовому отчету прилагаются чеки и квитанции, подтверждающие расходы.

Документы нужно оформлять правильно, от этого будет зависеть судьба налогооблагаемой базы компании (подп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ).

Например, если приказ оформить позже, то получится, что число дней в командировке учтется бухгалтерами в меньшем количестве, и тогда сумма расходов в налоговой базе тоже будет меньше фактической (которую генеральный директор получил на руки, когда уже отправился в поездку).

Поэтому так важно соблюдать сроки составления первичной документации. Все нюансы указаны в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.

Кто подписывает приказ и другие документы

Все документы должен подписывать руководитель организации, соответственно, и приказ, и служебную записку генеральный директор подписывает за себя. Таким образом, получается, что он сам себя направляет в командировку.

Возложение обязанностей

В тех случаях, когда руководитель отсутствует на рабочем месте, а данном случае — отправился в командировку, его полномочия передаются другому сотруднику с целью исполнения обязанностей директора: подписание договоров, приказов и т.д. Выбор такого работника может зависеть от решения руководителя. Но в большинстве случаев таким сотрудником становится тот, кто прописан в уставной документации организации (ст. 53 ГК РФ).

Как правило, это следующие сотрудники:

  • заместитель директора;
  • руководитель отдела кадров;
  • руководитель какого-либо подразделения или отдела;
  • соучредитель, если таковой имеется;
  • бухгалтер.

Что нужно учесть при возложении обязанностей генерального директора на другого сотрудника:

  1. Работник начинает исполнять новые обязанности, которые являются дополнительными к основным, поэтому данный факт необходимо согласовать с сотрудником. Новые обязанности и особенности оплаты нужно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
  2. Чтобы передать право подписи, необходимо оформить доверенность (ст. 185 ТК РФ). Срок ее может быть любым, но, как правило, он соответствует периоду командировки.
  3. Нужно получить письменное согласие сотрудника.
  4. Издается приказ о передаче полномочий руководителя на определенный срок.

Внимание! Если сотрудник был наделен полномочиями руководителя до оформления командировки последнего, то все документы, касающиеся поездки, он вправе подписать.

Командировка учредителя

Бывают ситуации, когда необходимо отправить к командировку учредителя.

Точнее, поездку необходимо оформить как командировку, потому что учредитель едет по делам компании, а расходы необходимо учесть как командировочные.

Но он не является сотрудником компании, поэтому в командировку его отправить нельзя (ст. 166 ТК РФ) и деньги под отчет выдать тоже. Если этим правилом пренебречь, то у налоговой могут возникнуть вопросы.

Чтобы оформить служебную поездку учредителя (и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать НДФЛ и получить вычет по НДС), можно воспользоваться тремя способами.

Трудовой договор

Первый способ — заключить с учредителем срочный трудовой договор и принять на какую-либо должность (например, помощник директора) с минимальным окладом. Тогда можно оформить командировку по всем правилам: с оплатой проживания и суточных.

Важно! В трудовом договоре необходимо прописать обязанности, касаемые командировки: участие в переговорах, подготовка к заключению сделок и т.д. Зарплата в данном случае не должна быть ниже МРОТ.

Гражданско-правовой договор

Второй способ — заключение договора гражданско-правового характера на каждую «командировку». В таком договоре должны быть прописаны конкретные задачи: что он должен сделать, какой результат получить.

Договор может быть двух видов: оказания услуг и поручения (его заключают, если потребуется во время поездки подписывать какие-либо документы, также составляется доверенность на право подписания документов от имени компании).

В случае заключения ГПД компания должна возместить учредителю затраты на данную поездку или сама купить билеты, оплатить проживание и т.д.

В первом случае на компенсацию затрат не начисляется НДФЛ и страховые взносы, данная сумма входит в налоговые расходы организации.

Все расходы должны быть подтверждены первичкой, НДС к вычету принять будет нельзя, т.к. в документах будет фигурировать только учредитель.

Если компания сама оплачивает проезд и проживание, то вычет НДС будет возможен, т.к. документы будут оформлены на имя компании.

Наличные для поездки выдаются не под отчет, а просто из кассы в качестве средств, необходимых для осуществления ГПД. В расходно-кассовом ордере должны быть указаны дата и номер этого договора.

Без договора

Никаких договоров заключать не понадобится, если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя. Существуют типы сделок, которые директор не может заключать самостоятельно:

  • крупные (это сделки с имуществом, стоимостью свыше 25% от стоимости имущества предприятия);
  • с заинтересованностью;
  • которые прописаны в уставе ООО как требующие одобрения.

Если причина поездки — одна из этих сделок, то ФНС не будет сомневаться в аргументированности затрат на поездку (ст. 252 НК РФ). Обычно такие расходы учитывают как прочие или внереализационные.

Так как средства шли не на оплату личных расходов учредителя, а на оплату расходов компании, не требуется уплата НДФЛ и страховых взносов. НДС можно принять к вычету.

Источник: https://assistentus.ru/sotrudniki/komandiroa-direktora-i-uchreditelya/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.