Как написать служебную записку на командировку?

Содержание

Служебная записка на командировку

Как написать служебную записку на командировку?

В начале 2015 года изменились правила отправки сотрудника в поездку по командировочным документам. Теперь эта процедура значительно упрощена, т.к. изменения коснулись в отношении оформления бумажной рутины.

Уже нет необходимости выдавать командировочное удостоверение и служебные задания. С другой стороны командированный сотрудник по возвращению может не отчитываться в своих действиях во время поездки. Как же теперь оформляется на производстве отправка сотрудника в служебное путешествие?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно!

Правила оформления командировки

Скачать бланк служебной записки на командировку, а также образец документа при поездке на автомобиле.

До начала 2015 года многие предприятия обязаны были составлять в случае направления своего работника в командировку такие документы:

  1. соответствующий приказ руководства;
  2. служебное задание, в котором исполнителю поручали выполнение определенных задач в конкретном месте в ограниченный период времени;
  3. командировочное удостоверение, где сотруднику проставляли дату прибытия и выбытия с партнерской организации.

К тому же сотрудник, бывший в служебном путешествии, должен был отчитаться в письменном виде о своих действиях и куда им были потрачены выданные ему на командировку деньги.

Отчеты он составлял как минимум в двух вариантах:

  • о выполнении работ во время поездки по заданию предприятия;
  • авансовый, о расходе выданной суммы для затрат во время выполнения производственных обязанностей в другом населенном пункте. К нему прилагались билеты, квитанции, чеки и т. д.

Теперь законодательство менее требовательно к оформлению командировочных документов. Но для оформления командировок в 2016 году предполагается немного видоизмененная процедура.

В каких случаях необходимо составлять данный документ

Поездка в командировку может быть инициирована самим работником или начальником его производственного подразделения.

В том или ином случае отправление его в поездку возможно только после документального оформления бумаг, которые подписывает руководитель организации работодателя.

Начальник отдела докладывает управляющему компанией о своем подчиненном, которого необходимо отправить в командировку и подтверждает ее цель имеющимися обоснованиями о том, что поездка позволит решить поставленные перед отделом производственные задачи. Он докладывает об этом в служебной записке на имя руководителя.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Законодательное регулирование данной сферы

В конце декабря было принято постановление Правительства РФ № 1595. Согласно ему теперь снизилось количество документации при оформление командировок.

Его использование дает возможность отмены выдачи сразу трех документов во время отправки сотрудника в служебное путешествие: удостоверения, служебного задания и отчета о командировке.

Такая упрощенная процедура сделала работу кадровых отделов значительно более легкой по сравнению с предыдущими годами.

Однако для бухгалтеров этот процесс принес некоторые сложности, поскольку в положении закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ требования остались прежними в отношении документального подтверждения израсходования полученных на командировку средств.

Неизменным документом остался только приказ. Если в компании необходимо все же сохранить предыдущий порядок оформления документов, то поэтому поводу должно быть издано определенное распоряжение или положение о командировках (ст. 8 ТК РФ).

Какие документы заменяет служебная записка

На основании нового законодательства теперь служебная записка заменяет ряд документов:

  1. командировочное удостоверение;
  2. служебное задание;
  3. отчет о выполнении задач во время поездки.

Таким образом теперь сотрудникам ОК необходимо оформить значительно меньше документов.

Правила оформления и составления

Принятые в законодательстве изменения теперь заменяют часть документов и предполагают только подачу руководителю служебной записки, на основании которой издается приказ об отправлении сотрудника в командировку в другой город.

Составление служебной записки не представляет большой сложности.

Текст документа разделен на 2 поля:

  • На листе бумаги в верхнем правом углу вписываются должность руководителя компании и его фамилия и инициалы. Ниже в таком же порядке вписывают должность начальника подразделения и его личные данные.
  • В центре листа под заполненной информацией в правом углу пишут заголовок локального документа «Служебная записка».
  • Под заголовком излагают обращение к руководителю с просьбой направить сотрудника в служебную командировку. Обязательно нужно вписать цель поездки, период выполнения производственного задания.
  • Под основным текстом проставляют дату и роспись лица, составившего служебную записку.В тексте можно изложить предполагаемые денежные затраты, особенности поездки (например, сопровождение детей до пионерского лагеря или места проведения спортивных соревнований и т.д.).

Что необходимо прикладывать к записке

Строго определения в законодательстве по вопросу обязательного написания служебной записки о командировке в законодательстве нет.

Однако ее необходимо оформить в тех случаях, если поездка рассчитана на использование во время командировки личного, арендованного или служебного автотранспорта. При возвращении сотрудник должен указать срок своего пребывания в написанной им служебной записке.

Он ее представляет работодателю вместе с оправдательными документами о подтверждении использования транспорта:

  • путевой лист;
  • счет о проживании, расположении машины на автостоянке;
  • квитанции об уплате ремонтных работ во время поездки;
  • кассовые чеки и т. д.

Если командированный сотрудник по возвращении из поездки не имеет совсем расходных платежных чеков, подтверждающих его проезд и проживание в чужом городе, то ему нужно сдать служебную записку с указанием подтверждения от принимающей стороны о времени прибытия и выбытия. В приложении к ней ему необходимо приложить письмо или другие бумаги, в которых принимавшая сторона подтверждает о его присутствии в течении отведенного времени по месту командирования.

О правилах оформления служебных командировок на предприятиях смотрите в следующем видеоуроке:

Правила и нюансы составление в различных ситуациях

Следует отметить, что в отчетной служебной записке следует подробно описывать о расходе средств на командировку. Все затраты, превысившие размер выделенной суммы, должны быть компенсированы ему в полном объеме, что прописано в п. 11 положения №749.

К таким расходам относят:

  • денежные траты на использование транспорта, понесенные в ходе поездки;
  • оплата съемного жилья по необходимости;
  • другие повседневные затраты на питание, парковку, использование средств связи и прочее;
  • расходы, обусловленные выполнением производственных задач и личных нужд, которые произвел подчиненный на основании полученного согласия от руководителя.

На практике встречаются обстоятельства, когда командировка может носить суточный характер при направлении человека в поездку на небольшое расстояние от его дома.

Такие варианты поездок позволяют ему ежедневно возвращаться домой на личном или общественном транспорте. Руководству необходимо учитывать характер работы во время ежедневных суточных командировок.

Их выполнение должно позволять подчиненному приезжать в свое жилье ежедневно.

Поездка в командировку на личном/служебном автотранспорте

При выборе сотрудником автомобиля своего или служебного для поездки по заданию предприятия он должен подготовить для отчета ряд документов для подтверждения использования машины.

При сдаче дорожного отчета ему необходимо приложить следующее:

  • маршрутный лист;
  • оплаченные счета, квитанции чеки;
  • документы, подтверждающие его поездку по маршрутной схеме к пункту назначения.

К отчетной записке можно прилагать накладные с адресом поставщиков или покупателей.

Об отмене командировке

На предприятиях бывают случаи, когда нужно отменить поездку сотрудника в командировку.

Причины в таких обстоятельствах очень разные: задача, которую следовало решить во время поездки, была выполнена и необходимость в командировке отпала или из-за того, что сотрудник заболел.

О таких случаях нужно позаботиться заранее и внести соответствующий пункт в Положение о командировках.

Средства, полученные на поездку сотрудник должен возвратить в кассу предприятия.

В бухгалтерии предусмотрены сроки возврата командировочных денег:

  1. трудящийся обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока поездки или с момента возвращения отчитаться перед бухгалтерией организации.
  2. Если произошла отмена командировки, то срок возврата всех денежных средств целесообразно предусмотреть в соответствующем приказе.

Но здесь нужно обратить на некоторые нюансы.

Если при отмене поездки средства были частично израсходованы, а например, билеты на транспорт не удалось сдать или вернуть, то и работник не в состоянии возвратить деньги у в кассу. При этом он несет еще и убытки. В таких случаях нужно провозгласить приказ по вопросу компенсации работнику стоимости неиспользованных билетов.

Обратите внимание! Данный убыток можно вносить в бумаги в целях снижения налогообложения по прибыли, если есть два основных условия:

  • поездка к другому контрагенту должна быть связана с целью получения доходов;
  • причина отмены служебного вояжа не надуманная, а вызвана действительно обстоятельствами, которые не зависящими от самой организации.

Продление или сокращение сроков

В действующем законодательстве нет упоминания, как необходимо продлевать командировку. Как правило, выполняют все это оформлением приказа.

Форма приказа произвольная.

Издают этот документ о продлении командировки с обоснованием после получения от докладной записки от начальника подразделения, командируемого или руководителя.

Особенности командировки директора организации

В принципе директор также как и все сотрудники является работником одной организации и на него тоже должна составляться служебная записка о командировке, поскольку в действующих правилах в отношении руководителей нет особых пометок.

В этом можно убедиться прочитав п. 7 Положения, утвержденного Правительством РФ 13 октября 2008 г. в постановлении под порядковым № 749. Причем здесь даже не берется во внимание, сам ли директор управлял транспортным средством или он ездил в машине как пассажир.

Однако Роструд считает, что служебную записку директору нет нужды составлять, т.к. он же подписывает и служебную записку, и приказ о командировке.

Поэтому автоматически получается дублирование документов, поэтому от обязанности составлять служебную записку на себя руководителя можно освободить.

С целью уменьшения бумажных данных при отправлении руководителя  в служебную поездку можно указать специальный пункт в положении, в котором директора освободить от составления служебной записки.

О том, может ли служебная записка стать подтверждением командировки, рассказано в начале следующего видеосюжета:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно!

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=9328

Служебная записка на командировку на личном транспорте

Служебная записка на командировку на личном транспорте

Служебная командировка всегда была связана с большим бумажным документооборотом. Сотруднику приходилось заполнять сразу несколько документов, а кроме работы также следить за растратой командировочных, расход которых строго регулировался законом.

Ситуация изменилась в 2015 году, когда командирование было значительно упрощено и изменения во многом коснулись именно бумаг, необходимых для совершения поездки.

К тому же, сотрудник более не обязан отчитываться о каждом своем действии после прибытия на место.

Правила оформления командировки и соответствующих выплат значительно изменились. Многим ранее организация, оправляя сотрудника в отъезд, должна составлять определенные документы:

  • Приказ, подписанный начальством либо уполномоченным лицом (например, руководителем кадрового отдела);
  • Документ с рабочим заданием;
  • Документ, удостоверяющий личность сотрудника.

Сотрудник также должен был по возвращению предоставлять полные отчеты о расходе денежных средств в двух экземплярах: о потраченных на работу и об авансе, выданном для затрат. Дополнительно работник должен был сохранить все путевые документы: билеты, чеки и многое другое.

С 2015 года система во многом поменялась: в частности, больше не требуется оформлять столько бумаг разом. Однако с изменением системы изменилась и процедура оформления, о которой подробнее рассказывается ниже.

Как написать служебную записку на командировку?

Бумажный оборот для командированного сотрудника и предприятия, от которого он отправляется, действительно значительно сократился.

Теперь руководителю передается лишь служебная записка, после чего выписывает приказ на отправку определенного сотрудника.

На этом оформление отъезда завершается.

Данная бумага достаточно проста в оформлении и имеет общепринятую форму: поле документа разделяется на две части.

В правом углу в самом верху прописывается должность и имя руководителя организации, после чего вписываются данные начальника отдела.

В центре размещается заглавие всего документа.

Фактически такая бумага — это одновременно оповещение и обращение к начальству о направлении работника в отъезд по делам организации.

В текст вписывается цель командировки, сроки выполнения и непосредственное рабочее задание.

Проставляется дата и подпись лица, который составлял бумагу.

Кроме того, в текст в обязательном порядке излагаются вероятные затраты денежных средств и указываются особенности поездки.

К примеру, выезд на конференцию, сопровождение гостей предприятия или отправление на место проведения спортивных мероприятий.

Обязательно указывается то, каким способом сотрудник собирается отправиться.

Образец заполнения служебной записки 

Бланк служебной записки на командировку

Форма служебной записки на командировку произвольная, законодательством не определены четкие рамки по оформлению данного документа.

Одно известно точно: такая форма обязательна в том случае, если поездка предполагает использование в качестве транспорта личного автомобиля.

Также по возвращению работник обязан указать период своей работы вне предприятия.

Бумага предоставляется начальству вместе с пакетом документов, подтверждающих использование транспорта:

  • Путевой лист;
  • Выписка из гостиницы;
  • Выписка с автостоянки;
  • Квитанции оплаты топлива и, если требуется, ремонта автомобиля;
  • Все остальные чеки для отчетности.

Однако, если командированный работник не сохранил расходные чеки, либо они ему не понадобились, то он сдает лишь служебную записку.

Начальство в этом случае проставляет ему необходимые пометки о прибытии назад на работу.

Кроме того, в обязательном порядке к бумаге прикладывается документ, подтверждающий, что сотрудник действительно был в командировке — его выдает руководство по месту командировки сотрудника.

Скачать бланк 

Служебная записка о направлении сотрудника в командировку на личном транспорте

В том случае, если командированный работник предпочел выбрать собственное средство передвижения, он также обязан подготовить пакет документов.

Служебная записка на командировку на личном транспорте должна включать в себя дорожный отчет с содержанием следующих бумаг:

  • Документы оплаты;
  • Путевой лист;
  • Иные бумаги, в которых дано подтверждение поездки.

К отчету также можно приложить накладные с адресами поставщиков или покупателей, если такой была цель поездки.

Скачать образец 

Служебная записка на командировку — образец 2018

Служебная записка в 2018 году практически не изменилась, поэтому бланк на ее заполнение остается прежним.

Справа вверху документа нужно указать, кому именно адресована бумага. Нужно написать ФИО человека и его должность.

Далее необходимо написать такой текст: Прошу меня направить в служебную командировку (нужно указать свое ФИО и должность).

Прописываете, в какую страну нужно отправить, и по какой причине. Внизу указываете источник финансирования, ставите дату и подпись.

Скачать образец 2018

Служебная записка на командировочные расходы

Служебная записка на выдачу денежных средств на командировку обязательно должна быть подробно составлена. Однако в случае повышения заявленной суммы на затраты, руководство обязуется их компенсировать в том же объеме.

Такими расходами считается:

  • Траты на топливо и автопарковку;
  • На съемное жилье;
  • На питание;
  • На сотовую связь.

Руководство предприятия обязуется в полной мере оплатить все превышенные расходы согласно законодательству РФ.

Скачать образец 

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Источник: https://samso.ru/komandiroa/sluzhebnaya-zapiska-na-komandirou-na-lichnom-transporte.html

Служебная записка пример написания — пример служебной записки

Служебная записка пример написания - пример служебной записки

Что такое служебная записка и когда она составляется? В случае того, если сотрудник не выполняет свои обязанности или делает это очень хорошо составляется служебная записка. В ней главным образом указывается должности и ФИО работника, а также вид наказания или поощрения.

Но есть и много других случаев.

Например, на приобретение материалов, принтера материальных ценностей канцтоваров и других расходных товаров, на изменение сменного графика, на увольнение из МВД или машиниста по собственному желанию, о введении новой штатной единицы, на премию, об отсутствии на рабочем месте, на списание средств на покупку оборудования или на ремонт помещения, о переводе на другую должность, на выдачу денег подотчет, на обучение, о просьбе выполнения поручения, о штрафе сотрудника, невыполняющего свои обязанности.

Как написать правильно служебную записку — форма

Если следовать примеру и образцу написания, то в шапке записывается, кому именно она адресована. Далее идет наименования (в данном случае два слова — «Служебная записка»).

Дата составления и номер — два следующих обязательных поля. В заголовке к тексту говорится о предмете такого рапорта. В тексте описывается ситуация и делаются по ней выводы.

В конце ставится подпись, а также должность составителя.

Служебная записка: образец о невыполнении обязанностей должностных

Если вас интересует, как правильно писать такой акт, то следуйте вышеописанном алгоритму. Однако при невыполнении должностных обязательств, есть несколько особенностей, в соответствии с которыми пишется этот документ.

Так что при нарушениях в работе о стороны сотрудника в заголовке ставится запись «О невыполнении должностных обязанностей». Далее максимально подробно описывается ситуация и предложение по наказанию(выговор, штраф, увольнение).

Оспорить наказание, связанное с должностными обязанностями вправе каждый сотрудник. Однако, чтобы доказать необоснованность обвинений, важно грамотно подойти к данному вопросу. Получить всю необходимую информацию можно у правоведа из вашего города. Детали тут: 

Служебная записка на командировку образец 2018

Для многих рабочих ситуаций у руководителя должны быть подготовлены бланки. По ним оформление и составление текста будет вестись проще.

Если говорить о командировке, за которую предполагается доплата и увеличения объема зарплаты за текущий месяц, то в таком письме самое важное — указать точное количество дней, которые вы пробыли в указанном месте.

Если вы ехали на собственной машине, то составить акт необходимо по другому шаблону с обязательным упоминанием этого факта.

Руководство в таком виде дает задание по ситуации. Составлять конкретные акты необходимо по правилам, после чего следует их исполнение. Именно такая система должна работать в каждом локальном подразделении.

Служебная записка о премировании сотрудников образец

В таком документе, адресованном на начальника, пишутся слова «довожу до вашего сведения» (упоминаются достижения и заслуги работника). В ней речь идет о поощрении работника.

Например, директор издания обязательно должен совершать оформление дисциплинарного денежного поощрения, если сотрудники ведут удачную переписку с клиентами.

О повышении заработной платы

Если вы считаете, что достигли прогресса в выполнении своих обязанностей и заслуживаете за это повышение оклада, то составьте таким образом служебную записку. Она пишется на руководителя, там уточняется, за что именно начальник должен пойти на такой шаг в отношении вас.

О выходе на работу в выходной день

Если возникла необходимость выхода в выходной день определенного сотрудника, то очень точно эта необходимость описывается в обращении.

А уже далее по желанию начальника следует ответ о согласии или несогласии, ведь за этот день директору нужно будет выделить средства на возмещение сотруднику.

Повышение заработного оклада в таком случае — обязательство директора.

Служебная записка на возмещение расходов, выделении денежных средств на командировку

Так как в командировке зачастую присутствуют затраты, то все они должны возмещены.

Поэтому сотрудник, который побывал там, должен написать акт с точным описанием всех затрат, которые были им сделаны.

Особенно важно это, если вы ездили в нее на личном автомобиле. Заполнять его нужно строго по законодательству.

На доплату за увеличение объема работ

Если вы выполняете больше работ, чем полагается вам по должности, то за это также обязательно должно быть вознаграждение. Составляется рапорт по вышеприведенному алгоритму, где указывается, что именно вы делаете, после чего пишется просьба о доплате.

Чтобы правильно оформить такие документы, согласно требованиям и правилам ТК РФ (Трудовой кодекс), его нужно скачать. Все основные документы во всех случаях вносятся в журнал регистрации. Как вы поняли писаться они должны по ГОСТу и их есть несколько видов.

Вышестоящий руководитель подразделения или отдела рассматривает докладные и составляет приказы и положения.

Важным основанием для принятия решения являются объяснительные.

Если хотя бы один деловой документ пишется по ненадлежащему формату, то это причина для того, чтобы вопрос откладывался.

Это предусмотрено для того, чтобы в каждом внутреннем структурном отделе была дисциплина, чтобы все выполнялось строго правильно по инструкции. Наличие этого факт — большой плюс для компании.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

(4 3,75 из 5)
Загрузка…

Источник: https://atc-assist.ru/dokumenty/kak-napisat-pravilno-sluzhebnuyu-zapisku-sluzhebnaya-zapiska-obrazec.html

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Перед отправкой сотрудника в командировку отдел кадров должен подготовить соответствующую документацию за подписью руководителя и командированного лица. Служебная записка выступает основанием для всего процесса.

Служебная записка – это документ, подтверждающий факт пребывания и время пребывания командированного лица в месте назначения.

Ее составление требуется, если:

  1. Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
  2. Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Подтверждение даты

Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.

Законодательная база

Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.

Кроме этого, существует Указ Президента РФ от 2014 года №765 о порядке и условиях командирования лиц, находящихся на служебных и государственных постах.

Также произошла отмена инструкций, сформированных еще в период существования СССР, Приказом Минфина России №147 и Минтруда России №1044 от 2014 года.

Введено в действие новое Положение относительно процесса командирования лиц, утвержденное Постановление Правительства РФ №749 от 2008 года.

Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Структура документа следующая:

  1. В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.
  2. По центру листа вписывается название.
  3. В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
  4. Перечень прилагаемых документов.
  5. Дата и подпись сотрудника.

Образец и правила заполнения в зависимости от варианта

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

  1. Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
  2. Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.

О направлении

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.

Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об организации командировки

от 02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.

Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:

  • 6000 рублей для проживания в гостинице;
  • 6000 рублей в качестве суточных;
  • 6000 рублей на топливо для заправки авто.

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.

На командировочные расходы

Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.

В документе также излагаются основные факты:

  • цель поездки;
  • дата отбытия и прибытия;
  • данные об авто.

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

о командировочных расходах

02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/rezhim/komandiroi/poryadok-oformleniya-sluzhebnoj-zapiski.html

Как оформить записку на служебную командировку?

x

Check Also

Структура любых отношений предусматривает в составе своем такие основные элементы как субъект, объект и сущность. Трудовые отношения не исключение. Субъектами отношений являются работник и работодатель.

Причин для увольнения работника задним числом существует достаточно это и систематические прогулы, и не выход на работу длительное время, и собственное желание сотрудника.

Профильным трудовым законодательством предусматривается порядок, в соответствии с которым работа в выходные и любые праздничные дни должна оплачиваться либо компенсироваться установленным образом.

Все лица, которые выбрали для себя профессию военный либо граждане, проходящие срочную службу в рядах нашей армии, имеют право на получение отпуска того или иного типа.

Увольнение по трудовому договору далеко не всегда продиктовано волей или собственным желанием одной из сторон расторгнуть отношения. Иногда это связано с призывом мужчины на военную службу в армию.

Мониторинг деловых качеств персонала проводят на каждой фирме. В этой процедуре нет ничего сложного, но не каждый руководитель знает, как ее правильно осуществить.

Составление штатного расписания помогает оптимальному распределению людей по отделам и участкам предприятия, упрощает планирование и подсчет затрат организации, дает данные для экономического анализа.

К сожалению, немалая часть населения не имеет работы, а значит имеет правовой статус безработного. Тенденция увеличения безработицы увеличивается и по прогнозам специалистов будет продолжать расти.

Правильно организованный анализ деловых качеств и эффективности работы персонала организации может принести ощутимую пользу. Однако сотрудники эту процедуру воспринимают негативно.

Что такое декретный отпуск Большинство неправильно понимает смысл понятия декрет и отпуск по уходу за ребенком. Под первым, в основном, среди женщин подразумевается время после рождения ребенка, которое предоставляется женщине для ухода за новорожденным.

Составление штатного расписания это закономерная процедура на предприятиях. Однако написание документа требует особого подхода и скрупулезного учета. Ведь данный документ стоит первым в списке у проверяющих.

Ежегодно в силу своего возраста увольняются десятки тысяч офицеров. Несомненно, после ухода в отставку они будут получать очень хорошую пенсию, но некоторые люди не такие уж и старые чтобы записываться в пенсионеры и почивать на лаврах всю оставшуюся жизнь.

Сегодня в кризисных условиях многие люди сталкиваются с сокращением штатов. Относительно данного вопроса есть большое количество неясностей, например, какие выплаты положены работнику при сокращении.

Каждый работник в организации выполняет ряд обязанностей. При этом любой сотрудник имеет право на отдых, такой как ежегодный отпуск. Также отсутствовать на рабочем месте работник может во время болезни или декретного отпуска.

Необходимость корректировки названия должности влечет за собой внесение правок в штатное расписание. Переименование должности на предприятиях с государственной долей или тарифной системой оплаты проводится в четком соответствии с Квалификационным справочником.

Многим приходилось быть соискателем на вакантную должность. Отправившись на собеседование, тщательно подготовившись, прихватив с собой резюме, на месте в стопор ставило предложение заполнить анкету.

Сама инструкция состоит из четырех основных частей и каждый пункт подробно раскрывает систему деятельности: 1. Общие положения. 2. Обязанности. 3. Права юрисконсульта.

Как правильно посчитать отпускные при увольнении Когда человек увольняется со своего официального рабочего места, работодатель согласно законодательству обязан в полном объеме выплатить ему деньги за фактически отработанное время, а также компенсировать неиспользованные дни отпуска.

Увольнение сотрудника осуществляется только по уважительной причине. Особенно это касается случаев, когда инициатива уволить сотрудника исходит от работодателя.

В качестве оснований для решения руководителя отчислить трудящегося с должности могут являться неоднократные нарушения производственного порядка и неисполнение обязанностей.

Что такое среднесписочная численность работников Среднесписочным количеством кадров (ССЧ) является сумма, расчет которой производится кадровыми инспекторами организации на установленный период времени.

Исковая давность по трудовым спорам часто называют сроком, в течение которого можно обратиться в суд для разрешения споров. Многие юристы склоняются к тому, что в этом деле больше полагаются на гражданские права, нежели трудовые.

Охрана труда и недопущение производственного травматизма, является приоритетным направлением для каждой организации. Ключевые положения содержатся в нормах Трудового Кодекса, а в их развитие принято несколько Постановлений Правительства и документов, носящих рекомендательный характер.

Должностная инструкция электрогазосварщика является кадровым документом, который обязан быть на любом предприятии для исполнителя трудового договора данной профессии.

Люди, работающие по трудовым договорам, имеют право на выплаты за временную нетрудоспособность. Сколько дней в году оплачивается больничный На основании Трудового кодекса ст. 183 ТК РФ любой работник получает бюллетень.

Источник: http://edem-style.ru/trudovoe-pravo/kak-oformit-zapisku-na-sluzhebnuyu-komandirou

Служебная записка о направлении в командировку: правила, требования, особенности составления и образец

Служебная записка о направлении в командировку: правила, требования, особенности составления и образец

Найм Труда > Служебная записка о направлении в командировку: правила, требования, особенности составления и образец

Служебная записка о направлении в командировку представляет собой один из основных нормативных внутренних документов организации. Отправление в командировку инициируется предприятием на основании служебной записки.

Данный документ лишен какой-либо стандартной, унифицированной формы, поэтому каждое предприятие его разрабатывает самостоятельно, с указанием всей необходимой информации.

Что такое служебная записка на командировку?

Документ оформляют в некоторых ситуациях.

https://www.youtube.com/watch?v=kmRVEMcjLDQ

Служебная записка представляет собой внутренний документ организации, необходимый для подтверждения факта совершения командировки сотрудником.

Записка содержит дату и время прибытия и отбытия с указанного места деятельности. Необходимость в оформлении данного документа возникает в следующих случаях:

  1. Командированный сотрудник совершает поездку на транспорте (служебный, личный, или арендованный сотрудником);
  2. Командированный сотрудник имеет документальное подтверждение факта пребывания в командировке (документы из гостиницы, билеты, проездные и т.д.).

Данный документ должен быть подкреплен подписью генерального директора компании или уполномоченного лица. Главное, что такие документы, как служебная записка и приказ о поездке сотрудника в командировку, должны быть подписаны одним и тем же человеком.

Будущий командированный также должен ознакомиться со служебной запиской и расписаться на этом документе до начала командировки.

Для чего необходима служебная записка?

Не все поездки являются командировкой.

После формирования и подписания документа. Он отправляется в отдел кадров, где будет происходить расчет суточных для командированного сотрудника.

Так как для этих расчетов необходимо точное знание количества дней, проведенных в командировке, то эти данные должны быть отражены в записке.

Еще одна цель создания записки заключается в том, что она подтверждает факт несения командированным сотрудником ряда расходов в поездке.

Есть несколько исключений, которые не являются командировкой:

  1. Если работник изначально устраивался на должность, которая имеет разъездной характер;
  2. Профессии, которые предусматривают постоянные разъезды (торговые представители, трудовая деятельность в режиме хоум – офиса и т.д.);
  3. Командированный сотрудник не имеет никаких трудовых отношений с компанией – работодателем.

Правила составления записки

Не имеет установленного образца.

Законодательство РФ не регламентирует строгий и единый образец служебной записки, однако, при составлении данного документа необходимо учитывать ряд основных правил.

Правила:

  1. Для оформления используется бумага форматом А4. Если компания имеет свой фирменный лист, то лучше всего записку формировать на нем;
  2. Записка должна содержать сведения о компании, генеральном директоре, о командированном сотруднике, его паспортные данные в том числе;
  3. Необходимо отразить полную информацию о командировке: место и время поездки, количество дней, какой транспорт был использован для переезда в назначенный пункт и т.д. Информация должна быть максимально полной и достоверной;
  4. Записка закрепляется подписями директора и командированного сотрудника.

Скачать образец служебной записки о направлении в командировку [28.50 KB]

Требования, форма и структура

Необходимо указать нужные сведения.

Адресатом документа является лицо, которое подписывает данную записку, то есть генеральный директор.

Его ФИО, должность указываются в верхнем углу документа с правой стороны. Затем в такой же структуре указываются данные сотрудника, который отправляется в командировку.

По центру, чуть выше середины листа указывается название «Служебная записка».

Центральная часть бумаги предназначена для указания полной информации о том, куда и с какой целью направляется сотрудник.

Здесь же указывается количество дней поездки, транспорт, которым воспользовался сотрудник (если это личный или служебный автомобиль, то обязательно указываются регистрационные номера и вся необходимая информация о водителе).

Указать необходимо точную дату и время начала поездки, и ее завершение.

Еще один важный раздел документа – приложение. Он включает в себя все документы, которые подтверждают факт командировки: бронь отеля, ж/д и авиабилеты, чеки с заправок, аренду автомобиля, квитанции об оплате парковочного места и т.д.

Данный перечень также не имеет унифицированной формы, поэтому для точного расчета командировочных расходов желательно прилагать каждый чек и каждую квитанцию об оплате той или иной услуги. Все приложения сдаются по возвращении сотрудника из рабочей поездки.

В нижнем правом углу ставится дата формирования записки, подпись и расшифровка подписей.

Кто подписывает записку?

Правом подписи документа данного вида обладает только руководитель организации, где официально трудоустроен командированный либо лицо временно его замещающее и наделенное правом подписи. Перед тем как подписать документ, он должен быть согласован с бухгалтерией.

Сотрудник несет в командировке ряд расходов на проезд, проживание и т.д. Все эти расходы должны быть документально подтверждены и переданы в бухгалтерию организации.

Нюансы составления

Сотрудник предоставляет все чеки и билеты.

В процессе составления данного документа необходимо учесть ряд возможных особенностей:

  • поездка за границу. Требования и правила оформления ничем не отличаются от тех, что выдвигаются при оформлении записки для командированных на территории страны.

Единственное отличие – вся компенсация за понесенные расходы в поездке будет выплачиваться сотруднику в иностранной валюте.

В качестве основания для расчета суточных является штамп о пересечении границы в паспорте.

Копия заграничного паспорта в обязательном порядке прикладывается к служебной записке;

  • поездка на транспорте (личный/служебный). Если поездка совершалась на одном из этих видов транспорта, то в приложении к записке обязательно должны быть прикреплены путевой лист; чеки и квитанции, которые являются фактом понесенных расходов;
  • командировка руководителя компании. Директор организации является таким же сотрудником, поэтому он должен подчиняться всем правилам и требованиям внутри компании, т.е. служебная записка оформляется по таким же требованиям, что и для рядовых сотрудников;
  • продление срока командировки. Бывают случаи, при которых возникает необходимость в увеличении срока рабочей поездки.

Для этого на предприятии издается указ, в котором есть информация об измененных сроках командировки, и формируется новая служебная записка, являющаяся основанием для расчета командировочных.

Служебная записка является внутренним документом организации, которая заключает в себе полную информацию о сроках командировки, целях, информацию о сотруднике и т.д. Записка упрощает процесс «бумажных» дел в организации, заменяя несколько обязательных документов, которые использовались ранее, одним.

Из этого видео вы узнаете о направлении работников в командировку.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/vyplaty/travel/sluzhebnaya-zapiska-o-napravlenii-v-komandirou-obrazets.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.